Villa Elisa es una ciudad de menos de 15000 habitantes, ubicada en Entre Ríos, a 30 kilómetros de Colón que se destaca por su turismo. Cuentan con termas, museo histórico, espacios verdes y una gastronomía especial.
La innovación es otro punto fuerte de Villa Elisa. Su municipalidad cuenta con un plan para acompañar emprendedores, se pueden realizar trámites online y contar con información desde cualquier punto. Al igual que innovan hacia fuera, para gestionar a su equipo hace poco, incorporaron Naaloo como software de Recursos Humanos.
Mantuvimos una charla con Marcelo Orcellet, quien está a cargo del área de Recursos Humanos de la Municipalidad de Villa Elisa, para que nos cuente cómo impactó en solo 4 meses la transformación digital de su gestión.
Contanos un poco sobre la Municipalidad de Villa Elisa
Villa Elisa es una ciudad turística de Entre Ríos fundada en 1890 y el municipio funciona desde 1923. Como todo municipio es el encargado de las obras y servicios públicos de la ciudad, además de ocuparse de distintos aspectos relacionados con la salud, el deporte, la educación, el medio ambiente y el turismo, entre otras cosas. Para llevar adelante estas tareas, actualmente cuenta con alrededor de 230 colaboradores.
¿Cuál es la mejor época para ir?
Es un destino que se puede visitar en cualquier época del año, ya que sus atractivos se disfrutan sin problemas tanto en invierno, como en verano. Sin duda que Termas VIlla Elisa es el atractivo principal que no se puede dejar disfrutar y en segundo lugar recorrer sus almacenes de campo, también es algo imperdible.
¿Qué desafíos tenían en la gestión de personas antes de comenzar con Naaloo?
Veníamos trabajando con distintos sistemas y teníamos la necesidad de unificarlos para contar con una gestión de Recursos Humanos más simple y centralizada.
Vimos que en Naaloo podíamos resolver todas las tareas que buscábamos automatizar y potenciar como fichajes, control de ausencias, comunicaciones, entrega de EPP, distribución de recibos de haberes, entre otras. Lo que nos permitía contar con la información en un solo lugar y simplificar la gestión para todos, que en lugar de tener cinco apps, está todo en una.
¿Qué los llevó a elegir Naaloo?
Tuvimos muy buenas referencias en grupos de profesionales de Recursos Humanos. Tuvimos la demostración y avanzamos en julio de este año.
Pasemos a hablar de las tareas que realizan, ¿Cómo realizaban el registro horario y cómo lo realizan ahora?
Anteriormente, marcábamos con relojes de huella dactilar. A raíz de la variedad de actividades que posee el municipio, contábamos con numerosos relojes. Esto generaba que solo algunos podamos conectarlos a la red del municipio. Pero en otros casos, teníamos que ir con un pendrive a cada reloj y descargar las fichadas cada fin de mes.
Implementamos Naaloo por áreas para que los empleados fueran conociendo el sistema y nosotros mismos ir descubriendo cómo utilizarlo. Esto nos permitió verlo en grupos reducidos para poder responder a las demandas y mostrar la eficacia en el cambio que proponíamos.
El resultado fue excelente, Naaloo nos permitió mejorar el fichaje en los lugares de trabajo. En muchos casos se trata de obras en el espacio público, donde los equipos de trabajo van cambiando la ubicación de un mes a otro. Gracias a el registro de ingreso y egreso con geolocalización de Naaloo, el personal puede fichar directamente en la obra, evitando traslados innecesarios. Además, para quienes trabajan en la administración central, se instaló un dispositivo que permite fichar por QR, agilizando el proceso de marcado.
¿Cómo era antes la firma de recibos y cómo lo resuelven hoy con recibos digitales?
Anteriormente el reparto de recibos de sueldo lo hacíamos a través de un sistema de desarrollo propio que no contaba con firma electrónica. Por lo que, el sistema fue quedando obsoleto y necesitábamos actualizarlo también a un desarrollo amigable para el uso en celular.
Ahora con Naaloo el proceso de envío y firma es muy ágil y cada persona cuenta con todos sus recibos en el celular, lo que es un beneficio para todos.
¿Cómo cambió la entrega Uniformes y Elementos de Protección Personal?
Previo a Naaloo, se realizaba con nuestro propio desarrollo y necesitábamos un cambio. Hoy en día, las solicitudes cuentan con la firma electrónica de la planilla requerida por la Superintendencia de Riesgos de Trabajo (SRT), lo que nos da una tranquilidad extra y evita la impresión de cada entrega como veníamos haciendo.
Además, mediante Naaloo han cambiado los circuitos de autorización de las entregas, haciéndolos más transparentes y brindando al empleado la posibilidad de acceder a su propia información también.
¿Están gestionando las advertencias y sanciones a través de Naaloo?
Sí, en el ámbito público, el proceso disciplinario es muy estricto en la normativa. Presenta muchas formalidades que el módulo de Compliance de Naaloo nos permite cubrir. Hemos comenzado la notificación de documentos por medio de la aplicación lo que ha acelerado los tiempos y la accesibilidad de los mismos.
¿Qué otras funcionalidades están proyectando implementar?
Muchas, solo han pasado cuatro meses y estamos implementando de a poco. Por ejemplo, las Vacaciones y licencias se manejaban a través del sistema de desarrollo propio. Ahora estamos en proceso de adaptación, ya que tenemos una planta de personal muy heterogénea y muchos colaboradores a los que les cuesta manejar la tecnología. Pero podemos decir que la mayoría ha tomado el cambio positivamente.
También nos encontramos en proceso de centralizar las comunicaciones con Naaloo, es un cambio más desafiante, puesto que la cultura organizacional había adoptado Whatsapp como método de comunicación. Nuestro objetivo es formalizar las comunicaciones a través de Naaloo y quitar la informalidad, en cuestiones institucionales, canalizándolas a través de la plataforma. Con el mismo objetivo de centralizar y contar con trazabilidad de nuestros procesos, estamos comenzando a registrar las capacitaciones desde la plataforma.
¿Cuáles son los principales cambios que notan?
Hay un desafío en adaptarse a los nuevos procesos, capacitar al personal, responder a inquietudes, convencer a los colaboradores que muchas veces, de manera natural se resisten a los cambios. Sin embargo es visible la ventaja de tener unificados los procesos en una sola plataforma.
La integración automática de los distintos procesos que hacen al día a día de RRHH es para nosotros el aspecto más positivo de la plataforma.
¿Cómo cambió la relación con el equipo?
El equipo en general se mostró abierto al salto tecnológico que está implicando la implementación. La accesibilidad a la información personal a través de la aplicación tal como ver tus propios registros de hora, recibos de haberes, documentos, entregas de EPP es muy valorada.
Si pudieras hablar con tu yo del pasado que no tenía un software, ¿Qué le dirías?
A mi yo del pasado le diría, que no le tenga miedo a los cambios, que acompañe los saltos tecnológicos paso a paso pues más temprano que tarde llega el momento de evolucionar.
Es difícil recomendar algún módulo sin conocer la realidad de cada organización pero sin duda que la variedad de módulos de Naaloo cubren una gran gama de las tareas de Recursos Humanos y es posible encarar los puntos críticos de cada realidad.
El mi caso, formo parte de Recursos Humanos hace casi 20 años, he pasado varios cambios tecnológicos y creo que voy a vivir algunos más. Veo que Naaloo está en línea con la tecnología del momento. He visto como trabajan en las actualizaciones y me parece muy buena su capacidad de adaptación.
Gestión de Recursos Humanos en el sector público
Nos encanta conocer distintos sectores que utilizan Naaloo para liberar horas y mejorar la conexión con su equipo. La gestión de personas en organismos públicos es un gran desafío dada la gran cantidad de normativa y nos alegra saber que Naaloo también puede ayudar a impulsar equipos y reducir el papel.
Si formas parte del área de gestión de talento y te gustaría ver los mismos resultados no dudes en agenda una demo gratuita con nuestros especialistas para que puedas despejar todas tus dudas.
