Tomar decisiones en nuestras empresas no es una tarea fácil, pero es inevitable y necesaria. Cuando tomamos ciertas decisiones marcamos un rumbo, definimos estrategias y seguimos una dirección que afecta directa o indirectamente, a corto, mediano o largo plazo, a todas las personas de nuestra organización, así como también a nuestros proveedores y clientes, negocio y procesos.
Y aquí tenemos a los procesos. Muchas veces no somos conscientes de que somos parte de muchos procesos relacionados de los cuales no podemos escapar, aunque queramos. Todas las cosas que hacemos en nuestra vida cotidiana, tanto en nuestro trabajo como fuera de él, son parte de un proceso, a veces definido, a veces ordenado, a veces desordenado, pero ahí está, existe, independientemente de nosotros.
Entonces, al momento de preguntarnos sobre la posibilidad de implementar un software, no podemos dejar de preguntarnos qué va a pasar con nuestros procesos, ya que de una y otra manera va a impactar sobre ellos. La definición de un sistema está basada en procesos, en pequeños pasos que llevan a un resultado.
Procesos o implementación ¿Por dónde empezar?
Entonces, la pregunta que aparece es ¿implemento un software y modifico mis procesos en consecuencia, o reviso y ordeno mis procesos para prepararme para la implementación de un software?
No existe una única respuesta a esta pregunta, pero sí podemos analizarlo y pensar lo que implica cada decisión y así tomar la más acertada para nuestra organización.
Definitivamente, mejorar nuestros procesos podemos hacerlo más allá de implementar un sistema en cualquier área. Pero si es algo que no venimos haciendo y se superpone con la decisión de implementar un software, hay que pensarlo. Es una opción trabajar nuestros procesos primero para estar más ordenados y ser más claros al momento de adquirir un software, lo cual permitiría que la implementación del mismo sea más rápida. Pero también es cierto que si lo hacemos de esta forma vamos a estar retrasando la adquisición e implementación del sistema y ya sabemos que cuando dejamos pasar el tiempo en una organización corremos el riesgo de no llegar nunca al resultado.
En cambio, si detecto que tengo inconvenientes con mis procesos, que requieren una revisión y un cambio, implementando un sistema no solo impulso esa mejora, sino que me sirvo del software para tener una línea clara de trabajo sobre cada proceso en particular. Vamos a poner un ejemplo para ser más concretos.
Caso de estudio
Resulta que trabajamos con un estudio contable externo que nos lleva la mayor parte de nuestros procesos contables, la empresa crece y decidimos incorporar un contador de forma interna y ver la posibilidad de implementar un sistema de gestión contable. ¿Qué hacemos primero? En este caso implementar. Ya que el hecho de adquirir un sistema de gestión contable nos va a marcar la dirección sobre nuestros procesos contables, porque no tenemos el conocimiento necesario para hacerlo solos.
Este es uno de los miles de ejemplos que podríamos citar. Repito que no hay una única manera de avanzar con los procesos y los sistemas, ya que también debemos tener en cuenta las particularidades de cada organización. Pero sí es importante quedarnos con que los sistemas ya vienen con un análisis previo sobre la mejor manera de hacer las cosas por lo cual nos simplifican mucho el proceso de analizar y mejorar nuestros propios procesos, valga la redundancia.
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No hay problema puedes verlo ahora, antes te contamos que Ivana Gesuitti nos invito a reflexionar sobre:
· ¿Qué es un proceso dentro de una organización?
· ¿Cuál es la relación entre procesos y software?
· ¿Qué rol juegan las personas en la implementación del software?
· ¿Cuáles son los beneficios de implementar un software?
· ¿En qué nos ayuda la implementación de un software en relación a nuestros procesos?
Te contamos quien es Ivana Gesuitti:
Ivana es Consultora organizacional, realizó sus estudios de psicología para involucrarse más tarde en el mundo de los RRHH y las organizaciones. Comenzó su carrera como Recruiter IT en empresas de tecnología e ingeniería, continuó trabajando en otras áreas de RRHH y desde 2015 trabaja desde su propia consultora, Cronnos Consulting, realizando consultoría organizacional para empresas de distintos lugares del país, desde selección de personal, pasando por temas de comunicación, capacitaciones, desarrollo de carrera, hasta mejora de procesos de negocio.
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