El control horario es una de las tareas que más se valoran dentro de las pequeñas y medianas empresas, pero también es una de las más complejas para implementar. Una correcta gestión de las jornadas de trabajo no solo evita problemas administrativos, sino que también mejora la productividad, la transparencia y la confianza dentro del equipo. Si pensar en gestionar los horarios y calcular horas extras manualmente te estresa, esta nota es lo que necesitabas.
¿Qué es un sistema de control horario?
Un sistema de control de horario es una herramienta que permite registrar y gestionar las horas trabajadas por los colaboradores, incluyendo entradas, salidas, pausas y horas extras. Su principal objetivo es asegurar el cumplimiento de la jornada laboral, evitar errores en la carga horaria y ofrecer información clara tanto a los líderes como a los colaboradores.
Sin un sistema de control adecuado suelen ocurrir problemas como:
- Errores o desconocimiento de las horas trabajadas.
- Confusiones al liquidar horas extras al 50% y al 100%.
- Falta de visibilidad sobre ausencias, llegadas tardías o salidas anticipadas.
- Alta carga laboral administrativa.
- Retraso en la aprobación de ausencias y vacaciones.
- Falta de personal en turnos.
Estos son solo algunos de los inconvenientes que pueden aparecer. Lo peor de todo es que los líderes, terminan ocupando su tiempo en estas tareas, cuando podrían estar trabajando en el avance en áreas estratégicas de la empresa.
Tipos de control de horarios para empresas
El control horario puede implementarse de diferentes maneras dependiendo del tipo de organización y las herramientas disponibles. Algunos de los métodos más comunes incluyen:
- Control manual: Utiliza hojas de asistencia físicas o planillas de Excel o similares, para que los colaboradores registren manualmente sus horas. Este método es económico, pero propenso a errores y poco práctico para empresas en crecimiento.
- Relojes biométricos: Utilizan huellas dactilares, reconocimiento facial o escáneres de retina para registrar entradas y salidas. Aunque son efectivos, pueden ser costosos, se suelen averiar y son difíciles de integrar con otros sistemas.
- Control basado en aplicaciones o software: Herramientas como Naaloo permiten a los colaboradores registrar su jornada desde cualquier dispositivo, ya sea en la oficina o de manera remota. Este método es flexible, fácil de usar, brinda una gran cantidad de datos y reduce significativamente las tareas administrativas.
- Sistemas basados en geolocalización: Ideal para colaboradores que trabajan fuera de la oficina, como equipos de ventas o técnicos. Estas herramientas registran la ubicación del colaborador al momento de fichar. Este sistema se encuentra integrado en Naaloo, contando también con la configuración de áreas establecidas, para saber cuando un colaborador se encuentra fuera de la oficina o zona donde debería encontrarse.
¿Cómo hacer un control de horas para mi empresa?
Implementar un sistema de control horario eficiente requiere planificación y herramientas que se adapten a las necesidades específicas de tu empresa. Estos son algunos pasos clave para lograrlo:
- Define las políticas de horarios y turnos: Es fundamental establecer las reglas claras sobre la jornada laboral, incluyendo horarios de entrada y salida, descansos, y condiciones para las horas extras.
- Elige un método de registro: Puedes optar por herramientas manuales como hojas de asistencia o digitalizar el proceso con sistemas automatizados.
- Comunica las políticas a tu equipo: La transparencia es clave para que todos comprendan cómo se llevará a cabo el registro y las consecuencias de incumplimientos.
- Implementa herramientas tecnológicas: Los sistemas como Naaloo no solo permiten registrar horarios, sino que también podrás determinar turnos, configurar tipos de horas y recibir un reporte completo a fin de mes, te contaremos más después.
- Evalúa los resultados y ajusta: Revisa los datos registrados periódicamente para identificar patrones, optimizar turnos y resolver problemas de gestión.
Automatización de Control de Horarios para empresas
La automatización es un verdadero salvavidas para las pymes que buscan reducir errores y mejorar la eficiencia. Según nuestros cálculos, las empresas que implementan herramientas digitales para la gestión de horarios logran ahorrar hasta un 40% del tiempo que antes dedicaban a estas tareas.
Algunos de los principales beneficios de la automatización son:
- Eliminación de errores manuales: Los sistemas automatizados calculan automáticamente las horas trabajadas, descansos y horas extras, cumpliendo con las normativas legales.
- Acceso en tiempo real: Tanto líderes como colaboradores pueden visualizar su historial de asistencia en cualquier momento.
- Flexibilidad: Permiten gestionar diferentes modalidades de trabajo, como colaboradores remotos o viajantes.
- Satisfacción de los empleados: Los sistemas son transparentes y agilizan la gestión de licencias, volviéndose un sistema justo para todos.
Nuestra solución para un registro de jornadas rápido y completo
En Naaloo ayudamos a cientos de pymes a mejorar su control horario y gracias a esa experiencia desarrollamos funcionalidades que ayudan a registrar las jornadas, facilitar los pagos y llevar un registro histórico de cada colaborador. No solo simplifica la gestión diaria, sino que también se adapta a las necesidades específicas de tu empresa, sin importar su tamaño, sector o modalidad de trabajo. Debajo te contamos un poco más.
¿Qué puede ofrecerte el registro de jornada de Naaloo?
- Registro presencial y remoto: Los colaboradores pueden fichar desde cualquier dispositivo, ya sea desde la oficina con un código QR o de manera remota desde su celular o computadora. Además, contamos con medidas de seguridad avanzadas, como geolocalización y reconocimiento facial, que garantizan la fiabilidad de cada registro.
- Gestión de turnos eficiente: Organiza y supervisa los turnos de manera centralizada, asegurando que no haya solapamientos y que cada jornada esté perfectamente cubierta. Esto permite una planificación más clara y evita problemas como la falta de personal en horarios clave.
- Cálculo automático de horas al 50% y al 100%: Naaloo calcula automáticamente las horas extras diferenciando entre las correspondientes al 50% y las al 100%, eliminando errores humanos en la liquidación de sueldos.
- Monitoreo en tiempo real: Con Naaloo puedes visualizar quiénes están cumpliendo con su jornada laboral y quienes no, teniendo en cuenta vacaciones y ausencias, en tiempo real desde una sola pantalla, permitiendo un control constante y minimizando el absentismo.
- Reportes detallados y exportables: Obtén informes automáticos que incluyen las horas trabajadas, horas extras, ausencias y otros indicadores relevantes. Estos reportes son exportables en múltiples formatos, como Excel, para facilitar el trabajo del área contable.
- Sin necesidad de hardware adicional: Nuestro sistema elimina la necesidad de invertir en costosos dispositivos de fichaje. Con la app de Naaloo, cada colaborador puede registrar su jornada en cuestión de segundos desde donde se encuentre. Además, si ya cuentas con sistemas de registro, Naaloo puede integrarse, centralizando toda la información en un solo lugar para un acceso más eficiente y organizado.
- Certificación de jornadas con firma electrónica: Descarga las planillas horarias con la firma de cada colaborador para garantizar un control homologado y cumplir con las normativas de jornada laboral.
- Ahorro de tiempo y costos: La digitalización del fichaje reduce tareas administrativas, elimina errores manuales y evita gastos innecesarios en hardware, optimizando los recursos de tu empresa.
Naaloo no solo está diseñado para gestionar el control horario, sino también para integrarse con otros módulos clave, como la gestión de vacaciones, ausencias y capacitaciones, ofreciendo una solución completa para la administración de tu equipo. Además, cumplimos con todas las normativas laborales locales, garantizando tranquilidad y seguridad en cada registro. Escucha qué dicen quienes ya lo utilizan:
Preguntas frecuentes sobre el Control de horas empresas
Estas suelen ser las preguntas que nos hacen antes de contratar Naaloo y te las compartimos para que no tengas dudas de que estás tomando la decisión correcta.
¿Cómo se controla el cumplimiento de la jornada de trabajo?
El cumplimiento de la jornada laboral se controla registrando las entradas, salidas y descansos de cada colaborador en la plataforma. Naaloo cuenta con dos sistemas, uno presencial a través de un QR y con otro que permite el fichaje tanto remoto como presencial. De esta forma puedes automatizar el proceso, asegurándote de que se respeten los horarios establecidos y obteniendo reportes en tiempo real para detectar cualquier irregularidad.
¿Cómo puedo realizar el control horario cuando un trabajador está en remoto?
Naaloo cuenta con un doble factor de seguridad. Uno de ellos es la geolocalización que te permitirá saber desde dónde está fichando, además podrás configurar zonas preestablecidas, para saber si un trabajador está fichando desde fuera de su oficina o el lugar de trabajo preacordado. Además, al fichar en remoto se toma una selfie que garantiza que sea la persona que está registrándose. Esto te permite supervisar las horas de entrada de manera precisa y sin margen de error.
¿Cómo controlar la hora de llegada y salida de los colaboradores?
Con Naaloo, cuentas con turnos para establecer en qué horarios deben estar presentes y automáticamente la plataforma cruza estos datos para que puedas saber en tiempo real:
- Quienes cumplen su jornada de trabajo
- Quiénes están ausentes con aviso por licencias o vacaciones
- Quienes faltan sin aviso
- Y si quienes no deben estar, están o no.
De esta forma, puedes controlar las ausencias imprevistas, como las horas extras.
¿Cómo controlar las horas al 50% y al 100%?
Nuestro sistema calcula automáticamente las horas extras al 50% y al 100%, en base a la información que cargas. Esto te asegura una liquidación precisa y elimina la necesidad de cálculos manuales.
En conclusión, el control horario no tiene por qué ser un desafío para tu empresa. Con herramientas como Naaloo, puedes automatizar el registro, reducir errores y mejorar la experiencia tanto para los líderes como para los colaboradores. No importa si tu equipo trabaja en la oficina, de manera remota o bajo un esquema híbrido; nuestra solución se adapta a tus necesidades y crece contigo.
¡Agenda tu demo gratuita hoy mismo! y descubre cómo Naaloo puede transformar la gestión horaria de tu equipo.
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