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Una persona paga un traslado de trabajo, guarda el comprobante y completa una planilla. Después envía la foto por WhatsApp. Días más tarde pregunta si aprobaron el gasto. Quien debe revisarlo busca la fila de Excel, encuentra el archivo y trata de reconstruir qué ocurrió.
El problema no es cargar un importe en una planilla. Es que la rendición de gastos también necesita comprobantes, responsables, decisiones y seguimiento. Cuando cada parte circula por un canal distinto, aparecen datos incompletos, gastos difíciles de localizar y aprobaciones que nadie sabe si están pendientes.
El nuevo módulo de Rendición de gastos de Naaloo reúne ese recorrido dentro de la plataforma: desde la carga del gasto hasta su revisión y aprobación.
¿Cómo funciona la rendición de gastos en Naaloo?
El circuito comienza cuando el colaborador registra un gasto. Puede ingresar los datos manualmente o adjuntar una imagen o PDF del comprobante. En ese caso, la inteligencia artificial reconoce la información y completa los datos automáticamente. La persona revisa la carga antes de presentarla.
Luego, el responsable gestiona la rendición en Naaloo y decide si la aprueba o la rechaza. Las notificaciones acompañan el proceso. Así, la solicitud y su decisión forman parte del mismo circuito.
La empresa puede configurar sus propios conceptos de gastos. Por ejemplo: alojamiento, comidas, transporte, capacitación o representación comercial. Esto permite organizar las rendiciones según los gastos que realmente realiza el equipo.
La IA simplifica la carga del comprobante; no reemplaza la revisión del colaborador ni la aprobación del responsable.
¿Qué errores frecuentes ayuda a resolver?
Una planilla puede mostrar cuánto se gastó, pero suele dejar otras preguntas abiertas: ¿dónde está el comprobante?, ¿quién debe aprobarlo?, ¿ya se tomó una decisión? Las funciones del módulo responden a esos problemas en cada etapa.
Carga de comprobantes
Se transcriben datos del comprobante a mano y alguno queda mal cargado. Con Naaloo, la IA reconoce información de la imagen o el PDF y completa los datos. El colaborador puede revisarlos antes de enviar.
Comprobantes en un solo lugar
El gasto está en Excel, pero el comprobante quedó en un correo o mensaje. En Naaloo, el comprobante se carga dentro del circuito de rendición.
Aprobaciones y rechazos
No queda claro qué gastos esperan una decisión. En Naaloo, los responsables gestionan aprobaciones y rechazos desde la plataforma.
Conceptos de gastos compartidos
Cada persona utiliza un nombre distinto para el mismo tipo de gasto. La empresa puede configurar en Naaloo conceptos de gastos compartidos.
Seguimiento de rendiciones
Es difícil detectar rendiciones que requieren seguimiento. Los indicadores de Naaloo muestran gastos pendientes, aprobados y aprobados sin comprobante.
Búsqueda y análisis
Encontrar un gasto anterior exige revisar varias planillas. En Naaloo, la búsqueda, los filtros y la exportación facilitan su consulta y análisis.
Digitalizar una rendición no consiste solo en pasar Excel a una pantalla. La mejora aparece cuando la carga, el comprobante, la decisión y el estado del gasto pueden seguirse dentro del mismo proceso.
¿Cómo se rinden viáticos con Naaloo?
La rendición de viáticos es uno de los usos posibles del módulo. Un colaborador que viaja por trabajo puede registrar gastos de transporte, alojamiento o comidas bajo los conceptos definidos por su empresa. Si tiene un comprobante, puede adjuntarlo como imagen o PDF y utilizar la carga con IA.
El responsable recibe la rendición para revisarla y aprobarla o rechazarla. Después, la empresa puede buscar esos gastos, filtrarlos y exportar la información cuando necesite analizar las rendiciones.
El mismo circuito puede aplicarse a otros gastos laborales, como capacitación o representación comercial. Cada organización define qué conceptos necesita utilizar.
¿Qué puede consultar la empresa sin recurrir a Excel?
Los indicadores del módulo permiten a los líderes ver rápidamente gastos aprobados, pendientes de aprobación y aprobados sin comprobante. Esta última categoría ayuda a identificar casos cuya documentación requiere seguimiento.
Además, la búsqueda y los filtros permiten localizar rendiciones concretas. La exportación facilita trabajar con la información cuando se necesita un análisis adicional. Excel puede seguir siendo útil para ese análisis; ya no tiene que sostener por sí solo todo el circuito de carga y aprobación.
Simplifica la rendición de gastos de tu equipo
Si tu empresa todavía reúne viáticos, comprobantes y aprobaciones entre Excel, correos y mensajes, conoce el nuevo módulo de Rendición de gastos de Naaloo.
Agenda una demo y descubre cómo centralizar el proceso.
Preguntas claves sobre rendición de gastos
¿Qué es una rendición de gastos?
Es el proceso mediante el cual una persona informa un gasto realizado por motivos de trabajo. La empresa revisa los datos y la documentación correspondiente para decidir si lo aprueba o rechaza. Puede incluir viáticos y otros conceptos definidos por la organización.
¿Por qué Excel puede resultar insuficiente para rendir gastos?
Excel permite registrar y analizar datos, pero no reúne automáticamente los comprobantes, las notificaciones y las decisiones de aprobación. Si esas partes se manejan por otros canales, seguir cada rendición requiere relacionar planillas, archivos y mensajes manualmente.
¿Cómo se carga un gasto en Naaloo?
El colaborador puede completar los datos del gasto manualmente. También puede subir una imagen o PDF del comprobante para que la IA reconozca la información y complete los datos. Antes de presentar la rendición, conviene revisar que la información cargada sea correcta.
¿La IA aprueba los gastos automáticamente?
No. La función de IA descrita para este módulo ayuda a leer el comprobante y completar datos. Los responsables gestionan la revisión y deciden si aprueban o rechazan cada rendición desde Naaloo.
¿Se pueden identificar gastos aprobados sin comprobante?
Sí. El módulo incluye un indicador de gastos aprobados sin comprobante, junto con indicadores de gastos aprobados y pendientes de aprobación. Esto permite detectar qué casos necesitan seguimiento documental según las reglas de la empresa.
¿Se pueden crear categorías propias para los gastos?
Sí. Cada empresa puede configurar sus conceptos de gastos. Entre los ejemplos posibles se encuentran alojamiento, comidas, transporte, capacitación y representación comercial. Usar conceptos compartidos ayuda a ordenar las rendiciones y consultar la información después.
¿Naaloo sirve solo para rendir viáticos?
No. Los viáticos son uno de los casos de uso. El módulo permite gestionar otros gastos que la empresa decida incluir, desde su carga hasta la aprobación o el rechazo. Los conceptos configurables ayudan a adaptar el registro a cada organización.
