De la oficina al home office sin perder el ritmo

En nuestro primer caso de éxito, vamos a ver la historia de BHI Consultora. Una compañía en constante búsqueda de mejoras, que ante los desafíos de la pandemia exploró e implementó nuevas soluciones para continuar creciendo. Acompáñanos a ver cómo transitó este periodo incierto, desde la detección de problemas a la búsqueda de soluciones, su implementación y los resultados obtenidos. 

Además de leer el caso, puedes mirar el video-resumen de la entrevista o escucharla completa en nuestro Podcast

La empresa

BHI Consultora es una pyme que cuenta con dos unidades de negocio. La primera es el estudio contable, que brinda servicios de gestión de impuestos laborales y previsionales, de contabilidad y de auditoría externa. La segunda, es su unidad más nueva, es la Consultoría de Gestión para Pymes, que brinda administración de fideicomisos, gestión patrimonial, gestión económica-financiera y protocolo de empresas familiares, entre otros. 

En sus 20 años de trayectoria, BHI siempre buscó e implementó en distintos softwares especializados para optimizar sus procesos contables y de gestión. Este año con la pandemia, como nos cuenta su Consultora y Responsable de Calidad, Sofía Jócano, notaron la necesidad de integrar y concentrar en una herramienta específica toda su gestión de Recursos Humanos. A continuación, vamos a ver qué situaciones los impulsaron a buscar una solución.

Cuatro razones para iniciar la búsqueda

El equipo de BHI estaba acostumbrado a comunicarse personalmente dentro de la oficina. Por lo que, al implementar la modalidad home office, tuvieron que organizar esta comunicación por medios formales y con reglas claras.

La segunda razón fue la gestión de ausencias y vacaciones. Anteriormente, estas eran acordadas de forma individual por cada colaborador con su supervisor, pero no había un registro formal. Aunque ya era una tarea pendiente a mejorar, el trabajo a distancia hizo que se vuelva una prioridad, ya que además de su registro debían implementar un canal para realizarlas.

Por último, queda mencionar la gestión de documentación que afectaba a diversos procesos. BHI ya contaba con los documentos de sus clientes subidos a la nube, pero no pasaba lo mismo con su documentación interna. Los archivos de la propia empresa y sus colaboradores se encontraban desorganizados y subidos tanto en el propio servidor como en Google Drive. 

Dentro del mismo punto, podemos destacar la necesidad de brindar información para la inducción y acompañamiento de los nuevos colaboradores que ingresaban en la empresa mientras la modalidad de trabajo a distancia era absoluta. A quienes, para mejorar su inserción a la distancia, debían proveerles diversos documentos, como manuales, procedimientos, objetivos y valores de la empresa, etc.

Los inicios con Naaloo

Luego de ver las opciones del mercado, BHI elige a Naaloo para mejorar sus procesos de RRHH. Tras una breve capacitación, Sofía y el equipo de BHI estaban listos para comenzar a gestionar con Naaloo. Como ella misma lo describe: “Me resultó simple porque la plataforma es amigable con el usuario y también es muy intuitiva, a medida que uno la va explorando puede descubrir fácilmente todas sus funcionalidades”. El proceso inicial siempre es acompañado por el equipo de Naaloo, para acelerar el periodo de aprendizaje. Esto le permite a Naaloo solucionar cualquier duda o realizar los ajustes necesarios a la plataforma para que se adapte a los procesos de la empresa y no viceversa.

 “Me resultó simple porque la plataforma es amigable con el usuario y también es muy intuitiva”

Soluciones y resultados

Como vimos anteriormente, los puntos más urgentes a tratar por BHI eran la comunicación interna, la documentación y la gestión de ausencias. A continuación, veremos cómo se resolvieron cada uno de estos puntos en un breve lapso a través de las herramientas de Naaloo.

Comunicación interna

Una de las primeras medidas que tomó BHI en situación de pandemia, fue ordenar los múltiples canales de comunicación con los que contaba. Como nos dice Sofía: “Decidimos establecer qué se debe comunicar y por qué canal. Y por supuesto Naaloo quedó como el referente para lo que son cuestiones asociadas a los RRHH”.

A través de Naaloo encontraron una suite de herramientas no solo para comunicar, sino para organizar todo lo referido a la gestión de los colaboradores. Por ejemplo, las ausencias, entregas, eventos, capacitaciones y más, poseen herramientas propias. Esto libera al canal de comunicación para que solo sea utilizado por asuntos específicos.

Además, el canal le permite al área administrativa generar comunicados por área, por sector o seleccionando los colaboradores que necesitan estar involucrados. Esta función facilita la comunicación e implementación en segundos de protocolos y comunicados en general. 

Gestión de Ausencias y Vacaciones

La gestión de ausencias que se llevaba de manera informal pasó a estar digitalizada, automatizada y registrada a través de un canal propio. Esto se debe a que la herramienta de Naaloo posee incorporados y mapeados distintos convenios colectivos de trabajo. Esto le permite automatizar el cálculo de vacaciones que le corresponde a cada empleado, cuántas ya utilizó y cuántas tiene disponibles. Una vez aprobadas las solicitudes las muestra en un calendario, para que no se superpongan, eliminando todos estos pasos que antes realizaba el personal. 

Como describen desde BHI, el circuito se simplificó a que: “cada colaborador solicita las ausencias a través de la plataforma y, luego, su supervisor las puede aceptar o rechazar, previamente siendo notificado”, del resto se encarga la plataforma.

Documentación interna

La optimización de la documentación interna, tuvo un doble propósito. No solo les brindó una solución para organizarla en situación de pandemia, sino que también le sirvió para tramitar la certificación de la norma ISO 9001. Como nos explica Sofía, los requisitos establecen que: “tenemos que tener acceso a todos los manuales y procedimientos que requiere la norma” y a través de Naaloo esto es posible. 

Incluso, fueron más allá de lo requerido por la norma: “en nuestro caso, creamos carpetas donde cada colaborador tiene acceso y les permite conocer, no solo los requisitos que exige la norma, sino también cuestiones asociadas a su puesto de trabajo, como su ficha, las competencias que se requieren para el mismo y la política de calidad”. Esto permite a los colaboradores, ante cualquier duda o inconveniente, informarse sobre su función y los procedimientos que deben respetar, estando más involucrados con el proceso.

Por otra parte, como contamos anteriormente, la empresa continuó incorporando personal durante la pandemia. Desde BHI destacaron que “la plataforma nos permite darle la bienvenida y mostrarle los manuales y procedimientos de la organización, la misión, la visión, su ficha del puesto, etc”. 

“Naaloo nos permite darles la bienvenida a los nuevos colaboradores”

Una vez superada la etapa de inducción, utilizan la plataforma para la capacitación del personal. Por ejemplo, “en la etapa de formación y desarrollo de la persona, nos permite enviar la fecha y el evento a la capacitación”. Además, mediante la herramienta de evaluaciones del Portal del Colaborador, pueden realizar un cuestionario a cada recurso capacitado, para medir la eficacia de la formación. 

Disminución de tiempos

Todas estas automatizaciones simplificaron las tareas y, como consecuencia, liberaron tiempo del equipo. Como nos explicaron: “antes se realizaban de una manera, quizás, más rudimentarias. Se utilizaban diversos canales, muchas planillas o, inclusive, la omisión de las mismas. Por lo tanto, tener consolidado todo en un solo lugar, nos permite ahorrar mucho tiempo”. Este tiempo lo pudieron utilizar para gestionar mejor su capital humano y para mejorar su funcionamiento.

“tener consolidado todo en un solo lugar, 

nos permite ahorrar mucho tiempo”

Nuevas tareas

Además de utilizar el tiempo extra en planificar, también pudieron poner en práctica y mejorar otros procesos que ya vienen integrados dentro de Naaloo. Por ejemplo, mediante la función de eventos: “podemos realizar el envío de la invitación a las reuniones o capacitaciones, donde además de dejar asentado el temario, también me permite enviar el link, para que tengan acceso a la misma”. 

Ya mencionamos el uso que le daban a la herramienta de capacitación y evaluación para inducción, pero también la utilizan para el resto del personal: “en cada capacitación que se realice para medir la eficacia”. Por último, destacaron que recientemente “estamos utilizando el envío de recibo de sueldo digital”. Una herramienta que les permite enviar el recibo de haberes, que el colaborador lo firme y se almacena automáticamente, permitiendo el acceso tanto a la empresa como al empleado, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

“Naaloo ayuda muchísimo a mejorar la transparencia de la organización, a la accesibilidad con respecto a la información y también a tener consolidado e integrado todo en un solo lugar”

Para cerrar la entrevista les consultamos si le recomendarían implementar Naaloo a otras pymes en su misma situación, a lo que nos contestaron que ya lo hacen, “ya que Naaloo ayuda muchísimo a mejorar la transparencia de la organización, a la accesibilidad con respecto a la información y también a tener consolidado e integrado todo en un solo lugar”.