¿Cómo digitalizar la firma de cientos de recibos de haberes en un clic? (y de cualquier documento)

Una de las tareas mensuales que más se vieron afectadas y se atrasaron con la pandemia fue la firma de recibos de haberes y otros documentos. Este proceso que en las administraciones más ordenadas se hace todos los meses (y en las menos ordenadas cada dos, tres o más), es fundamental para llevar el correcto control documental de la empresa bajo las obligaciones legislativas. 

Antes de la pandemia era común que un administrativo pase por las oficinas de la compañía repartiendo los recibos de haberes y con una lapicera para que cada empleado firme el su recibo para luego archivarlo. Previamente a esto, debía imprimir todos los documentos, ordenarlos y hacerlos firmar por el responsable de la empresa.

Este proceso, según el tamaño de la plantilla, podía ocupar varios días. Hoy en día parece lejana aquella realidad y las empresas se han dividido en dos grupos, aquellas que se han adaptado y las que acumulan los documentos continuando con las viejas prácticas. A estos últimos les va a interesar especialmente este artículo.

¿Por qué la firma electrónica de recibos de suledo es una ventaja, incluso, en presencialidad?

La gestión humana hace que todo sea más lento, como ya lo vimos en los párrafos anteriores. Hacer firmar los recibos de sueldos (y cualquier documentación) a mano, es un proceso largo ya que hay que generar el documento digitalmente, luego imprimirlo, trasladarlo para su firma y, por último, redigitalizarlo o archivarlo en carpetas. 

Este proceso efectuado en un software de Recursos Humanos e integrada con Firma Electrónica, como lo es Naaloo, lleva solamente un minuto como mucho y es muy fácil de aprender. Cualquier empleado o directivo puede firmar y enviar a firmar cientos y hasta miles de recibos de haberes digitales en segundos.

Además, no deberás buscar uno por uno a los colaboradores, sino que automáticamente les llegará a su computadora o smartphone, los mismos podrán firmar y devolver el documento firmado digitalmente en un clic.

Eso no es todo. El documento se archivará sin intervención humana en carpetas definidas según la fecha, eliminando todas estas tareas para el propio personal. Es importante destacar que puede enviarse a firmar cualquier tipo de documentación con el mismo proceso: contratos laborales, acuerdos de confidencialidad, reglamentaciones, etc.

La Firma electrónica brinda una innumerable cantidad de beneficios de los que ya hablamos en este otro artículo, junto a la explicación de cómo funciona y más. Continuemos, ahora, con el paso a paso del proceso para firmar masivamente documentos.

¿Cómo es la firma electrónica masiva de los recibos de haberes digitales?

Vamos a ver a continuación lo simple que es realizar el firmado con Naaloo, incluso te dejamos un tutorial de la plataforma, para que veas que lo puede llevar a cabo cualquier persona en pocos segundos.

1. Vamos a la sección de Documentos y hacemos clic en “Importar documentos masivos”. Ahí elegimos “Recibo de Haberes” en Carpeta y tipo de documento.
2. Luego, seleccionamos el archivo pdf donde se encuentren todos los recibos, activamos la opción de solicitar firma y firmar por la empresa.
3. ¡Listo! Los colaboradores pueden firmarlo en su celular y se irán archivando automáticamente en carpetas específicas, además, podrás monitorear el progreso con métricas claves desde una sola pantalla. 

Naaloo se encarga de todo La plataforma se encargará mediante Inteligencia Artificial de identificar a qué colaborador pertenece cada recibo, separarlo en un archivo individual, firmarlo por parte de la compañía y enviárselo para firmar. Una vez que los documentos sean firmados por los colaboradores se irán almacenando en la carpeta seleccionada. Además, podremos hacer un monitoreo y seguimiento de las firmas desde la sección “resumen de firmas”. Para observar el proceso completo te lo dejamos en video: 

¿Cuánto tiempo lleva la implementación de la firma electrónica?

Siempre que comentamos esto con nuevos clientes surge la misma duda: bien, parece increíble, pero debe ser muy difícil de implementar. Y tienen razón, esto era muy difícil de implementar sin la plataforma adecuada. 

Naaloo ha simplificado todo este proceso, para que luego de una breve inducción y la configuración realizada conjuntamente con nuestros profesionales, cualquier pyme sea capaz de utilizar la firma electrónica en pocos días. 

Naaloo ha simplificado este proceso para que cualquier pyme sea capaz de utilizar la firma electrónica en días

Y esto no es algo que decimos nosotros, es la experiencia de nuestros clientes que ya están ahorrando tiempo y recursos con su uso. Te dejamos un breve resumen de algunas experiencias con Naaloo.

¿Cómo empezar?

Si llegaste hasta aquí es porque realmente te interesa y vamos a ayudarte a que tengas toda la información para que tomes la mejor decisión para tu empresa. Por eso, te queremos invitar a realizar un tour gratuito por la plataforma junto a nuestros especialistas o a obtener una prueba sin cargo por dos semanas, para que puedas sacarte todas tus dudas y vivas la experiencia Naaloo en persona. Contacta ya a nuestros profesionales y solicita una cita para descubrir todo lo que puede hacer Naaloo por la productividad de tu compañía.