Esta es la historia de Innovía, un grupo de estaciones de servicio que en poco tiempo pasó de ser una sola estación a operar cuatro sucursales, con más de 140 colaboradores y a 100 kilómetros de distancia.
Acompaña a Betina Cuchereno, en este recorrido para descubrir cómo lograron automatizar sus procesos administrativos para enfocarse en lo verdaderamente importante: cuidar y potenciar a quienes impulsan la empresa todos los días. ¡Comencemos!
El desafío de crecer: a más equipo, más burocracia
Con sedes en Bahía Blanca e Monte Hermoso, esta empresa familiar creada en 2005, es liderada por Betina Cuchereno y Fabio Rodríguez, se enfrentó a los desafíos naturales de la expansión.
A medida que sumaban estaciones y personal, la gestión diaria se volvía un rompecabezas. La comunicación se dificultaba en sucursales lejanas o turnos nocturnos.
Betina lo recuerda perfecto: “De tener una estación pasamos a tener tres en poco tiempo… ya teníamos más de 140 colaboradores y necesitamos buscar ordenarnos, tener un método”.
El crecimiento trajo consigo tareas manuales que afectaban la experiencia del colaborador:
- Recibos de direitos en turnos nocturnos: El turno de la tarde dejaba los recibos impresos en un sobre para los colaboradores de la noche. A veces se perdían o nunca volvían firmados.
- Comunicación ineficiente: De igual forma, las comunicaciones no eran efectivas con el turno noche.
- Líderes sin tiempo: ocupaban más tiempo en tareas como firmar cientos de recibos a mano, uno por uno, que a poder mantener su relación cercana con su equipo.
La decisión: menos burocracia, mayor cercanía
Es en este punto donde Innovía comenzó a buscar una forma para facilitar el día a día de todos. Querían acortar los tiempos administrativos de recursos humanos para poder unificar la comunicación y estar más cerca de cada colaborador.
“Elegimos Naaloo apenas nos hicieron la demo porque vimos que era intuitivo y simple”, señala Betina.
Al poder abrirse desde el smartphone, permitió una adopción natural porque cada colaborador empezó a gestionar sus propios datos desde su teléfono, empoderando al equipo e igualando las condiciones en todas las sedes.
Adiós al reloj biométrico: valorar el tiempo del equipo
A tempranas horas de la mañana en la estación se podía ver una fila de personas. No estaban esperando para cargar combustible; eran los colaboradores esperando su turno para registrar su entrada.
El que llegaba primero lo hacía en hora; el último parecía que había llegado 15 minutos tarde, aunque tal vez fueron segundos de diferencia con el primero y estuvo perdiendo tiempo antes de empezar a trabajar y esta diferencia era imposible de dilucidar para administración.
Hoy, el registro de asistencia fluye sin cuellos de botella y se adapta a la realidad de cada rol: “No solo agilizó el ingreso, sino la liquidación de sueldos en administración, es bárbaro”, define Betina.
Para lograrlo, la empresa implementó un modelo flexible:
- Código QR para roles presenciales: Ideal para el personal de sucursal, quienes ahora registran su ingreso en el momento, sin demoras ni filas antes de arrancar su turno.
- Geolocalización selfie, para roles remotos: “Hay gente que anda por distintas estaciones, entonces ellos lo hacen con geolocalización”, explica, permitiendo que marquen su horario exactamente desde donde estén.
Toda esta información viaja de forma automática a la administración para que la liquidación se haga “puedo ver quiénes están presentes en el momento desde mi celular y quiénes están ausentes o con licencia”, garantizando transparencia y eliminando la frustración de las planillas manuales.
Recibos de direitos digitais: en un clic, al mismo tiempo y seguros
El turno noche siempre quedaba relegado, recibiendo sus comprobantes en un sobre por medio de sus compañeros, lo que reducía su privacidad y daba lugar a extravíos, además de dificultar la devolución del recibo firmado.
Con la digitalización, esa brecha desapareció al instante. “Todos cobran y tienen su recibo en el mismo momento”, celebra Betina, destacando cómo este salto tecnológico fortaleció el sentido de pertenencia de todos, sin importar en qué horario les toque trabajar.
Además, “tienen su recibo disponible en el celular para cualquier trámite que lo necesiten”, sumando transparencia y evitando que interrumpan el trabajo del equipo administrativo para solicitar una copia.
Pero el alivio también se sintió, y mucho, en el escritorio de la gerencia. Antes de implementar el software, cada cierre de mes implicaba, además que la dirección quedara atrapada en un cuello de botella puramente burocrático, estampando firmas sin parar. Hoy la realidad es otra: “El dueño no tiene que estar firmando los 180 recibos”, destaca Betina. Al eliminar esa montaña de papel, la energía de los líderes volvió a su cauce natural: estar presentes, pensar en el negocio y escuchar a su gente.
Pre-liquidación en segundos: el fin del agotador conteo manual
Antes de digitalizarse, el cierre de mes era sinónimo de desgaste operativo. Alguien en la administración debía revisar el historial de más de 140 personas, línea por línea. Betina recuerda muy bien esa carga: “Imprimíamos un reporte de la huella digital y calculábamos uno por uno si trabajó horas extras o no, si llegó a horario o no”.
Hoy, ese estrés de fin de mes desapareció por completo. “Pasar de la tarea manual a la automatización, nos ahorró un tiempo tremendo”. La automatización transformó un proceso tedioso en una tarea de segundos, trayendo beneficios inmediatos para toda la empresa:
- Cálculo inteligente: El sistema consolida la información de manera automática, identificando horas trabajadas y tipo de hora, ausencias, vacaciones y cualquier novedad de nómina, al instante.
- Liquidación ágil y libre de errores: “Ahora se toma esa información, se filtra y se liquidan los sueldos”, eliminando la frustración y el margen de error humano.
- Transparencia y confianza: El colaborador sabe de antemano cómo se reflejará su esfuerzo en el recibo, generando tranquilidad mucho antes del día de pago.
Inspección del Ministerio de trabajo: felicitación y reconhecimento oficial
Una inspección del Ministerio de Trabajo fue la prueba de fuego que demostró que el orden interno protege a todos. Cuando los inspectores solicitaron la documentación, dieron una semana de plazo, lLa respuesta de Betina los sorprendió: “Mañana te presentamos todo”.
Entregaron en tiempo récord los registros de entrega de uniformes, horarios, asistencia y vacaciones. El resultado fue rotundo: “Nos felicitaron por la manera en que teníamos todos los archivos”.
Gestión de vacaciones: sin solapamientos, sin molestias
Antes, solicitar unos días libres dependía de la memoria del líder, lo que generaba un problema grave para la operación: a menudo se superponían las vacaciones de puestos similares.
Hoy, “Se solicitan, se aprueban y una vez ahí se sube al calendario”, con lo que se evitan solapamientos y todo el equipo está informado, explica Betina.
A esto se suma una ventaja operativa enorme: Naaloo calcula automáticamente los días de vacaciones disponibles para cada persona. El sistema cruza los datos de antigüedad y las reglas específicas del Convenio Colectivo de Trabajo (CCT), restando en tiempo real los días ya gozados. Así, tanto la administración como el colaborador saben exactamente con qué saldo cuentan, contemplando incluso beneficios extras otorgados por el sindicato sin hacer un solo cálculo manual.
Esto le permite a la gerencia ejercer un liderazgo mucho más empático. “El sistema muestra iconos claros —como una sombrillita— cuando alguien está descansando o un documento si está de licencia”. Betina consulta la aplicación antes de contactar a cualquier miembro de su equipo: “Primero miro si está activo, si está en la estación o no y ahí lo llamo”. El derecho a la desconexión dejó de ser una frase armada para convertirse en una práctica diaria.
Gestión de licencias: autonomía, reglas claras y menos consultas
Lidiar con las ausencias especiales era otra historia. Cada vez que un colaborador necesitaba pedir días por mudanza, por casamiento o por un familiar enfermo, la administración debía interrumpir su jornada para buscar el manual del convenio, “Esas preguntas que nos hacían perder nuestro hilo diario y consultar los documentos”.
Al digitalizar este proceso, Naaloo integró las reglas del convenio directamente en la plataforma, democratizando la información. Esto redujo drásticamente las consultas administrativas de los colaboradores y le dio total autonomía al colaborador.
Ahora, el equipo tiene las reglas claras en la palma de su mano. “Le pregunta ¿Cuántos días de licencia tengo por mudanza? Y ¿Cuándo te las querés tomar?'”, ejemplifica Betina. El rol de la gerencia solo entra en acción cuando es necesario: “No lo tenemos que responder, solamente nos enteramos cuando solicita la aprobación”.
Entrega de uniformes: sin demoras y con la indumentaria adecuada
Cuidar al equipo también significa garantizar que tengan las herramientas necesarias para trabajar cómodos. Antes, hacer un pedido implicaba lidiar con planillas manuales, talles desactualizados y devoluciones eternas que generaban malestar.
Hoy, todo ese proceso se centralizó y fluye sin fricciones. La plataforma cuenta con recordatorios automáticos para que a nadie le falte su ropa de trabajo a tiempo. Además, al recibir su dotación, los colaboradores “firman digitalmente la entrega del uniforme como corresponde”, asegurando un proceso prolijo, transparente y alineado a las normativas vigentes.
Recrutamento: cuidando la primera impresión y valorando la perseverancia
La experiencia del colaborador empieza desde antes del primer día. Para Innovía, era fundamental ofrecer un canal simple donde las oportunidades fueran reales y accesibles. Hoy, los candidatos entran a un enlace y eligen directamente en qué estación postularse.
Esto no solo ordena la base de datos de forma automática, sino que permite a la gerencia detectar el verdadero compromiso. “Tenemos un chico lo mandó 112 veces el currículum y está trabajando hoy en día acá”, cuenta Betina. Al digitalizar el proceso, la empresa demostró que detrás de los datos siempre hay historias de perseverancia que ya no se pierden en el fondo de un cajón.
El lado humano: un equipo más conectado e impulsado a crecer
Para Betina, el equipo lo es todo. La empresa invierte en la gente, piensa acciones especiales, brinda capacitaciones y motiva el crecimiento personal, al punto de celebrar genuinamente cuando un colaborador decide emprender su propio camino.
Digitalizar potenció esta visión. El Mural Social de la plataforma se volvió el punto de encuentro virtual. Lo usan para armar listas de música colaborativas, festejar aniversarios y brindar contención en momentos difíciles. “Estamos presentes, estamos acá orando para que todo salga bien y eso es muy valorado por el equipo”, relata Betina sobre cómo la herramienta los mantiene unidos.
Además, impulsan la mejora continua: “Sabemos quién las hizo las capacitaciones y quién la entendió”, asegurando que cada persona tenga las herramientas para superarse.
Los resultados: la tecnología al servicio del talento
El impacto de implementar un software de recursos humanos se sintió en la cultura diaria de Innovía:
- Igualdad: La comunicación llega al unísono a cada colaborador, fortaleciendo el sentido de pertenencia.
- Transparencia: Los procesos fluyen de manera clara y justa para todas las partes.
- Reenfoque estratégico: El tiempo dedicado a la burocracia interna bajó en un 60%.
Al automatizar lo repetitivo, los líderes recuperaron el tiempo para hacer lo que las máquinas no pueden: inspirar. “Me ahorro muchas horas de mi personal… y se lo podemos dedicar y reforzar a nuestros clientes”, concluye Betina.
Si tu operación está creciendo, tienes sucursales dispersas y sientes que el papeleo te aleja de tu equipo, es momento de cambiar la fórmula y poner a las personas en el centro. “Te ahorra tiempo, te da margen de seguridad en lo que hacés, te da prolijidad”, resume la gerenta de Innovía.
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