Codimat: Construyendo una gestión digital

Codimat es una empresa dedicada a la comercialización y distribución de materiales para la construcción, líder en la región y con más de 50 años de existencia. Una de las claves de su éxito, es su plantilla de colaboradores, que trabaja de forma coordinada para realizar la logística y venta de materiales. 

Hace 17 años, nace el área de Recursos Humanos dentro de Codimat, a cargo de Martín Holgado, Gerente de Recursos Humanos, quien tiene la tarea de gestionar a los equipos internos de la organización. En este caso, Martín nos cuenta su experiencia en la búsqueda constante de mejora, los sistemas implementados y cómo encontraron en Naaloo un socio para llevar a cabo una transformación digital. 

Como siempre te dejamos tres formatos para que encuentres el que más te guste: la nota para leer, escuchar la entrevista completa en el podcast o mirar el Video-Resumen con las frases destacadas de la conversación. 

Podcast 

Video-Resumen

Codimat por dentro.

¿Cuántos colaboradores poseen en la actualidad?

Aproximadamente somos 160 colaboradores directos que se gestionan a través de Naaloo, además, contamos con unos 50 que son tercerizados, que no utilizan la app.

¿Cómo está conformada la estructura generacionalmente?

Codimat es una empresa bastante tradicional, por lo tanto, tiene muchos empleados con una amplia antigüedad. En los últimos 5 años, la empresa inició un proceso de profesionalización mediante el cual ingresaron muchos jóvenes, pero aún tenemos una gran mayoría entre 45 y 65 años, incluso, unos cuantos que están cerca de la jubilación.

¿Cómo era la gestión de personal antes de contar con Naaloo?

De una manera tradicional de gestión, con mucho papel en el medio, con mucho trabajo de archivo, muchas cosas que no estaban registradas en ningún lado. Por ejemplo, los recibos de sueldos y certificados médicos eran un gran intercambio de papeles. Ahora todo eso está informatizado, con lo cual, no solamente no está el papel, sino que ni yo ni nadie tiene que preocuparse por guardarlo, ni invertir tiempo en organizarlo y administrarlo de manera correcta. Ahora está todo centralizado en un programa.

¿Cómo nació la idea de digitalizar la gestión?

Nosotros desconocíamos que existían apps para este tipo de trabajo. Estábamos en la búsqueda de algún programa para informatizar los legajos de personal y todo lo que tiene que ver con administración de RRHH, algo más básico. Lo hablé con Marcelo Marinsalta, el CEO de la empresa, que ya conocía Naaloo y enfrentamos el cambio. Cuando logramos un acuerdo con el resto de las áreas, como sistemas y otros miembros del directorio, pudimos avanzar. A partir de ahí, me puse en contacto con Naaloo y realizamos una demo donde nos explicaron los beneficios que íbamos a obtener. Cuando vi lo que era, la simpleza que tenía para trabajar, me pareció que nos iba a dar resultado. 

¿Cuánto tiempo duró el proceso de implementación?

La implementación prácticamente es de un día para el otro. A cualquier persona que esté acostumbrada a utilizar una app en el celular, Naaloo le va a resultar la cosa más sencilla del mundo porque es muy fácil de usar. 

“A cualquier persona que esté acostumbrada a utilizar celular, Naaloo le va a resultar la cosa más sencilla del mundo”

Nosotros, que somos una empresa que no estamos acostumbrados a este tipo de trabajo digital, con algunas personas nos costó más bajarle la app, explicarle todo, por ahí personas más grandes. Por suerte, contamos con el apoyo del equipo de Naaloo para capacitarlos y lo logramos.

Si tuvieras que elegir dos de las funcionalidades que más los ayudaron ¿Cuáles elegirías?

Una de las que más diferencia hacen es la distribución masiva de recibos por medio de la aplicación. Nosotros no teníamos recibo electrónico, contábamos con el recibo en papel, con todo lo que ello implica: que más de 100 personas vinieran a firmar el recibo de sueldo a mi oficina y que yo acumulara papeles, que algunos todavía tengo que no se llevaron nunca sus recibos de sueldo. Ese tipo de cosas fue un gran diferencial. 

“El tiempo que me ahorro en entregar cada uno de los recibos de sueldo, no puedo dimensionarlo”

La otra funcionalidad que también nos es muy útil es la de comunicaciones. Antes teníamos toda comunicación de alguna eventualidad, como puede ser en tiempo de pandemia que alguien tiene fiebre o algún síntoma de COVID se daba por WhatsApp. Esto generaba que cuando yo llegaba a la mañana no tenía el conocimiento, porque los colaboradores solo le escribían a su superior o a su supervisor. Ahora, la gran mayoría posee la costumbre de cargarlo en Naaloo, entonces yo me entero apenas lo cargan. Cuando llego a la mañana siguiente ya sé que alguno de los colaboradores no va a venir, porque lo hisoparon o habló con algún médico. 

También es de muchísima utilidad el control horario.

¿Cómo era el fichaje antes de implementar Naaloo?

Nosotros teníamos un reloj de los que existen en cualquier empresa. Un lector de huella digital vinculado a un programa, que levantaba la huella y el horario de marcado. Era un reloj de muy buena calidad que resistía al uso que le damos, más de 160 personas marcando dos veces al día, y que está expuesto al frío y calor de Bahía Blanca.

En esa ocasión se nos había roto, ya por segunda o tercera vez, y aunque era un reloj de muy buena calidad, por su antigüedad no se conseguían los repuestos. Así que estábamos averiguando cómo reemplazarlo, porque por ahí uno busca en alguna página de compra online y un reloj para marcar con huella digital es barato, pero son relojes que duran 3 meses si lo utilizan 160 empleados.

Cuando tuvimos la posibilidad de implementar el fichaje de Naaloo lo hicimos al instante. La implementación fue súper sencilla, solo se necesita un monitor donde se lee el ingreso QR o con cualquier teléfono. 

¿Utilizan el fichaje a través de QR o de manera remota?

Voy a explicar un poco porque no sé quién está del otro lado. El QR es leer con el teléfono una pantalla de una computadora y el Remoto lo que hace es geolocalizar el teléfono y sacar una foto al empleado cuando ficha. Entonces, eso me permite saber que la persona está fichando dentro de Codimat. Hay muchos que usan Remoto para no pasar por las pantallas y otros que no, indistintamente.

En cuanto a la documentación, ¿les fue fácil implementar la firma electrónica?

Sí, es muy sencillo. En Codimat tenemos la costumbre de depositar el sueldo el último día del mes. El día anterior, ya tengo el PDF con todos los recibos, Así que el día que deposito lo distribuyo de forma muy sencilla: subo esa sábana en PDF a Naaloo, Naaloo la analiza, por medio del CUIT vincula cada recibo al empleado que va y automáticamente le distribuye a cada empleado su recibo de sueldo. Llevamos tres meses de 150 empleados y nunca le dio el recibo de sueldo a otra persona que no correspondiera, es infalible. 

El empleado para firmar lo único que tiene que hacer es poner su usuario y contraseña, como cualquier home banking o email, una cosa súper sencilla. La verdad que es extremadamente útil para mí. 

“El empleado para firmar solo tiene que poner usuario y contraseña como cualquier mail, una cosa súper sencilla”

¿Utilizan las notificaciones de cumpleaños?

Sí, la verdad es que en el mismo programa algunos dejan un saludo. Como también brinda la posibilidad de ver quiénes van a cumplir años a futuro, los chicos le ponen “Qué vas a traer mañana para comer que es tu cumpleaños” en Naaloo, como chiste. 

¿Cómo mejoró la gestión de entregas?

Parecido a lo que hablábamos antes de los recibos de sueldos o certificados médicos. Primero, no hay más papel, entonces no tiene que ver con hacer firmar o archivar. Cuando se entregan elementos de protección o uniformes, entregamos semestralmente la ropa, por ejemplo, la cargamos directamente en la Gestión de Entregas. Cuando los empleados completaron su perfil de Naaloo, pusieron sus talles y de ahí obtenemos los datos sin tener que solicitarlos cada vez. Entonces, cuando tenemos que volver a pedir, sabemos los talles, cuándo fue la última vez que le entregamos la ropa, si se me pasó alguna entrega, etc. 

Martín, ¿Utilizan el módulo de analítica?

Sí, por ejemplo, lo utilicé para realizar un informe para el directorio con la finalidad de ver los beneficios a otorgar al personal y pude obtener datos que me fueron de mucha utilidad como los grupos etarios, si están casados. 

“Hay datos que no tenía y otros que tenía en un Excel, donde tenía que ponerme a trabajar con la planilla”

En Naaloo veo directamente los gráficos de edades, situación civil, si tienen hijos, etc. Para este tipo de cosas, me resultan de mucha utilidad y cuanto más tiempo pasamos utilizando la plataforma, tengo más datos para analizar, porque las licencias, las vacaciones, ausencias, se van entrando a parametrizar. 

Antes de finalizar, quiero saber cuál fue la respuesta que recibiste de los colaboradores

Es una maravilla tener los recibos de sueldo en el teléfono, poder comunicarse con nosotros o saber cuántos días de licencia les queda por tomar. También, poder informar sus licencias y saber que me entero yo y su supervisor directo de lo que está pasando y que estamos tomando los recaudos para que el equipo de trabajo no se resienta con la ausencia. La mayoría de los comentarios son súper positivos. Para nosotros ha sido una evolución muy grande porque pasamos de una gestión de todo papel a esto que es algo muy novedoso. 

Por último, imaginate que del otro lado hay alguien que está pensando en implementar Naaloo ¿Qué le dirías?

Es una gran herramienta que no lo dude. Es una gran herramienta de trabajo, de gestión, ayuda muchísimo a organizarse, brinda informes analíticos, mucha data analítica de los colaboradores, ahorra mucho tiempo en lo que tiene que ver con la entrega y recepción de documentación, ahorra mucho papel, que es muy importante, y también facilita el archivo. Es muy interesante desde todo punto de vista. 

Conclusiones

Codimat es un caso que nos enseña que la transformación digital es posible en toda Pyme, aunque cuente con una plantilla elevada en edad y no habituada a las herramientas tecnológicas. Le agradecemos a Martín por su disposición a contarnos su experiencia y, si te encuentras en la misma situación que nos narró al principio, te invitamos a iniciar una charla con nuestros especialistas. Ellos te ayudarán, como ayudaron a Codimat, a transitar este camino exitosamente y a descubrir cómo Naaloo puede ser un aliado estratégico en la organización de tus colaboradores. ¡Reserva una cita ahora! 

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