BHI Plus Services: Calidad en gestión

Esta semana conversamos con Sebastián Martínez, socio y responsable de sucursal, y Federico Schultheis, Administrativo, de BHI Plus Services. No solo hablaremos sobre su implementación de Naaloo, sino de los desafíos y necesidades de una empresa dedicada B2B dedicada a brindar servicios de personal. Pero mejor, veamos todo esto desde sus propias palabras. Como siempre te dejamos la versión en video y el podcast para que lo escuches donde quieras. Podcast Video

¿A qué se dedica BHI Plus Services?

Sebastián Martínez: BHI Plus services es una empresa que brinda servicios de personal. Estos servicios los clasificamos en cuatro unidades de negocios: servicio de limpieza integral para empresas incluyendo insumos, maquinarias, etc. Servicio de tercerización de personal, es decir dotamos de personal a nuestros clientes, para las distintas tareas que necesiten. A veces son operarios en producción, administrativos, comerciales; diferentes perfiles. Además, ofrecemos el servicio de búsqueda y selección y, por último, capacitación. 

¿Con cuántos colaboradores cuentan actualmente?

Federico Schultheis: Actualmente contamos con entre 80 y 100 colaboradores activos, este número posee una amplia fluctuación por el tipo de servicios que prestamos. Los primeros meses del año, las empresas de nuestro rubro aumentan bastante el caudal de empleados que tienen por cuestiones estacionales. 

¿Qué particularidades y desafíos encuentran a diferencia de las empresas que todos sus trabajadores realizan tareas en las propias oficinas?

Sebastián: Nosotros a diferencia de una empresa que, por ejemplo, fabrica un producto, nuestra calidad está dada por el personal. Es un desafío interesante, donde lo que tenemos que tratar es de encontrar el mejor empleado que va a cubrir el puesto en cada uno de nuestros clientes. Al mismo tiempo, también trabajamos con diferentes rubros, con clientes de distintos tipos, tenemos fábricas que se dedican a la metalurgia, otras a ladrillos, etc. Esto también nos permite ir conociendo nuevos rubros y aprender de cada uno de sus convenios. Por otra parte, tiene algunas dificultades, ya que no tenemos el trato diario con el personal, porque no trabaja en nuestras sucursales. Pero, con un trabajo en conjunto con las áreas de RRHH de nuestros clientes buscamos solucionarlo. Federico: Justamente la variabilidad y la incertidumbre que te da el factor humano es lo divertido del día a día, como decía Sebastián, no trabajamos con productos, sino con seres humanos y hay gran variabilidad de situación que es lo que le da el valor agregado a nuestro trabajo. 

¿Cómo es la gestión de los colaboradores?

Sebastián: Todos los empleados que tenemos los damos de alta, son empleados nuestros, y prestan de forma tercerizada en las empresas clientes que tenemos. Toda la parte legal que viene acompañada en lo administrativo nos encargamos nosotros, por eso nos sirve tanto tener la parte administrativa lo más organizada posible. 

¿Se da la situación de que den de alta nuevamente a un colaborador?

Federico: Sí, tenemos reingresos y para eso nos sirvió mucho la funcionalidad de Alta por Reingreso que tiene Naaloo. Nos ahorra mucho tiempo.

¿Qué situaciones los llevó a buscar un software como Naaloo?

Federico: Principalmente, fue la necesidad de tener agilidad y fluidez en la comunicación con los colaboradores. Tener personal externo no es fácil y la comunicación tiene que ser lo más fluida posible con cada uno de los empleados, ya que los tenemos distribuidos en distintos lugares, no en una oficina fija. Por lo tanto, eso era imperioso y sumado a la pandemia, era necesario digitalizarnos. Necesitábamos acortar esa distancia de alguna manera y esa manera fue a través de Naaloo, que fue una de las mejores decisiones en cuanto a la administración de la empresa, que es algo que veo día a día.

Cuéntenme cómo cambiaron esas situaciones, para eso les voy a ir mencionando algunas tareas y para que me digan cómo era antes y cómo es ahora:

Alta de nuevos colaboradores

Sebastián: Lo que intentamos, como en todas las tareas que realizamos, es contar con dos opciones disponibles, para disminuir la posibilidad de un error y ante cualquier eventualidad poseer una solución. Entonces, lo que hacemos es manejarlas tanto en lo físico como en lo digital. Tenemos nuestro servidor propio y a eso le sumamos Naaloo para poseer estos registros. Luego del alta en AFIP, toda la información se traslada tanto a nuestros servidores como a Naaloo, que es un registro superior al que tenemos. Naaloo nos permite una solución más práctica en cuanto a filtrar el personal, llevar un control, más analítica, más métricas que nosotros no tenemos en nuestros registros.

Licencias e inasistencias

Federico: Ahora tenemos un control superior. Además, de todo lo que decía Sebastián, me permite por ejemplo, si yo quisiera conocer desde junio, haciendo uno o dos clics ya tengo acceso, con lo cual es mucho más sencillo. Nos permite la agilidad de tener la información en el momento. Si yo necesito saber si un colaborador se ausentó o si cargó su certificado médico, lo puedo hacer en cuestión de segundos, cuando antes demandaba más tiempo y otro tipo de tareas, como consultar con alguien. 

“Si necesito saber si un colaborador se ausentó, lo puedo hacer en cuestión de segundos”

Envío y firma de recibos de sueldo

Sebastián: Teníamos una dificultad, que era que los empleados venían una vez por mes a retirar y firmar. Al estar trabajando en Buenos Aires y estar gestionando distintos partidos desde una misma sucursal, el incorporar Naaloo a nuestra empresa, nos sirvió para que no tengan que acercarse a retirar los recibos de sueldo. Ahora directamente los cargamos con una facilidad y practicidad admirable. Cargamos un único archivo pdf con todos los recibos y la plataforma lo que hace es identificar el CUIL de cada colaborador y le envía su recibo de sueldo y lo firman digitalmente. Lo que antes nos llevaba mucho tiempo, dado que a veces los colaboradores no venían en plazo, incluso se juntaban dos meses; ahora cargamos el recibo y a veces recibimos la notificación a los dos minutos de que ya está firmado por el colaborador. Esto es algo inmejorable. 

Gestión de entregas

Federico: Naaloo nos permite visualizar rápidamente qué se le entregó a cada uno, qué tenían que devolver y cuándo hay que renovarle la indumentaria; en lugar de tener que ir al archivero, el método tradicional. También al contar con el convenio en el sistema, Naaloo nos permite saber si hay entregas pendientes por realizar. Es sumamente útil y nos permite un ahorro de tiempo muy importante. 

Comunicaciones

Sebastián: En Naaloo encontramos la posibilidad de comunicar diversas cuestiones de manera masiva, que antes no lo hacíamos porque no contábamos con esa posibilidad. Por ejemplo, ante un nuevo feriado, podemos informar los distintos horarios de la sucursal, o fechas festivas, y eso lo reciben en el momento. A los colaboradores les llega una notificación en la app y antes, tal vez, había que utilizar otros medios que llevaban más tiempo porque, por ejemplo, no revisan su correo electrónico todos los días.

Analítica y métricas

Sebastián: Una parte importante de nuestra gestión tiene que ver con la liquidación de sueldos de nuestros empleados, para eso se realiza un control minucioso de lo que son las Novedades del Mes con sus días trabajados, inasistencias y justificaciones y demás. Eso lo chequeamos contra nuestro registro y el de nuestros clientes, lo que nos permite reducir la posibilidad de un error al mínimo en una liquidación de sueldos. 

¿Cómo respondieron los colaboradores?

Federico: La aplicación realmente es muy sencilla e intuitiva. El mismo día que empecé a trabajar con la plataforma la descargué y fue muy fácil. Hay un rango etario que lógicamente se le complica un poco. Nos ayudó mucho la comodidad que ofrece y, además, redució mucho el tema de circulación de personas, a raíz de la pandemia, y hoy en día nos lleva a una agilización de los procesos, como el tema de recibos de sueldo. También ayuda a ahorrar papeles y es importante para el medio ambiente. Son múltiples los beneficios cuando uno se pone a pensar y hace un checklist, cierra por todos lados. El empleado también gana, porque no tiene que movilizarse, no gasta en viáticos a la hora de acercar documentación, el intercambio es mucho más fluido y esto es muy positivo.

Para finalizar, me gustaría que desde su experiencia le dejen un mensaje a quienes están escuchando y dudan sobre implementar Naaloo.

Sebastián: A quienes están dudando, les decimos que a nosotros nos sirvió mucho para avanzar en la digitalización, que se vio potenciada por el contexto sanitario. Sin importar el tamaño de la empresa, porque aunque tengan una baja cantidad de personal, también tienen que hacer una buena administración de sus recursos humanos. Una solución como Naaloo les permite resolver muchas cuestiones que les evitarían un montón de problemas a futuro. Si tomamos en cuenta las cuestiones legales, como trabajadores que ingresan a trabajar o que son desvinculados, tener la parte administrativa de esa persona en óptimas condiciones le permite a la empresa no tener que abonar montos mayores a los que tenían previstos. Es una buena oportunidad para pensar en la era de la digitalización en la cual todas las empresas tienen que ir migrando hacia la parte digital. Les agradecemos a Sebastián y Federico por su tiempo y les recordamos que también pueden escuchar la nota completa en el podcast o en el video. Esperamos que les haya gustado y ya saben, si están pensando en iniciar el proceso de digitalización de su compañía, no duden en solicitar una demo gratuita con nuestros especialistas. En ella podrán hacer un tour a través de las herramientas que nombramos en este caso y más, y realizar todas las consultas que tengan sobre su alcance. ¡Esperamos tu mensaje!