Nueva funcionalidad Tareas: ¿Cómo organizar las tareas internas con Naaloo?

¿Con qué frecuencia sientes que debes estar al tanto de todo o ves tu escritorio lleno de notas pegadas con tareas de tus colaboradores? Esto es más común de lo que crees, pero la buena noticia es que tiene solución. Es normal que tengas que indicarles a algunos colaboradores las tareas que deben realizar, pero cuando estas se vuelven reiterativas o masivas, absorben una gran parte de tu tiempo en su indicación y seguimiento. Para optimizar esto, es necesario digitalizar y automatizar las tareas para que no solo se creen ante un evento determinado, sino para poder ver su avance de forma clara en una sola pantalla. Además, va a traer un beneficio extra inesperado casi sin que te des cuenta: la creación de procesos. Veamos cómo hacerlo para simplificar desde las nuevas incorporaciones hasta cualquier proceso interno que tengas para liberar tu tiempo. ¿Por qué pasar de tareas a procesos? De la misma forma que se pasa de la producción manual a utilizar maquinaria, las tareas que se asignan a los colaboradores pueden automatizarse para ganar eficiencia, uniformidad y métricas.

Imagina que cada vez que ingresa un nuevo miembro a la empresa, Naaloo se encarga de orientarlo a través de su proceso de incorporación, desde la bienvenida hasta la coordinación con otros colaboradores para que le proporcionen el equipo necesario y las tareas administrativas que debe realizar. Esto es lo que hace Naaloo Tareas.

Una vez que se configuran los pasos deseados de cualquier proceso, se le puede asignar manual o automáticamente a cualquier miembro del equipo para que lo complete. No solo permite no tener que decirle a cada colaborador lo que debe hacer, sino que se puede monitorear desde una sola pantalla cómo avanzan en sus tareas todos los miembros.

De esta manera, se pueden unificar los procesos, ver qué inconvenientes surgen y realizar un plan de mejora continua en cada tarea automatizada. ¿Qué significa esto? Que podrás liberar tiempo de gestión manual, para pasar a tener datos para implementar estrategias que optimicen toda la organización.

¿Qué puede hacer Naaloo por tu gestión?

Ahora que ya sabemos qué resultados podrás obtener, veamos qué instrumentos tendrás para lograrlos de forma simple y rápida.

Principales herramientas:

• Asignación individual o masiva de tareas y subtareas a colaboradores.

• Plantillas de tareas para optimizar y automatizar procesos.

• Asignaciones automáticas para el proceso de incorporación y otros.

• Posibilidad de añadir a otros colaboradores para que ayuden a las personas cuando sea necesario.

• Fecha de vencimiento, notificaciones y alertas para recordar automáticamente cuándo se debe cumplir una tarea.

• ¡y más!

Onboardings más eficientes

La llegada de cualquier nuevo miembro al equipo (onboarding en inglés) debe comenzar con buen pie. Recuerdo que en un trabajo llegó un nuevo compañero y estuvo esperando toda la mañana en una silla a que le asignaran un escritorio y le dieran una computadora. Ni siquiera había alguien asignado para hacer un recorrido por el edificio o presentarlo a otras áreas. Seguramente la imagen que tenía de la empresa cayó varios niveles en pocas horas.

Como ya hablamos en el artículo de employer branding, es importante que cada compañía cuente con una guía de pasos claros para quien ingresa y que quienes deban asistirlo estén informados con precisión de qué deben hacer y cuándo deben hacerlo. Con Naaloo, esto se puede generar en pocos minutos y dejarlo 100% automatizado. Crea un onboarding automático así de fácil:

1. Elige los pasos de tu proceso de incorporación, definiendo las tareas, subtareas y los responsables de cada una de ellas.

2. Establece que se active cada vez que se da de alta a un colaborador.

3. ¡Listo!

Volviendo al ejemplo anterior, Tareas permite establecer que el responsable del área le brinde un recorrido por la empresa presentándolo, mientras que el responsable de mantenimiento le provee una computadora y escritorio adecuado y, además, también es posible añadir la documentación que debe firmar. Cada vez que finalice una de estas tareas, podrás monitorearla a través del panel de Tareas junto con todas las tareas de tus colaboradores, en menos de un segundo. De esta forma, te asegurarás de que todos tengan un inicio estupendo, una curva de aprendizaje más rápida y reducirás la carga de tareas para el área de Recursos Humanos. Fomenta la responsabilidad y la autogestión En la actualidad, la mayoría de los líderes suelen quejarse de la falta de compromiso en sus equipos y a menudo se frustran porque ya no saben cómo hacer para contar con colaboradores más proactivos. Tareas recoge este desafío y brinda a los colaboradores herramientas para que organicen y gestionen su jornada laboral de la mejor manera. Para ello, la funcionalidad les permite crear sus propios grupos de tareas y subtareas, para que, por ejemplo, al comienzo del día anoten todo lo que deben realizar y vayan tachando cada paso una vez finalizado. Incluso pueden colocar fechas de vencimiento a sus propias tareas, al igual que las que le asigna su superior, para gestionar sus horas y entregar sus trabajos en tiempo y forma. Las listas de tareas pendientes son una herramienta extremadamente eficaz y sencilla a la hora de organizarse. Según nuestra experiencia, una vez que el colaborador ve el resultado de hacer listas, se siente aliviado por tener una perspectiva clara de su trabajo y mejora increíblemente su motivación y productividad.

En resumen: ¿Qué beneficios tiene Naaloo Tareas?

Para finalizar, queremos mencionar algunos de los beneficios que ven los usuarios que ya están utilizando tareas:

• Implementación y gestión eficiente de los procesos internos de la empresa.

• Onboarding: integraciones rápidas y prácticas de los nuevos colaboradores a la empresa.

• Offboarding: procesos de desvinculación ordenados y con cumplimiento de todos los factores legales.

• Permite el diseño y la administración inteligente de plantillas de tareas.

• Asignación sencilla de tareas a los colaboradores.

• Rápido monitoreo de pendientes por persona.

• Menor carga laboral, seguimiento y correos electrónicos para el equipo administrativo.

• Mejor organización individual.

Esperamos que esta nueva funcionalidad te ayude a incrementar aún más la productividad y potencial de tus colaboradores. Ya sabes que ante cualquier duda o inconveniente puedes comunicarte con nuestro equipo para obtener una resolución rápida y efectiva. Si aún no conoces Naaloo, queremos invitarte a realizar una demostración gratuita con nuestras expertas para que puedas contarnos tus desafíos y conocer las herramientas que Naaloo tiene para solucionarlos. ¡Concierta una cita ahora mismo!