¿Tu pyme aún gasta horas en papeles y Excel? Eso retrasa tus procesos y aumenta riesgos de error. Digitalizar el legajo del trabajador moderniza tu gestión de RR. HH. y brinda una experiencia más ágil al colaborador.
A lo largo de esta guía descubrirás qué es un legajo electrónico, para qué sirve y cómo Naaloo simplifica su adopción. Verás tipos de legajos, funcionalidades clave y una hoja de ruta clara para implementarlo en tu empresa.
¿Qué es el legajo electrónico?
Imagina un archivo que crece con tu equipo sin ocupar espacio físico. El legajo electrónico almacena en la nube todos los datos del colaborador, desde personales hasta de desempeño, accesible desde cualquier dispositivo. Así, olvidas las carpetas y buscas en segundos cada documento imprescindible.
El legajo electrónico es el archivo digital de cada colaborador. Contiene datos personales, contractuales y de desempeño en la nube, accesible desde cualquier dispositivo. Adiós a carpetas físicas y búsquedas tediosas.
Este sistema soporta E-HRM, integrando la tecnología en RR. HH. Permite auditorías internas y externas sin impresiones ni retrasos. Con un clic, tu equipo accede a historiales y documentos clave, optimizando cada fase del ciclo de vida del empleado.
¿Qué es el legajo del trabajador y para qué sirve?
Todo colaborador necesita un expediente único y organizado. El legajo del trabajador concentra información laboral y jurídica, desde contratos hasta certificados, para gestionar licencias internas y responder a organismos oficiales sin perder tiempo. Mantenerlo estructurado minimiza riesgos legales y agiliza decisiones clave.
El legajo del trabajador agrupa toda la información laboral y jurídica. Incluye datos de identificación, contratos, recibos y certificados. Es útil para gestionar licencias internas y responder a requerimientos oficiales.
“Con Naaloo, nuestro legajo digital cumple con auditorías internas y externas sin papel.”
— Cliente de 980 colaboradores
Sirve en dos ámbitos principales: asuntos internos, como vacaciones y promociones; y asuntos externos, con organismos públicos. Mantenerlo estructurado reduce riesgos legales y optimiza la toma de decisiones.
Beneficios clave para tu empresa
Agilidad en consultas y procesos. Con Naaloo, encuentras contratos o licencias en segundos. Reduce tiempos de búsqueda y acelera aprobaciones.
Cumplimiento normativo garantizado. Audita accesos, cambios y firmas digitales según la Ley 25.326 de Protección de Datos Personales. Tu empresa siempre estará alineada con regulaciones.
Ahorro de costes y espacio. Elimina archivadores y papel. Invierte en la nube y formación del equipo en lugar de almacenamiento físico.
¿Qué incluye hoy el legajo del colaborador en Naaloo?
En Naaloo, el legajo del colaborador es mucho más que un repositorio de documentos. Está concebido como un panel dinámico que crece con cada interacción, ofreciendo visibilidad total del perfil de tu equipo y facilitando la gestión diaria de recursos humanos.
Datos personales y de contacto
Toda relación laboral comienza con datos fiables y actualizados. Naaloo asegura que la información básica del colaborador esté protegida y disponible en segundos.
- Nombre, DNI, nacionalidad, estudios y firma hológrafa.
- Medidas corporales opcionales, según necesidades de tu industria.
- Email personal y corporativo, teléfono, dirección, país y localidad.
- Perfiles sociales integrados para completar la visión profesional.
Visual e identidad del perfil
Un legajo cobra vida cuando se humaniza. Con Naaloo, cada colaborador refuerza su pertenencia gracias a elementos visuales personalizables.
- Foto de perfil que identifica al colaborador en todas las pantallas.
- Portada personalizable que refuerza la cultura y valores de tu empresa.
Información familiar, laboral y bancaria
La gestión integral del colaborador exige agrupar datos de su entorno y contrato en un único lugar. Naaloo unifica toda esa información para que nunca pierdas detalle.
- Registro de familiares a cargo y contactos de emergencia.
- Licencias especiales asociadas a circunstancias familiares.
- Fecha de ingreso, categoría, área, jornada laboral y obra social.
- Sueldo bruto con historial automático de cambios.
- CBU editable por el colaborador, con trazabilidad de cada modificación.
Beneficios, licencias y trayectoria
El reconocimiento y el desarrollo impactan directamente en la motivación. Naaloo centraliza beneficios y licencias, y documenta el avance profesional.
- Lista de beneficios.
- Configuración de licencias personalizadas según la política interna.
- Historial completo de sueldos, sectores, promociones y cambios de categoría.
Documentación e interacciones
La colaboración y el seguimiento requieren una gestión ágil de documentos e intercambios. Naaloo integra todas las interacciones en un solo panel.
- Acceso a módulos: documentos, ausencias, entregas, sanciones, capacitaciones y reconocimientos.
“Reducimos un 70 % el tiempo de búsqueda de contratos con Naaloo.”
— Cliente de 120 colaboradores
- Notas privadas para psicotécnicos o evaluaciones confidenciales.
- Feed público de interacciones: publicaciones, comentarios y reconocimientos.
- Historial de cambios en campos clave (dirección, CBU, etc.).
- Gestión de altas, bajas y reingresos en un flujo unificado.
Más allá de legajos: gestión centralizada con Naaloo
En un entorno donde los datos de tu equipo están dispersos en múltiples plataformas, Naaloo unifica toda la información de RR. HH. en un solo lugar. Con su ecosistema integral, pasarás de una gestión fragmentada a un control centralizado que potencia la colaboración, la claridad organizacional y la eficiencia operativa.
- Legajos digitales: centraliza tu nómina actualizada a un clic.
- Gestión documental: comparte archivos públicos o privados con control de versiones.
- Organigrama automático: visualiza la estructura de tu empresa sin esfuerzo.
- Portal del colaborador: autogestión móvil y desktop para tu equipo.
- Portal freelancer: gestiona personal externo con un portal dedicado.
- IA aplicada a recursos humanos: agiliza procesos con nuestra Inteligencia Artificial
Procesos automatizados
Liberar a tu equipo de tareas repetitivas es clave para que se concentren en acciones estratégicas. Naaloo automatiza desde el envío de recibos de haberes digitales hasta la planificación de turnos, garantizando precisión y rapidez en cada paso.
- Registro de jornada: gestiona horas laborales de forma simple.
- Gestión de vacaciones y ausencias: coordina y aprueba con notificaciones automáticas.
- Gestión de entregas: unifica uniformes y equipos con recordatorios.
- Firma electrónica: haz firmar documentos desde cualquier dispositivo.
Comunicación y equipo
Fomentar un ambiente de trabajo cercano y dinámico impulsa la motivación y el compromiso. Con Naaloo, tus comunicaciones internas son fluidas, visibles y medibles, fortaleciendo el sentido de pertenencia y agilizando el flujo de información.
- Feed social: red interna para compartir actualizaciones.
- Reconocimientos: refuerzos positivos divertidos y visibles.
- Eventos, cumpleaños y aniversarios: recordatorios automáticos y creación de celebraciones.
- Chat: mensajería en tiempo real para tu equipo.
- Compliance: registra y comunica incidentes graves con trazabilidad.
Desarrollo y performance
Gestionar el talento es un proceso continuo que va más allá de las contrataciones. Naaloo ofrece herramientas para evaluar, formar y motivar a tus colaboradores, asegurando su crecimiento y alineación con los objetivos de la empresa.
- Evaluaciones de desempeño: potentes y fáciles de configurar.
- Reclutamiento: publica avisos, recibe CV y haz seguimiento.
- Gestión de formación: planes de desarrollo y seguimiento de cursos.
- Forms: encuestas internas con estadísticas integradas.
- Tareas: asigna actividades y automatiza recordatorios.
- Métricas e informes: dashboards de rotación, ausentismo y desempeño.
Guía paso a paso para implementar tu legajo electrónico
Sigue estos cuatro pasos clave para desplegar tu legajo electrónico con éxito. Planificar cada fase y contar con un cronograma claro te permitirá evitar retrasos y asegurar una adopción fluida de Naaloo.
1. Análisis de necesidades y estructura de datos. Define campos críticos, flujos de aprobación y permisos de acceso.
2. Configuración inicial en Naaloo. Accede a Legajos Digitales en Naaloo y personaliza plantillas.
3. Migración de documentos existentes. Usa el importador masivo para vincular metadatos automáticamente.
4. Capacitación y adopción interna. Realiza talleres breves y provee guías rápidas. Incentiva mediante casos de éxito internos.
Estrategias de gestión del cambio
Para que tu equipo adopte el legajo electrónico sin tropiezos, es vital planificar cada paso. Una comunicación clara y constante mantiene a todos informados. Combina mensajes breves con ejemplos reales y roles activos. Así, cada colaborador entiende el “qué”, el “por qué” y el “cómo” de este cambio digital.
- Comunicación constante y dirigida. Envía boletines cortos cada semana, destacando un beneficio práctico (por ejemplo, cómo acelerar la aprobación de licencias). Incluye ejemplos reales de uso para ilustrar el valor.
- Creación de embajadores internos. Designa a referentes en cada área que muestren en la práctica el uso de Naaloo. Sus demostraciones y consejos cotidianos generan confianza y motivan a sus compañeros.
- Feedback ágil y ajustes periódicos. A los 15 y 30 días, distribuye encuestas breves para recoger opiniones sobre la plataforma. Analiza las sugerencias y adapta permisos, campos o flujos antes de la siguiente ronda.
- Gamificación ligera para premiar adopción. Implementa retos mensuales (por ejemplo, “área con más documentos subidos”) y reconoce al equipo ganador con un distintivo digital o un pequeño obsequio simbólico.
Mejores prácticas y consejos finales
Adoptar un legajo electrónico es solo el comienzo. Mantenerlo robusto y eficiente requiere disciplina y conexiones inteligentes. Automatiza alertas, integra sistemas y extrae datos clave. Así, tu gestión de RR. HH. será proactiva, ágil y alineada con las necesidades del negocio.
- Actualización proactiva del legajo. Define recordatorios automáticos anuales para revisar y renovar contratos, documentos médicos o comprobantes de domicilio. Mantén siempre datos frescos y cumplidores.
- Integración con nómina y formación. Conecta Naaloo a tu sistema de sueldos y a la plataforma de cursos. Así, evitas duplicar información y garantizas que cada cambio contractual se refleje también en pagos y capacitaciones.
- Uso de reportes avanzados. Programa dashboards que muestren rotación, ausentismo y desempeño. Estas métricas te ayudarán a detectar posibles riesgos de fuga de talento y a diseñar planes de retención.
- Protección de datos sensibles. Configura roles y permisos de lectura estrictos para información confidencial (salarios, datos sanitarios). Programa auditorías trimestrales para verificar accesos y mantener el cumplimiento normativo.
El legajo electrónico transforma tu forma de gestionar talento. Ganarás eficiencia, seguridad y visibilidad en cada etapa del ciclo de vida del colaborador. Con Naaloo, cuentas con soporte guiado y actualizaciones continuas para mantener tu área de RR. HH. siempre a la vanguardia.
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