Este artículo fue escrito por el equipo detrás de Gestión Profesional, uno de los Perks que brindan beneficios exclusivos a las empresas que forman parte de la Comunidad Naaloo. Los Perks son consultoras, startups y otras compañías pertenecientes al ecosistema de las pymes, que brindan servicios específicamente para ellas y que, a través de Naaloo, le ofrecen grandes descuentos y recursos gratuitos para crecer.
En el entorno actual en el que vivimos, caracterizado como frágil, ansioso, no lineal e incomprensible, (BANI, por sus siglas en inglés), la constante evolución y la alta competitividad hace que las pequeñas y medianas empresas (Pymes) reconozcan cada vez más la necesidad de profesionalizar su gestión, especialmente en el ámbito de los recursos humanos.
Lo anterior cobra relevancia fundamentalmente cuando las Pymes se encuentran en un período de crecimiento y/o expansión, transición que tiene un impacto directo en la gestión de las personas; (aquellas que actualmente pertenecen a la organización y las que se sumarán para colaborar en el desarrollo de dichos cambios).
El desafío de la profesionalización en las Pymes
Las Pymes juegan un rol crucial en la economía global, impulsando la innovación y generando empleo. Sin embargo, a menudo enfrentan desafíos significativos relacionados con la gestión de RRHH. Estos desafíos incluyen la administración eficiente del tiempo y los recursos, la implementación de políticas efectivas de desarrollo y fidelización de talento, y la necesidad de mantener la motivación y el compromiso de los empleados, la delegación de posiciones de liderazgo en mandos medios (especialmente en empresas familiares). Además, muchas Pymes carecen de estructuras formales y de personal especializado en gestión de personas, lo que puede llevar a problemas de eficiencia y a una gestión subóptima de los recursos humanos.
La digitalización como aliada en la profesionalización de la gestión
En este contexto, la digitalización de los procesos de RRHH se presenta como una solución estratégica para profesionalizar la gestión en las Pymes.
La digitalización de los procesos de RRHH constituye una herramienta esencial para alcanzar gran parte de este objetivo, permitiendo a las Pymes no solo optimizar sus operaciones, sino también construir una base sólida para el crecimiento y la sostenibilidad a largo plazo. Incluso podemos mencionar que a partir de la pandemia, este fenómeno ha reforzado y potenciado el paradigma en lo que respecta al management del siglo XXI.
Pero, ¿por qué es tan importante que las Pymes consideren la digitalización en este ámbito?
Primero, la digitalización facilita la creación de procesos estandarizados y eficientes. Herramientas digitales pueden automatizar tareas rutinarias como la gestión de nóminas, el seguimiento del tiempo trabajado y la administración de legajos de empleados. Esto no solo ahorra tiempo y reduce errores, sino que también libera recursos que pueden ser reorientados a actividades más estratégicas y de valor agregado, como el desarrollo del talento y la planificación de la sucesión entre otros.
Segundo, la digitalización proporciona una visibilidad y un control mucho mayores sobre los datos de RRHH. Con sistemas centralizados y en la nube, los datos pueden ser accesibles en tiempo real desde cualquier lugar. Esto permite a los líderes tomar decisiones basadas en datos precisos y actualizados, mejorando la capacidad de respuesta y la agilidad de la empresa.
Beneficios de la digitalización en la profesionalización de la gestión de RRHH
La digitalización no solo optimiza los procesos internos de RRHH, sino que también contribuye significativamente a la profesionalización de la gestión en las Pymes. Al adoptar herramientas digitales, las Pymes pueden implementar prácticas de gestión de personas más avanzadas y alineadas con las mejores prácticas del sector.
Un sistema digitalizado mejora la transparencia y la comunicación dentro de la organización. Los empleados pueden acceder fácilmente a información relevante sobre sus beneficios, políticas de la empresa y oportunidades de desarrollo, lo que fomenta una cultura de confianza y compromiso. Además, la digitalización permite un seguimiento más riguroso y objetivo del desempeño, facilitando la identificación de áreas de mejora y el reconocimiento de los logros de los empleados.
La capacidad de atraer y fidelizar talento también se ve fortalecida con la digitalización. En un mercado laboral cada vez más competitivo, las Pymes que adoptan tecnologías modernas y ofrecen un entorno de trabajo digitalizado pueden destacarse como empleadores atractivos, especialmente para las generaciones más jóvenes que valoran la innovación y la flexibilidad.
Claves para una implementación exitosa de la digitalización en RRHH
Para que una Pyme pueda profesionalizar su gestión de RRHH a través de la digitalización, es crucial considerar varios aspectos clave:
Compromiso de la Dirección
La alta dirección debe liderar este cambio, demostrando su apoyo y visión estratégica hacia la adopción de tecnologías digitales. Esto implica no solo la asignación de recursos adecuados para la implementación de nuevas herramientas, sino también el fomento de una cultura organizacional que valore la innovación y la mejora continua. Con un liderazgo comprometido, la empresa puede asegurar una transición efectiva y maximizar los beneficios de la digitalización en la gestión de personas, potenciando su crecimiento y competitividad.
Evaluación de necesidades
Realizar un diagnóstico detallado de las necesidades específicas de la empresa es el próximo paso. Esto incluye identificar los procesos de RRHH que más se beneficiarían de la digitalización y las áreas donde existen mayores ineficiencias.
Selección de la herramienta adecuada
Existen diversas soluciones de software para la gestión de RRHH en el mercado. Es importante elegir aquella que se adapte a las particularidades de cada Pyme, considerando factores como la facilidad de uso, la escalabilidad y el soporte técnico y acompañamiento ofrecido por el proveedor.
Capacitación del personal
La adopción de nuevas tecnologías requiere que los empleados estén adecuadamente capacitados. Proveer formación y apoyo continuo es crucial para asegurar una transición suave y maximizar los beneficios de la digitalización.
Integración con sistemas existentes
La herramienta seleccionada debe ser compatible con los sistemas y procesos actuales de la empresa. Una integración fluida minimizará las interrupciones y asegurará que los datos puedan ser compartidos y utilizados eficazmente.
Monitoreo y ajuste continuo
La digitalización es un proceso continuo. Es importante monitorear regularmente el desempeño de la herramienta seleccionada conforme avanza la vida de la Pyme y realizar ajustes según sea necesario para optimizar su uso y asegurar que se sigan cumpliendo los objetivos de la organización.
Casos de digitalización desde Gestión Profesional
A lo largo de algunos proyectos que clientes de diferentes industrias nos han confiado, hemos podido acompañarlos en la digitalización de ciertos procesos para una mayor eficiencia, trazabilidad y sistematización en la gestión de los mismos.
Por ejemplo, cuando ayudamos a implementar una app de gestión de turnos y ventas en un centro de entrenamiento para un equipo de unas 10 personas. Fue una experiencia donde al principio lidiamos con cierta resistencia al cambio de algunos miembros del equipo, pero luego de pruebas piloto, se evidenciaron los beneficios de la digitalización. Los Profes hoy pueden ver los clientes que asistirán a cada clase, estos últimos pueden abonar el servicio a través de la app, seguir la evolución de su entrenamiento y el Director del centro dispone de toda una serie de reportes y estadísticas útiles para la toma de decisiones.
Otro caso, fue el desarrollo digital de las descripciones de puestos en la nube para 2 Pymes (una perteneciente a la industria de la construcción y otra que ofrece servicios de ingeniería a plantas de procesos continuos, con equipos de 30 personas cada una).
En ambas organizaciones no existía un análisis de puestos ni sus descripciones o bien estaban escritas de manera informal y hasta algunas de ellas en papel.
Luego de un diagnóstico, relevamiento y análisis de todas las posiciones de sus estructuras, definimos junto a sus ocupantes y líderes los descriptivos, los cuales fueron almacenados en la intranet de cada empresa de manera pública para que cualquier miembro pueda consultarlos, siendo la selección y el reclutamiento el primer proceso de RRHH beneficiado con este proyecto.
Asimismo, la segunda empresa mencionada en el caso anterior, decidió llevar la gestión de su capital humano al siguiente nivel a través del software Naaloo con el fin de automatizar la administración de los procesos de sus equipos de trabajo.
La coequiper de Gestión Profesional, Abril Simón, lidera la implementación del mismo junto a la Dirección, comenzando con la digitalización de los legajos del personal, el organigrama con actualización on line, entrega y recepción de recibos digitales, acompañando a su vez en un cambio de mindset en los colaboradores por medio de la comunicación y experimentando al mismo tiempo los beneficios del uso de la herramienta, así como eliminando gran parte de la utilización del papel y diversas planillas que no permiten una trazabilidad.
La digitalización de los procesos de gestión de recursos humanos ofrece a las Pymes una oportunidad invaluable para profesionalizar su gestión y mejorar su competitividad. Al automatizar tareas rutinarias, proporcionar acceso a información en tiempo real y mejorar la experiencia del empleado, las Pymes pueden optimizar sus operaciones y crear un entorno de trabajo más eficiente y atractivo. Sin embargo, para aprovechar plenamente estos beneficios, es crucial abordar este proceso como un proyecto de digitalización con una planificación cuidadosa y un enfoque estratégico. Las Pymes que lo hagan estarán mejor posicionadas para prosperar en el dinámico entorno empresarial actual y asegurar un crecimiento sostenible a largo plazo.
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