¿Cómo distribuir miles de documentos entre tus colaboradores con un clic?

En una empresa, tener que entregar o enviar diferentes tipos de documentos a sus equipos de trabajo es una tarea habitual. Pensemos solo en los recibos de haberes o cuando se debe informar y notificar a cada uno de los trabajadores sobre una nueva política de la organización. Estos procedimientos habitualmente realizados en papel quedaron obsoletos con la pandemia. Medios como el E-mail o discos virtuales, no ofrecen la organización y seguimiento debidos y hacen perder tiempo en tareas innecesarias. Si todo esto te suena familiar, pero no sabes cómo obtener un sistema mejor que te permita hacer más simple y eficiente tu proceso de gestión documental interna, esta es tu nota.

Te preguntaste alguna vez ¿Cuánto tiempo te lleva distribuir un documento a toda tu nómina de colaboradores?, ¿Cuántas veces te pidieron que exhibas un comprobante de alguno de tus empleados y no pudiste hacerlo porque faltaba su firma? o ¿no encontraste un documento porque no recordabas la carpeta donde los archivaste?

En la mayoría de los casos, las Pymes envían su documentación por correo electrónico o, lo más habitual, le piden a los trabajadores que se acerquen a la administración para retirarlos en papel y firmarlos. Procedimientos que, en épocas de pandemia o en los casos de teletrabajo o trabajo a distancia, son inviables o, más bien, prácticamente imposibles.

Desventajas de la gestión de documentos por e-mail o papel

No debemos hacer mucho esfuerzo para imaginar las desventajas que representa cualquiera de las opciones indicadas:

•    Consumo excesivo de tiempo y esfuerzo a las áreas administrativas para poner en marcha la distribución.
•    Demoras en la firma de cada documento.
•    Falta de trazabilidad en la entrega y firma.
•   Ausencia de procesos y métodos de gestión de documentos para las nuevas modalidades de trabajo como el home office o trabajo a distancia, y mucho más.

Veamos esto en cifras:

Un estudio de PricewaterhouseCoopers (PwC) señala que los empleados pasan un promedio del 40% de su tiempo en la gestión de archivos. A su vez  la International Data Corporation (IDC) estima que los empleados pasan el 20% del día buscando información en documentos impresos, y que en el 50% de los casos no pueden encontrar lo que necesitan.

La transformación digital como solución

Ahora ya hemos dimensionado el tiempo que consume distribuir y obtener la firma de un documento cuando la gestión documental es en papel, con procesos manuales y repetitivos. Bien, como siguiente paso te proponemos imaginar qué funciones debería tener una solución que no solo permita migrar a la digitalización para conseguir una oficina “sin papel”, sino automatizar el 100% de la distribución de cada documento y la obtención de su firmas.

¿Cómo sería? Te contamos cómo lo imaginamos nosotros:

Imagínate que subes un único documento, por ejemplo, un PDF con cincuenta recibos de haberes, en el que en cada hoja se encuentra un recibo de sueldo de cada trabajador. Con un potente lector inteligente (OCR) o inteligencia artificial (IA) se detecta en el documento, el recibo de haberes de cada colaborador y fracciona el gran PDF en tantos PDFs como empleados hayan sido detectados. En el caso presentado, el resultado sería: la generación automática de 50 archivos individuales.

Realizada la clasificación, la misma herramienta sin ningún tipo de intervención humana, se encarga de distribuir individualmente los documentos, dejándolos disponible en el fichero de cada colaborador, notificandoles su entrega y solicitud de firma.

Cada destinatario recibe su documento por separado al mismo tiempo que los demás, y puede proceder inmediatamente a abrirlo y firmarlo, sin demoras. Además, gracias a una app, puede realizar toda la gestión desde su smartphone.

Durante el proceso de distribución y firma, el área de administración que antes se ocupaba de cada uno de los pasos, ahora cuenta con un panel de control que le permite monitorear el estado de avance.

¿Suena algo que pasa en las grandes empresas de Silicon Valley, verdad? Pues no, esta solución ya está disponible y al alcance de tu mano, que no tiene un costo significativo y que, además, su proceso de activación e implementación es muy simple.

Esta es solo una de las funcionalidades con las que cuenta Naaloo. Una plataforma diseñada para la gestión integral de los recursos humanos de las pequeñas y medianas empresas. Nuestra misión es automatizar todas las tareas y procesos repetitivos, que consumen la mayor parte del tiempo a las áreas administrativas de cada organización, permitiéndoles dedicarse a mejorar los equipos que son su activo más importante.

Entonces, volviendo al principio, si hacer firmar haberes, compartir documentos, notificar a toda la empresa o áreas o la búsqueda de información es un dolor de cabeza para tu equipo, tenemos la solución. La función de envío masivo o segmentada de Naaloo es ideal para tu empresa y puede ayudarte.

Queremos invitarte a que puedas probarla, experimentarla y despejar todas las dudas que tengas sobre Naaloo. Haz click aquí para reservar una cita con uno de nuestros especialistas, quien te mostrará cuáles son las potencialidades de nuestra plataforma y cómo puede potenciar la gestión de Recursos Humanos en tu organización.