{"id":1409,"date":"2021-02-26T12:16:55","date_gmt":"2021-02-26T15:16:55","guid":{"rendered":"https:\/\/naaloo.com\/wordpress\/20210226121655-como-distribuir-miles-de-documentos-entre-tus-colaboradores-con-un-clic\/"},"modified":"2026-04-07T17:37:49","modified_gmt":"2026-04-07T20:37:49","slug":"20210226121655-como-distribuir-miles-de-documentos-entre-tus-colaboradores-con-un-clic","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/naaloo.com\/pt\/20210226121655-como-distribuir-miles-de-documentos-entre-tus-colaboradores-con-un-clic\/","title":{"rendered":"\u00bfC\u00f3mo distribuir miles de documentos entre tus colaboradores con un clic?"},"content":{"rendered":"<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"1409\" class=\"elementor elementor-1409\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4c970fe e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"4c970fe\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-1025e879 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"1025e879\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span><\/span><span><\/span><span><\/span><span>En una empresa, tener que entregar o enviar diferentes tipos de documentos a sus equipos de trabajo es una tarea habitual. Pensemos solo en los recibos de haberes o cuando se debe informar y notificar a cada uno de los trabajadores sobre una nueva pol\u00edtica de la organizaci\u00f3n. Estos procedimientos habitualmente realizados en papel quedaron obsoletos con la pandemia. Medios como el E-mail o discos virtuales, no ofrecen la organizaci\u00f3n y seguimiento debidos y hacen perder tiempo en tareas innecesarias. Si todo esto te suena familiar, pero no sabes c\u00f3mo obtener un sistema mejor que te permita hacer m\u00e1s simple y eficiente tu proceso de gesti\u00f3n documental interna, esta es tu nota.<\/span><\/p>\n<p><span>Te preguntaste alguna vez \u00bfCu\u00e1nto tiempo te lleva distribuir un documento a toda tu n\u00f3mina de colaboradores?, \u00bfCu\u00e1ntas veces te pidieron que exhibas un comprobante de alguno de tus empleados y no pudiste hacerlo porque faltaba su firma? o \u00bfno encontraste un documento porque no recordabas la carpeta donde los archivaste?<\/span><\/p>\n<p><span>En la mayor\u00eda de los casos, las Pymes env\u00edan su documentaci\u00f3n por correo electr\u00f3nico o, lo m\u00e1s habitual, le piden a los trabajadores que se acerquen a la administraci\u00f3n para retirarlos en papel y firmarlos. Procedimientos que, en \u00e9pocas de pandemia o en los casos de teletrabajo o trabajo a distancia, son inviables o, m\u00e1s bien, pr\u00e1cticamente imposibles.<\/span><\/p>\n<p><span><b>Desventajas de la gesti\u00f3n de documentos por e-mail o papel<\/b><\/span><\/p>\n<p><font face=\"Calibri, sans-serif\"><span>No debemos hacer mucho esfuerzo para imaginar las desventajas que representa cualquiera de las opciones indicadas:<\/span><\/font><\/p>\n<ul>\n<li><font face=\"Calibri, sans-serif\"><span><span>Consumo excesivo de tiempo y esfuerzo a las \u00e1reas administrativas para poner en marcha la distribuci\u00f3n.<\/span><\/span><\/font><\/li>\n<li><span>Demoras en la firma de cada documento.<\/span><\/li>\n<li><font face=\"Calibri, sans-serif\"><span>Falta de trazabilidad en la entrega y firma.<\/span><\/font><\/li>\n<li><font face=\"Calibri, sans-serif\"><span>Ausencia de procesos y m\u00e9todos de gesti\u00f3n de documentos para las nuevas modalidades de trabajo como el home office o trabajo a distancia, y mucho m\u00e1s.<\/span><\/font><\/li>\n<\/ul>\n<p><b><span>Veamos esto en cifras:<\/span><\/b><\/p>\n<p><span>Un estudio de PricewaterhouseCoopers (PwC) se\u00f1ala que los empleados pasan un promedio del 40% de su tiempo en la gesti\u00f3n de archivos.&nbsp;<\/span><span>A su vez&nbsp;<\/span>&nbsp;<span>la International Data Corporation (IDC) estima que los empleados pasan el 20% del d\u00eda buscando informaci\u00f3n en documentos impresos, y que en el 50% de los casos no pueden encontrar lo que necesitan.<\/span><\/p>\n<p><b><span>La transformaci\u00f3n digital como soluci\u00f3n<\/span><\/b><\/p>\n<p><span>Ahora ya hemos dimensionado el tiempo que consume distribuir y obtener la firma de un documento cuando la gesti\u00f3n documental es en papel, con procesos manuales y repetitivos. Bien, como siguiente paso te proponemos imaginar qu\u00e9 funciones deber\u00eda tener una soluci\u00f3n que no solo permita migrar a la digitalizaci\u00f3n para conseguir una oficina \u201csin papel\u201d, sino automatizar el 100% de la distribuci\u00f3n de cada documento y la obtenci\u00f3n de su firmas.<\/span><\/p>\n<p><b><span>\u00bfC\u00f3mo ser\u00eda? Te contamos c\u00f3mo lo imaginamos nosotros:<\/span><\/b><\/p>\n<p><span>Imag\u00ednate que subes un \u00fanico documento, por ejemplo, un PDF con cincuenta recibos de haberes, en el que en cada hoja se encuentra un recibo de sueldo de cada trabajador.&nbsp;<\/span><span>Con un potente lector inteligente (OCR) o inteligencia artificial (IA) se detecta en el documento, el recibo de haberes de cada colaborador y fracciona el gran PDF en tantos PDFs como empleados hayan sido detectados. En el caso presentado, el resultado ser\u00eda: la generaci\u00f3n autom\u00e1tica de 50 archivos individuales.<\/span><\/p>\n<p><o:p><\/o:p><\/p>\n<p><span>Realizada la clasificaci\u00f3n, la misma herramienta sin ning\u00fan tipo de intervenci\u00f3n humana, se encarga de distribuir individualmente los documentos, dej\u00e1ndolos disponible en el fichero de cada colaborador, notificandoles su entrega y solicitud de firma.<\/span><o:p><\/o:p><\/p>\n<p><span>Cada destinatario recibe su documento por separado al mismo tiempo que los dem\u00e1s, y puede proceder inmediatamente a abrirlo y firmarlo, sin demoras. Adem\u00e1s, gracias a una app, puede realizar toda la gesti\u00f3n desde su smartphone.<\/span><o:p><\/o:p><\/p>\n<p><span>Durante el proceso de distribuci\u00f3n y firma, el \u00e1rea de administraci\u00f3n que antes se ocupaba de cada uno de los pasos, ahora cuenta con un panel de control que le permite monitorear el estado de avance.<\/span><\/p>\n<p><b>\u00bfSuena algo que pasa en las grandes empresas de Silicon Valley, verdad?<\/b> <span>Pues no, esta soluci\u00f3n ya est\u00e1 disponible y al alcance de tu mano, que no tiene un costo significativo y que, adem\u00e1s, su proceso de activaci\u00f3n e implementaci\u00f3n es muy simple.<\/span><\/p>\n<p><span>Esta es solo una de las funcionalidades con las que cuenta Naaloo. Una plataforma dise\u00f1ada para la gesti\u00f3n integral de los recursos humanos de las peque\u00f1as y medianas empresas. Nuestra misi\u00f3n es automatizar todas las tareas y procesos repetitivos, que consumen la mayor parte del tiempo a las \u00e1reas administrativas de cada organizaci\u00f3n, permiti\u00e9ndoles dedicarse a mejorar los equipos que son su activo m\u00e1s importante.<\/span><\/p>\n<p><span>Entonces, volviendo al principio, si hacer firmar haberes, compartir documentos, notificar a toda la empresa o \u00e1reas o la b\u00fasqueda de informaci\u00f3n es un dolor de cabeza para tu equipo, tenemos la soluci\u00f3n. La funci\u00f3n de env\u00edo masivo o segmentada de Naaloo es ideal para tu empresa y puede ayudarte.<\/span><\/p>\n<p><span>Queremos invitarte a que puedas probarla, experimentarla y despejar todas las dudas que tengas sobre Naaloo. <a href=\"https:\/\/uaaloo.com\/solicitar-demo\/ \" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Haz click aqu\u00ed para reservar una cita con uno de nuestros especialistas, <\/a>quien te mostrar\u00e1 cu\u00e1les son las potencialidades de nuestra plataforma y c\u00f3mo puede potenciar la gesti\u00f3n de Recursos Humanos en tu organizaci\u00f3n.<\/span><o:p><\/o:p><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\ufeff\ufeff\ufeffEn una empresa, tener que entregar o enviar diferentes tipos de documentos a sus equipos de trabajo es una tarea habitual. 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