Guía para digitalizar la gestión de RRHH en el sector de la Construcción y Corralones

La gestión de Recursos Humanos en la distribución y venta de materiales de la construcción es una de las más complejas dado el gran número de convenios, áreas y tareas que debe conjugar. La digitalización de sus procesos permite automatizar las tareas repetitivas, organizar mejor a toda la plantilla y dedicarle más tiempo al desarrollo y planificación a futuro. En la experiencia de nuestros clientes del rubro, Naaloo puede liberar hasta el 60% del tiempo ocupado por tareas administrativas. En esta nota veremos los principales desafíos en el sector de corralones y cómo resolverlos de forma rápida y práctica mediante las funcionalidades específicas del software de Recursos Humanos. 

Gestión bajo distintos Convenios Colectivos de Trabajo (CCT)

En el sector de la construcción suelen convivir colaboradores con distintos encuadres de Convenios como Construcción, Conductores de vehículos, Comercio, etc. Esto hace que tareas como el cálculo de vacaciones, ausencias y capacitaciones sean tediosas en cuanto al discernimiento según las obligaciones establecidas por cada convenio. Para simplificar esto, Naaloo posee un Mapeo de todos los convenios relacionados (y pueden agregarse aquellos que no estén) automatizando tareas como:

• Cálculo de vacaciones según convenio y antigüedad por colaborador.
• Cálculo de vacaciones tomadas y pendientes para cada empleado.
• Capacitaciones por convenio y su reiteración automatizadas.
• Días de ausencia establecidos en el CCT.
• Calendario global de vacaciones para evitar superposiciones de ausencias en el mismo puesto.
• Canal de solicitud y aprobación o rechazo de ausencias y vacaciones.
• Capacitaciones virtuales.
• Monitoreo de capacitaciones a futuro, tomadas y finalizadas.
• Resumen mensual de ausencias.

Elementos de Seguridad

El cumplimiento con las normas de Seguridad es uno de los principales desafíos en todo el sector de la construcción y sobre todo en los corralones, donde constantemente se está desplazando materiales. 

La entrega periódica de Elementos de Protección Personal (EPP) puede registrarse y automatizarse mediante la funcionalidad de Gestión de Entrega de Naaloo. Algunas de sus herramientas son:

• Talles de uniformes precargados por los colaboradores.
• Registro de las entregas realizadas.
• Automatización de entregas por sector, área, cargo o subcategoría.
• Asignaciones masivas o individuales de elementos.
• Canal único de solicitud y aprobación de entregas.
• Configuración de alertas para la renovación de equipos y uniformes.
• Métricas de entregas.
• Proyección y previsibilidad a la hora de comprar elementos de protección.

Gracias a esta herramienta se puede llevar un control efectivo de los equipos con los que cuenta cada colaborador, cuándo fue su renovación y cuándo será la próxima, sin tener que realizar ninguna tarea. Esto permite no solo cumplir con todos los requerimientos legales de seguridad e higiene, sino también contar con estadísticas para prever la compra de elementos a futuro.

Una vez que Gestión de Entregas permite asegurar que todos los colaboradores cuentan con el equipamiento necesario, se puede utilizar la función de Compliance para llamar la atención de aquellos trabajadores que realicen acciones riesgosas sin el equipo obligatorio.

La funcionalidad de Compliance permite llevar un informe de los incidentes registrados y cuenta con distintos niveles de apercibimiento según la gravedad de la falta cometida. Entre sus opciones se encuentra:

• Código de Conducta disponible para todos los colaboradores.
• Recepción y firma de cada notificación, con posibilidad de descargo para el empleado.
• Legajo individual de antecedentes generado automáticamente.
• Sugerencias predictivas según antecedentes existentes.
• Registros históricos con KPI y gráficas.

Fichaje en planta, en obra o en cualquier lugar

Llevar el control horario de trabajadores que se dedican a tareas manuales suele ser uno de los grandes desafíos en varias industrias. Sobre todo si hablamos de trabajadores dispersos geográficamente, ya sea porque se encuentran en distintas obras o porque trabajan en galpones alejados unos de otros. Para esto, Naaloo posee la funcionalidad de  Gestión del Tiempo que permite fichar en planta a través del escaneo de un Código QR o fichar en Remoto, a través de la app, con doble factor de seguridad. Esto permite saber en qué lugar se encontraba la persona al momento de fichar y ver su imagen, veamos cómo lo explica Martín Holgado de Codimat, un Corralón con más de 160 empleados que actualmente utiliza las dos modalidades:

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Funcionalidades incluidas:

• Fichaje en planta mediante QR.
• Fichaje remoto con geolocalización y selfie.
• Monitoreo en tiempo real de colaboradores activos.
• Registro horario con informe para detectar horas extras.
• Informe mensual de ausentismo.
• Doble factor de seguridad a distancia: Geolocalización y foto Selfie en el momento.
• Integración con sistemas físicos existentes.

Firma de recibos de haberes desde el celular o computadora

Naaloo permite la gestión y solicitud de firma electrónica de cualquier documentación dentro de la plataforma. La aplicación de esto que más ahorra tiempo y recursos para el sector es la firma de recibos de sueldo. A diferencia del proceso físico en el que hay que generar los recibos, imprimirlos, llevarlos colaborador por colaborador, esperar su firma, retirarlos y archivarlos; con Naaloo solo se debe subir un pdf con los recibos y la plataforma se encarga del resto. El sistema se encarga de identificarlos, separarlos, enviarlos a cada colaborador solicitando la firma, el colaborador lo puede firmar desde su celular o PC con validez legal y automáticamente se guarda en una carpeta en el software. No importa la distancia, ni la hora, los colaboradores pueden firmar el recibo desde donde estén y el administrador podrá ver en la plataforma cómo progresa la tarea en tiempo real. Además, a los colaboradores les queda el recibo en su celular para presentarlo ante la obra social o cualquier trámite, evitando que lo soliciten en oficinas y ahorrando papel.

Volvemos a escuchar al Gerente de Codimat sobre su experiencia con esta herramienta:

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La herramienta de Documentos y Firma Electrónica permite:

• Legajos de colaboradores.
• Contar con documentos públicos y privados.
• Gestionar permisos de acceso a documentos.
• Biblioteca online de documentos con acceso para toda la compañía y máxima seguridad.
• Firma electrónica con validez legal.
• Archivado automático de documentos como recibo de haberes.
• Envío a firmar electrónicamente de documentos por empleados.
• Firma automática de documentos por parte de la empresa.
• Acceso desde cualquier dispositivo 24 hs al día, los 365 días del año.
• Disponibilidad de los recibos para los colaboradores desde su celular o PC.
• Eliminar el uso de papel y su archivado en todo el trámite.

Comunicación a toda hora, en todo lugar

Otro de los inconvenientes que ocurren con frecuencia en cualquier centro de distribución u obra, es la comunicación con equipos que se encuentran en constante movimiento entre depósitos o, incluso, fuera de planta. Por otra parte, también es importante que el colaborador pueda notificar en caso de que vaya a ausentarse al día siguiente. Para todo esto Naaloo posee varias funcionalidades en la herramienta de Comunicaciones que permiten crear un canal unificado, instantáneo y con métricas para comunicar de la mejor manera y con toda la información necesaria en el acto.

Hoy en día, todos los trabajadores utilizan celulares y la posibilidad de contar con una app que permite enviar y recibir mensajes de forma ordenada, con archivos, comentarios y confirmación de lectura es importantísimo. Como nos decía Martín Holgado de Codimat: 

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La herramienta de Comunicaciones provee:

• Canal exclusivo de comunicación para tener contactos por un único medio.
• Trazabilidad para encontrar mensajes y respuestas fácilmente, con fechas y con pruebas demostrables de la comunicación.
• Registro de lectura, comprensión y botón de solicitud de ayuda.
• Editor de mensajes multimedia que permite enviar documentos, videos, links, emojis, solicitar firma y mucho más.
• Selección de destinatarios flexible mediante el conjunto de la empresa, por área o por colaboradores específicos.
• Accesible mediante cualquier navegador o app para celulares.
• Notificaciones y alertas automáticas para que todos se enteren en tiempo real.
• Comentarios públicos y privados para interactuar en cada mensaje.
• Notificación automática de eventos, cumpleaños y acontecimientos para fortalecer el grupo.

Desarrollo del personal y capacitación de equipos

Es frecuente que ante un nuevo material o producto, sea necesario capacitar al personal, en obras o en puntos de distribución, tanto para su manipulación y uso, como para la venta. Para esto, es importante llevar un correcto registro y seguimiento para que todos realicen los cursos y, a su vez, para organizar turnos de capacitación y notificaciones. Con el fin de solucionar estas tareas engorrosas, Naaloo cuenta con la funcionalidad de Capacitación y Desarrollo que permite gestionar un gran número de capacitaciones con un mínimo esfuerzo. Sus funcionalidades permiten:

• Asignar automáticamente capacitaciones según lo que establezca cada CCT.
• Gestionar capacitaciones de inducciones, nuevas tecnologías, nuevos productos, etc.
• Canal unificado de asignación y aprobación de capacitaciones.
• Configuración flexible por fecha, tipo, obligatoriedad, estado y más.
• Solicitudes de capacitación por parte de los colaboradores.
• Vencimientos y renovación automática de certificaciones para cursos recurrentes.
• Alertas y notificaciones con recordatorios automáticos para colaboradores y administradores.

Métricas e informes

Todas estas funcionalidades liberan mucho tiempo ocupado por tareas burocráticas y repetitivas, con el objetivo de poder dedicarlo a planificar y gestionar de forma óptima. Es en este punto donde entra la funcionalidad, aunque atraviesa a todas las herramientas, de métricas e informes. Esta batería de datos permite conocer indicadores de la plantilla que permiten tomar decisiones más acertadas y ajustar los planes con información en tiempo real. Alguno de los datos que podrás obtener son:

• Distribución de la nómina por sexo y edad.
• Cálculo de la edad promedio en la plantilla.
• Antigüedad promedio de permanencia de los colaboradores en la organización.
• Pasivo laboral promedio e individual.
• Cantidad de días de licencia asignados en total y por colaborador.
• Cantidad de días de vacaciones otorgados en total y por colaborador.
• Porcentaje de segmentación de los distintos Convenios.

Una vez más, toma la palabra Martín Holgado que utiliza estos datos para gestionar más de 160 empleados del corralón:

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Muchas funcionalidades más

Si bien las comentadas hasta acá son las funcionalidades más útiles para el rubro de la construcción, hay otras funcionalidades que resolverán tareas administrativas y aportarán información a los colaboradores para su empleo.

Por ejemplo, la herramienta de Organigrama automatizado que, según los cargos de cada colaborador armará un Organigrama en el que podrá verse reflejado para conocer su cadena de mando y, también, conocer toda la estructura de la empresa ante cualquier inconveniente. Por ejemplo, un empleado que quiera hablar con el gerente de Recursos Humanos, podrá identificar rápidamente quién es.

Por otra parte el Portal del Colaborador es un portal exclusivo en el que cada empleado podrá gestionar sus datos, solicitar vacaciones, elementos de protección, capacitaciones y más, comunicarse, informar ausencias, etc, todo desde su celular. La plataforma también cuenta con un Portal Freelancer que permite contactar a los trabajadores externos con la misma facilidad.

Por último, mencionamos las dos funcionalidades de reciente incorporación. Una es la herramienta de Feedback que permite el reconocimiento a empleados y, también entre colegas, para generar un mayor sentido de pertenencia. La otra, es Reclutamiento que permite incorporar todo el proceso de contratación de nuevo personal en un circuito automatizado.

¡Comenzar es así de fácil!

Naaloo está pensada para simplificar el trabajo de todos quienes forman parte de las pymes y no de complicarlo. Por eso, el sistema está pensado para ser fácil de utilizar, rápido de gestionar y amigable para todos los usuarios sin requerir que sepan manejar tecnología. 

Al ser un software como servicio, no requiere ninguna inversión inicial, solo se pagará una vez que esté en uso. Además, todos los clientes reciben mejoras y actualizaciones todos los meses sin ningún costo extra, en base a las observaciones de toda la comunidad.
Pero no te pedimos que nos creas a nosotros, esto decía un cliente sobre el inicio con Naaloo:

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Si estás pensando en empezar, queremos hacértelo lo más simple posible, por eso te invitamos a tener una charla con nuestros especialistas. Podrás ver el software de punta a punta, recibir asesoramiento según tus necesidades y despejar todas tus inquietudes. Como dijo un cliente: “A cualquier persona que esté acostumbrada a utilizar el celular, Naaloo le va a resultar la cosa más sencilla del mundo”. Es hora de empezar la transformación digital de tu área de Recursos Humanos y ahorrar hasta el 60% del tiempo dedicado a tareas administrativas. ¡Reserva una cita ahora!