Gestión Documental: Software HRIS

Si hiciéramos una encuesta para averiguar ¿Cuál de los departamentos o áreas de una empresa consume más papel? Recursos Humanos definitivamente ganaría. ¿Por qué? Porque es una fuente de papeleo sin fin. Pensemos que el departamento se encarga de los currículums vitae, el alta y baja de cada uno de los colaboradores, los recibos de sueldos, constancias de capacitación, evaluaciones de desempeño, informes, entrega de uniformes y EPP, certificados de trabajo y mucho más. 

Es por ello, que en la actualidad es habitual escuchar que la tarea que mayor tiempo le consume a los responsables de RRHH es la de hacerse cargo de la gestión documental e información de cada uno de los colaboradores. Lo que deriva, en la mayoría de los casos, en que luego no haya tiempo para dedicarse a lo que realmente importa: los trabajadores. 

En términos generales, podríamos decir que la gestión documental de una empresa está definida por las prácticas que adopta para administrar, organizar y ordenar sus documentos, para guardarlos de manera segura, accesible y actualizada. Sin importar el tamaño de la empresa, todas disponen de una gestión documental, la pregunta del millón es ¿Cuál?

Cuando las empresas que generan grandes volúmenes de documentos, también gestionan 100% en papel, además de las demoras y pérdidas de tiempo, aparecen nuevos riesgos o peligros concretos, como la pérdida de un documento o que se ve afectada la privacidad del mismo.

Por estos motivos, muchas áreas de administración o RRHH de Pymes han comenzado a migrar a sistemas de gestión documental sin papel y a sistematizar y automatizar los procesos vinculados. 

Sin duda, la realidad de hoy ha acelerado esta tendencia, la pandemia provocada por el COVID-19, colocó a las Pymes en la situación de tener que adoptar modalidades de trabajo, quizá impensadas hasta ese momento para muchas de ellas, como el “Home Office” o “Teletrabajo” lo que trajo aparejado que los procesos de gestión de documentos también cambien o deban cambiar. 

¿Qué herramientas han implementado las empresas que han innovado en su proceso de gestión documental? Los departamentos de administración o RRHH han encontrado una solución integral en la implementación de software para la gestión de Recursos Humanos o HRIS.

¿Qué es un software de Recursos Humanos o HRIS?

Las siglas HRIS significan: ”Human Resources Information Systems” y son sistemas que permiten desde un único lugar gestionar toda la información relacionada con el capital humano. Ayudan al departamento de recursos humanos a controlar toda la información de sus empleados y a trabajar de una manera mucho más eficaz. 

Una de las grandes ventajas de los softwares HRIS es que centralizan, en un único lugar, toda la información de los colaboradores de la organización. Formando así bases de datos inteligentes que, no solo facilitan y agilizan la gestión de la información, sino que mejoran la interacción, el tratamiento y visualización de la misma. Esto la torna más asequible a cada uno de los colaboradores de la empresa. Y lo más importante es que el acceso puede segmentarse según los roles o permisos concedidos, lo que sin duda garantiza la privacidad.

¿Qué ofrecemos en Naaloo RH?

En Naaloo hemos centrado el desarrollo de nuestras soluciones online en diferentes herramientas las que permiten no solo gestionar cada uno de los procesos de los que es responsable el departamento de RH de la empresa, sino de automatizar y sistematizar cada uno de ellos. Para conocer todas las funcionalidades de Naaloo haz clic aquí: Todas las funciones de Naaloo.

Ahora, nos ocuparemos de contarte cuáles son las principales habilidades de la herramienta de “Gestión de Documentos”. En principio te queremos adelantar que Naaloo te permite centralizar y gestionar los documentos de tu empresa y de tus colaboradores en forma segura, ágil y muy simple.¡Todo es un sólo lugar!

Dependiendo del tipo de documento y alcance que quieras darle al mismo, Naaloo te permite calificarlos de diferente manera y según cómo lo hagas su alcance será diferente: 

Documento Privado: Este tipo de documentos son de acceso restringido a su destinatario, dentro de esta categoría se encuentran: los documentos que forman el legajo de cada uno de los colaboradores o los documentos privados de la organización.

Documento Públicos: Son los documentos que la organización pretende que sean conocidos por toda su nómina de colaboradores, por ejemplo, la Política de seguridad o calidad de la empresa o el protocolo del COVID-19. 

Hasta ahora parecería que no hay mucha magia, pero la Magia de Naaloo ocurre cuando te permite cargar un documento y sistematizar su entrega ¿Cómo es esto?

En la configuración de un documento privado puedes determinar a qué colaborador o categoría de colaboradores le debes hacer entrega del mismo. Naaloo automáticamente se los asignará a quien hayas definido o a quienes cumplan con los parámetros establecidos.

Si se trata de un documento público, Naaloo primero te permite definir quiénes serán sus destinatarios, si toda la organización o solo un área de la misma. Pero lo más increíble es que también podrás: 

• Hacer un seguimiento de los colaboradores que han dado lectura del mismo. 

• Asignarle un test para garantizarte el entendimiento del documento. 

Ten en cuenta que cualquiera de los documentos, sean público o privados, podrán ser firmados electrónica o digitalmente por cada uno de sus destinatarios o por el responsable de la empresa, si así fuera determinado. 

Si has decidido digitalizar o automatizar la gestión documental de tu organización o solo quieres más información, haz clic aquí cita con un especialista de Naaloo. Podrás coordinar el día y hora que sea más convenientes, visualizar en vivo todas la funciones de Naaloo y encontrar respuestas a cada una de las preguntas que pudieras tener sobre la gestión digital de documentos.