Mejores procesos, mejores resultados

Baipro Ingeniería es una empresa que realiza desarrollos para los gigantes de la industria internacional como Pan American, Petrobras, Profertil, YPF, Dow, Mega, entre otras. Estos desarrollos abarcan un amplio abanico de posibilidades dentro de lo que es ingeniería, construcción y montaje. Todo esto es posible gracias a su equipo de profesionales que no piensan en cumplir tareas, sino en brindar soluciones de vanguardia. En cada pedido que reciben, depositan su conocimiento y creatividad para realizar la obra desde el inicio hasta la puesta en marcha. Esta mentalidad es la que llevó al equipo de Recursos Humanos a buscar una transformación digital de la gestión a través de un software. Te invitamos a recorrer este proceso, paso a paso, de la mano de sus impulsoras: Lucía Díez, Gerente de Administración de Baipro e Ivana Gesuitti, Consultora Externa Organizacional.

También te dejamos el video resumen de la entrevista aquí abajo y el podcast completo de la charla.

Video-Resumen

Podcast

Baipro por dentro

Bien, ya dijimos que Baipro se dedica a la ingeniería, construcción y montaje de obras, desde que comienzan, hasta que están en funcionamiento. Esto suena muy amplio y lo es, algunas de las últimas obras realizadas, por ejemplo, son: Cambio de 15 km de un oleoducto para YPF, montaje de hornos industriales, modernización de despachos de Livianos para Petrobras, y más. 

¿Cuántos colaboradores se necesitan para realizar todo esto? ¡Este es el gran diferencial de Baipro! El total de su estructura es de 54 personas, pero eso no dice mucho. Son 54 profesionales altamente capacitados y organizados en estructuras dinámicas, que están orientadas a brindar soluciones de vanguardia a medida de sus clientes. Por eso son referentes en su sector, trabajando para empresas de primera línea. Empresas que exigen altos estándares de calidad y de servicio en todos sus proyectos, a los cuales Baipro ha sabido responder con creces. La clave de este éxito y crecimiento continuo, según sus propias palabras, es el grupo de profesionales que la conforman. Esto les permite, tener una gran flexibilidad y complementar todas las disciplinas que requiere cada proyecto para ser desarrollado desde su inicio, hasta la puesta en marcha.

Es por esto que la comunicación interna y la gestión de los talentos debía ser lo más fluida y rápida posible, para que el equipo pueda focalizar su atención en las obras. Dentro de un plan de mejoras de procesos, nace la búsqueda de un sistema de gestión para Recursos Humanos. Empecemos por ahí.

La Búsqueda

Como dijimos, esta transformación estaba en el marco de una mejora de procesos que había comenzado en la empresa, para la cual consultaron a Ivana. Como ella misma lo describe: “Hace un tiempo que estamos trabajando en lo que es mejora de procesos, y por tener cierta afinidad y conocimiento de lo que es la tecnología, sabíamos que un software de Recursos Humanos nos podría ayudar a seguir mejorando”.

Después de detectar la posibilidad de mejora, comenzaron la búsqueda de la solución. Exploraron varios softwares de recursos humanos, como nos explicaron: “Al momento de elegir una plataforma de Recursos Humanos queríamos que contemple la mayoría de cosas que nosotros necesitábamos”. Entre sus prioridades, se destacaban: “cuestiones de procesos, relacionadas con entregas de elementos de protección personal, veníamos trabajando con la responsable de seguridad e higiene estas cuestiones y bueno nos pareció genial esa parte. También lo que tiene que ver con vacaciones, tema de comunicación, gestión de documentos”. Una vez que sabían lo que buscaban, quedaba analizar las opciones que ofrecía el mercado.

La Elección

Luego de evaluar las distintas alternativas, en Naaloo encontraron una solución que unifica todos los requisitos preestablecidos, optimizándolos: “hay plataformas que cubren, no sé, algunas plataformas que solo trabajan lo que es gestión de documentación, otras plataformas que solo trabajan la gestión de vacaciones, otras que trabajan temas de seguridad e higiene. Y la verdad que nos encontramos que Naaloo nos cubría todas estas cosas”. Para hacer que la transformación sea más simple para Baipro, el equipo de Naaloo, los ayudó y asesoró en este cambio, brindándole herramientas y adaptando las funcionalidades del software a sus necesidades como parte del proceso de implementación. Vamos a verlo en profundidad. 

La implementación

Una vez que eligieron la plataforma, el equipo de Naaloo se encargó de facilitar y agilizar el traspaso, junto a Baipro. Este proceso incluyó la configuración inicial, la carga de la documentación y, cuando todo esto estuvo listo, la formación para todos los colaboradores. Como recuerda Lucía: “coordinamos capacitaciones con los chicos en grupos reducidos de a diez, las hicimos a través de Skype. Ahí les fuimos explicando el uso de la plataforma, las preguntas que tengan, nos aseguramos que al momento de la capacitación quien no haya podido ingresar lo hagan ahí mismo. Así que, la verdad, fue sencillo”.

“lo que más se modificó, y que se vio en la semana siguiente a la implementación, tiene que ver con la optimización del tiempo”

Como dice el dicho, “la práctica hace al maestro”, por eso quisimos evaluar cuál fue el tiempo de aprendizaje de la herramienta en el equipo. Nos contaron que “lo que más se modificó y que se vio, te diría, en la semana siguiente a la implementación tiene que ver con la optimización del tiempo”. 

Los integrantes de Baipro estaban acostumbrados a adoptar nuevas tecnologías y a utilizarlas para solucionar problemas, así que cuando vieron una herramienta que podía ayudarlos, la comenzaron a utilizar sin dudar. Por ejemplo, en lo referido a la entrega de uniformes y elementos: “Cuando capacitamos a la gente, enseguida empezaron a usar la plataforma, vimos que rápidamente cargaban la solicitud de entrega, la responsable de seguridad lo podía contestar y empezar a gestionar esa entrega”. 

Como remarca Ivana, que realizó varias implementaciones, “este proceso se dio muy rápido, que no siempre pasa, porque a veces los sistemas hasta que se implementan y uno ve los resultados pasa bastante tiempo y en este caso fue automático”. 

Los Resultados

Esta entrevista fue realizada en diciembre, un mes que siempre es exigente en cantidad de trabajo desde lo administrativo y, sobre todo, desde el área de Recursos Humanos. Esto se acrecienta en un año marcado por la pandemia, con un fuerte trabajo en la adaptación a nuevas realidades y a la contención del grupo. En este contexto, Lucía destacó el uso de Naaloo para poder seguir comunicados y, también, para hacer un cierre del año con todos: “ahora estamos organizando un brindis de fin de año que vamos a hacer esta semana, solicitamos confirmación a través de la plataforma. Vemos quien lo leyó, quien todavía no”. 

A continuación, vamos a repasar una a una las herramientas que más utilizan y los beneficios que les aportó.

Gestión de Entregas

Como dijimos anteriormente, la entrega de elementos de protección y equipos era una de las prioridades de Baipro. Antes de implementar Naaloo, “gestionábamos las entregas a través de whatsapp, mails, o mismo y que sucede en todas las empresas, y es que el empleado se cruza a la técnica de seguridad e higiene y se lo pido en el pasillo”. Estas entregas, quedaban registradas en planillas de papel que se firmaban. La necesidad de tener los papeles en el momento y lugar de la entrega para que quede registrado, “generaba, quizás, un conflicto en el área de seguridad e higiene a la hora de llevar este registro”. 

“Naaloo permiten ver cosas como qué cantidad pedimos de un elemento de protección personal y con eso tomar alguna decisión a futuro”

Este sistema en papel, además de no incluir todo el material entregado, no posibilitaba extraer información para hacer proyecciones y planificar. Actualmente, en sus propias palabras, los datos de la plataforma: “permite ver cosas como qué cantidad pedimos de un elemento de protección personal concreto, y con eso tomar alguna decisión a futuro”. 

Luego de la implementación se perfeccionó el registro ya que, además de proveer un mecanismo automatizado con proceso probados, los colaboradores pueden solicitar los elementos en el momento desde la app en su celular. Como nos dice Lucía: “Ahora todo se hace desde la plataforma entonces nos queda también un registro de cuándo se fueron entregando las cosas, cuantas se entregaron en el año”. Incluso, el software mejoró la organización y aceleró los tiempos. Ya que, como menciona Ivana, “la responsable de seguridad e higiene puede estar en una planta, o en la oficina, la persona en otra planta, pedirlo automáticamente, gestionarlo y en el mismo día hacer que le llegue”. Además, como veremos luego, la acumulación de datos y los informes, permitió proyectar compras de elementos y poseer una trazabilidad de todo lo entregado. Ahora, pasemos a las vacaciones.

Gestión de Vacaciones

Un momento feliz para cualquier empleado es cuando piensa en sus vacaciones, pero no solía ser una tarea muy placentera para recursos humanos que debía organizarlas. La implementación de Naaloo en Baipro se dio unos meses antes del verano, cuando muchos ya estaban planeando sus días libres. Esto hizo que la herramienta sea una de las primeras en ser utilizadas: “la solicitud de vacaciones, es lo que más están haciendo ahora los chicos, lo que más están cargando por la época en la que estamos”. Cuando una herramienta facilita la resolución de una necesidad, su aprendizaje y uso es mucho más veloz. Esto llevó a que, para el área de Recursos Humanos, la organización de los periodos de ausencias sea mucho más simple, relajada y organizada; incluso a distancia. Veamos ahora, cómo influyeron las funcionalidades en esta realidad de trabajo desde casa. Si te interesa saber cómo funciona la herramienta de gestión de vacaciones y ausencias, aquí está toda la información.

Home office

El home office es el concepto clave del 2020. La necesidad de seguir funcionando llevó a todo el mundo a implementar sistemas de trabajo a distancia y a adaptar los procesos presenciales a medios digitales. En este contexto, la gerente de Baipro, destacó “la firma electrónica de Naaloo, más en este momento que por ahí no estamos de manera presencial en la oficina, era una necesidad que teníamos el tema de la firma de los recibos de sueldos”. Un trámite simple en persona que se volvió un dolor de cabeza para muchas administraciones y que siguió siendo simple en Baipro, gracias a la tecnología.

“Ahora se llega a todas las personas de la organización, estén en su casa o estén en la planta”

La realidad del trabajo a distancia no era extraña para la empresa, ya que muchas veces las obras que realizan se encuentran a kilómetros de sus oficinas: “la gente que trabaja en planta no tiene acceso a una computadora o muchas veces no hay señal dentro de una planta, entonces sale y tiene la notificación en el celular y en el mismo día, sí o sí, la persona está comunicada”. Esto hizo que las soluciones que aporta la plataforma, no solo sirvan para esta circunstancia, sino en cualquier ámbito: “ahora se llega a todas las personas de la organización independientemente de dónde estén, estén en su casa o estén en la planta”. Es muy importante mantener el contacto, por eso en el siguiente punto vamos a profundizar lo que consiguieron en este ámbito.

Comunicación interna

La comunicación está en todo, desde gestionar vacaciones o equipos a comunicar la identidad de la empresa. Por eso, Naaloo cuenta con un canal de comunicación exclusivo para temas de Recursos Humanos que evita que se mezclen con temas laborales y se pierda entre otros emails. 

Para comprender mejor los resultados, es importante conocer la situación previa y nos la cuenta Lucía: “Antes realizábamos las comunicaciones a través de mails o, si era algo más puntual, a través de los líderes de cada disciplina”. Como ya vimos, el personal no siempre contaba con una computadora cerca, con lo cual el e-mail le hacía perder celeridad y, por otro lado, las comunicaciones a través de los líderes, podía generar un camino largo para el feedback de algunos colaboradores. Es importante que la comunicación sea efectiva, en todas las direcciones.

Hoy en día, las comunicaciones son en el momento, ya que Naaloo cuenta con una app para smartphones que les posibilita a los colaboradores ver, contestar y gestionarse desde donde esté. Incluso, esto permite contar con datos en tiempo real para administrar mejor y conocer el panorama: “muchas veces nos reímos que nosotras mismas emitimos un comunicado y enseguida nos llega la notificación en el celu y la verdad que eso es mágico”. 

“Este año nos demostró que la gente necesita estar comunicada, y Naaloo eso lo permite”

Como nos dice Ivana que se especializa en procesos: “hoy es muy importante también, al momento de gestionar personas, no solamente lo que tiene que ver con los procesos a nivel técnico, sino que la gente sienta que está comunicada todo el tiempo”. La comunicación es parte de cualquier proceso y es vital para el éxito del mismo. Retomando el tema del trabajo a distancia, agrega: “Este año nos demostró que la gente necesita estar comunicada, y Naaloo eso lo permite, y que puede comunicar sus vacaciones también de forma rápida y quedarse tranquilo que eso está, que permite un registro, una trazabilidad”. Esto nos da pie a hablar de la trazabilidad, una palabra clave en la optimización de estos circuitos.

Trazabilidad

Si el resultado es una foto, la trazabilidad es la película entera. Poder volver atrás en los circuitos y ver cómo se generaron, es una oportunidad de mejora única, además de que permite reconstruirlos cuando hay falta de información o cuando hay dos versiones. Veamos cómo es esto dentro de una empresa: “muchas veces te dicen que lo pidieron por WhatsApp o mail y esa información hay que ir a buscarla y puede que hayan borrado sin querer”, se pierde tiempo, datos y no se resuelve el problema. 

La trazabilidad, además, permite realizar un plan: “nos permite después poder ir a ver qué pasó para poder planificar”. O como ya vimos con la gestión de entrega, ver qué cantidad se utiliza de cada elemento de protección y mejorar los procesos de compra y distribución. Todo esto es gracias a que Naaloo automatiza los circuitos por los que se realizan pedidos o comunicados, reduciendo los tiempos y logrando otros beneficios que veremos a continuación.

Unificación y automatización

El camino de optimizar los procesos en el que está Baipro es un trabajo continuo y Naaloo está pensado para ayudar a automatizar y estandarizar las tareas de recursos humanos. Así lo describen desde dentro: “El alcance que nos permite la plataforma, era muy difícil de tener antes, más en una empresa como Baipro que tiene distintas unidades de negocio: está el área de ingeniería, el área de construcciones, etc. Entonces, no era fácil llegar a todas las personas por igual, no era fácil que todas las personas pidan las entregas de la misma forma, o que comuniquen las vacaciones de la misma forma. Naaloo nos permitió estandarizar algunos procesos, que era nuestro objetivo. Dentro del mundo cambiante en el que estamos viviendo a nivel tecnológico y a nivel trabajo, Naaloo nos permite estandarizar estos procesos”.

Conclusión

En apenas meses, Lucía, Ivana y todo el equipo de Baipro consiguieron excelentes resultados con Naaloo y estos seguirán mejorando con el tiempo. Quisimos preguntarles por un balance hasta este momento. Lucía, nos dijo que “recomendaría Naaloo porque la verdad que ayuda mucho a la organización, a la comunicación, al orden de los legajos. La verdad que es simple, muy simple para el uso”. 

“Naaloo permite que la gente se sienta involucrada con los procesos y eso hoy es muy importante”

Por su parte, Ivana le dio un consejo a quienes están en el mismo sendero y están analizando comenzar con la plataforma: “Si alguien está pensando en implementar Naaloo, yo le diría que no lo piense más y que lo implemente ya, porque enseguida se empiezan a ver los resultados”. Y no solo tiene que ver con mejorar procesos, sino, también, con mejorar el equipo de trabajo: “Naaloo permite que la gente se sienta involucrada con los procesos y eso hoy es muy importante también al momento de gestionar personas”, “en Baipro la gente lo captó enseguida, lo empezó a utilizar enseguida así que sí, que le den para adelante”. 

Nos encanta este caso porque muestra cómo una pyme puede trabajar para grandes empresas, cuando sus equipos son apasionados en lo que hacen. La mejora de procesos, la transformación digital y la optimización de tiempos que realiza Naaloo no son palabras abstractas, son hechos concretos. Digitalizar es que cada colaborador pueda despreocuparse de su material de seguridad porque estará ahí cuando lo necesite, es que todo el equipo pueda tomarse vacaciones cuando lo desea y que la empresa se mantenga en pleno funcionamiento porque el calendario está equilibrado, es que todos los colaboradores estén informados sobre las novedades de la empresa y puedan estar comunicados desde donde estén y cuando quieran; es simplemente un área de Recursos Humanos menos cargada de tareas rutinarias y más dedicada a lo que saben: proyectar la organización, formación y desarrollo del personal. 

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