3HF Energía: Mejorando la conexión con los colaboradores

Como siempre decimos, uno de nuestros mayores orgullos es contar con clientes en los más variados rubros y lugares. Por eso, hoy vamos a ver el caso de 3HF Energía, una compañía del rubro energético que brinda servicio de mantenimiento y puesta en servicio a grandes compañías. Esta es la historia de una empresa familiar que para mantener su crecimiento, decidió digitalizar su gestión de personal, buscando siempre la optimización de tiempo y recursos. 

A continuación, te presentamos la conversación con Lelia Fabián, Coordinadora de Recursos Humanos, que nos cuenta su historia de crecimiento, desafíos a superar y planes para el futuro. Te dejamos el podcast, Video o texto, para que elijas lo que te resulte más cómodo.

Podcast

Video-Entrevista

Para iniciar contanos, ¿A qué se dedica 3hf Energía?

Es una empresa muy reciente, una pequeña pyme familiar que se dedica al montaje, mantenimiento y puesta en servicio de equipos de media y alta tensión. Trabajamos con empresas generadoras y distribuidoras de energía en todos los puntos del país y, también, en países limítrofes. Ya llevamos cinco años como SRL y el fundador, que es mi papá, ya lleva 40 años en el rubro de la energía.

¿Cómo fue la evolución del grupo humano en estos cinco años?

Mi papá que es el fundador de la empresa venía trabajando por su cuenta y, gracias a dios, se fue incrementando el trabajo y, en consecuencia, la nómina del personal. Esto hizo que entremos los hijos a formar parte de la empresa, que fue cuando se constituyó como SRL. La nómina siempre fue pequeña, pero se fue incorporando gente al grupo durante estos 5 años, hasta llegar a la cantidad que somos hoy. 

¿Cuántos son actualmente?

Hoy en día somos 14 personas en total, Contando a la dirección, que somos nosotros que estamos trabajando día a día en la SRL, y el personal operativo.

¿El personal operativo trabaja fuera de planta?

Sí, la distribución del personal no es uniforme. Tenemos nuestras oficinas en la localidad de 3 de Febrero, pero como te contaba, es una empresa netamente de servicios, por lo cual, nuestro personal operativo está distribuído según prestemos servicios en las distintas empresas que nos convocan a lo largo de todo el territorio. Entonces en ese sentido, es irregular la asistencia a nuestro taller. 

¿Qué hechos concretos les hicieron notar que necesitaban un software como Naaloo?

Como te contaba antes, nuestro personal está distribuído por distintas zonas según el tipo de trabajo que van modificando esas locaciones, puede ser en el AMBA y también a lo largo del país. Como son obras de corta duración, hay veces que tenemos personal desde Entre Ríos, Tucumán, Salta, todo el sur o incluso en Uruguay. Esto nos llevó a darnos cuenta de que necesitábamos aunar toda la parte de Recursos Humanos. Sobre todo el fichaje y el control de ausentismos, era uno de los puntos flacos a mejorar, previo a tener la aplicación. 

¿Les resultó simple la implementación de Naaloo?

La verdad es que fue algo muy sencillo. Pudimos explicar de manera simple junto con la ayuda que nos brindó el equipo de Naaloo a todos los trabajadores y se pusieron en sintonía rápidamente. Utilizarla, día a día, se ha tornado algo simple y muy intuitivo. Lo pudimos implementar en cuestión de días, está funcionando al 100% y con todos los miembros de la empresa.

Vimos en su página web los valores de la empresa y hay dos que coinciden fuertemente con Naaloo: “innovación y calidad” y “trabajo en equipo y gestión del talento interno”. Contanos cómo influyen estos valores en el día a día.

Los valores que tenemos en la empresa son muy importantes para nosotros. Como SRL familiar, somos muy nuevos, creemos fuertemente en la importancia que tiene para nosotros el mejoramiento de los procesos de manera constante y que la gente pueda sentirse parte de esos procesos. Esto facilita muchísimas cosas en lo que refiere al rubro en el que nos desempeñamos.

Queremos que la gente sienta este soporte constante y esta colaboración desde nuestra parte. Esto nos ayuda también, hablando de Naaloo, a poder hacer un seguimiento exhaustivo con todo lo que tiene que ver con el desempeño y el desarrollo del personal, para poder gestionar estas capacitaciones y esta promoción interna, que para nosotros es tan importante. Es un trabajo muy específico, en el cual necesitamos que todos los contenidos y todo el conocimiento que pueda tener nuestros directivos, sea accesible también para nuestros empleados.

Me gustaría nombrarte algunas de las funcionalidades y que me cuentes algo de ellas:

– Funcionalidad de Gestión de Ausencias y vacaciones

Era lo que nos instó a mejorar la organización. Más que nada, como te comentaba, el personal está muy distribuido, prácticamente donde se encuentra administración no es donde se encuentra el personal operativo trabajando diariamente. Con lo cual se nos hacía un trámite bastante engorroso poder desplazarnos o poder gestionar algún permiso. Tenía que ser por mail, eso demora. No toda la gente con respecto a la solicitud de permisos tenía acceso a un mail en el momento, porque bueno, el tipo de trabajo no lo permite. 

Entonces Naaloo nos facilitó ampliamente que se puedan solicitar en tiempo y forma para nosotros poder tener una planificación de las tareas con una anticipación adecuada. Que la gente pueda en el momento que lo necesita, con la antelación suficiente, poder solicitar los permisos médicos, salir más temprano, etc. De las ausencias que ya venían por defecto en Naaloo que estaban tomadas del convenio, nos permitieron agregar otras que solicitamos nosotros. Todo eso se volvió automático. 

Nosotros al ser un servicio tercerizado, que es mano de obra, tenemos que informar en tiempo y forma a nuestros clientes. Entonces, nos parece importante también, poder enviar la documentación del permiso, con el turno médico, la foto, etc. Así como nos llega, en el momento, hacemos la comunicación al cliente que corresponda.

“Naaloo nos facilitó ampliamente que se puedan solicitar en tiempo y forma para nosotros poder tener una planificación de las tareas con una anticipación adecuada para informar a nuestros clientes”

Funcionalidad Documentos

Es una de las funcionalidades que más utilizamos. Nuestros clientes que son grandes empresas tienen una gran necesidad de tener al día toda la documentación de las personas que trabajan en sus instalaciones. Con Naaloo, esa documentación y los legajos están actualizados todo el tiempo. Porque tenemos que presentar desde estudios médicos, hasta cualquier tipo de documentación que esté en el legajo, recibo de haberes, etc. Todo eso lo actualizamos en cada legajo quincenalmente. Para presentarlo todos los meses, antes del 15 de cada mes.

Antiguamente, ibamos con la copia del recibo hasta donde estuviera cada una de las personas (porque muchas veces no pasa por nuestra base en 3 de Febrero); Que lo firmen; volver, escanearlo y mandarlo todo junto, ordenarlo alfabéticamente. Como son quincenas, es realizar todo eso con los dos recibos por persona, por mes.

Era todo un trabajo artesanal, prácticamente. Con lo cual de esta forma se acelera mucho esta gestión, que a veces, entre idas y vueltas podía demorar 10 días o más, si la persona no estaba o si salía de vacaciones, etc. Era algo que puede parecer sencillo, pero era bastante engorroso y lo pudimos resolver de manera inmediata con la app.

Gestión del Tiempo

Estamos utilizando el sistema remoto de gestión de tiempo, porque los colaboradores no pasan por la planta. Entonces, nos es muy útil el fichaje remoto y lo controlamos todas las mañanas. Hay una persona que se encarga de supervisarlo. Es algo que antes no podíamos hacer, y ahora nos indica exactamente la hora, la geolocalización y la foto de la persona en el momento que ficha.

Funcionalidad de Gestión de Entregas de equipos de protección

Nos parece súper importante esta herramienta y facilita la gestión, sobre todo la solicitud de elementos de protección que pueden realizar los trabajadores desde la app. Teniendo en cuenta que hay una programación de entregas que muchas veces no se condice con la necesidad del trabajador. Por lo cual, es muy importante que tenga la opción de solicitarlo por Naaloo, de poder adjuntar alguna foto a modo de evidencia del estado del elemento de protección, para nosotros poder gestionar de manera inmediata el recambio del elemento y, sobre todo, también nos sirve para poder prever la compra anticipada de los elementos. A veces nos ocurría que al no saber o al no tener ese contacto diario que tenemos ahora, muchas veces teníamos que salir corriendo a comprar determinados elementos, porque no sabíamos cuál era el recambio que tenían que tener de esos elementos. Con la app, esto se va mejorando día a día, como para tener una previsión en la compra de esos elementos.

Comunicaciones

Antes nos manejábamos de manera más informal, por así decirlo. Tenemos un grupo de WhatsApp que se sigue utilizando para el trabajo diario, pero mediante la aplicación le damos el carácter de una comunicación más formal. Sobre todo, que se comunique en tiempo y forma a todo el personal o al personal que lo requiera si hay una comunicación puntual que realizar. 

Antes era mucho más informal, porque lo hacíamos por privado. En esta actividad, el acceso al mail lo tiene un supervisor, el trabajo diario no permite que estén chequeando el mail y siempre se hacía mediante WhatsApp o una llamada de teléfono y al final quizás en esa llamada a alguno se le puede comentar una cosa, a otro de otra manera, y se presta a confusión. De esta manera, como se puede también adjuntar documentos, fotos o cualquier tipo de comunicación que tenga que ver, sobre todo en nuestro caso con Higiene y Seguridad o cualquier circular relacionada a alguna metodología de trabajo que se vaya a implementar, ahí estamos seguros que la persona comprendió lo que se comunica y es súper importante.

¿Hay alguna que no hayan utilizado todavía y estén planeando hacerlo?

Nos gustaría empezar a utilizar Feedback. Nos parece muy importante y una herramienta que tenemos que empezar a explotar. Hace bastante poco que estamos con la app, tratando de investigar ciertas cosas y poniendo en práctica varias de las funcionalidades. Nos parece que Feedback va a ser bastante provechosa con esto de las capacitaciones y desarrollo, con intervenciones en concreto. Es algo que en este 2022 queremos implementar.

¿Están realizando nuevas tareas gracias a Naaloo?

Estamos teniendo mucho más tiempo para dedicarle a las tareas que antes hacíamos a las corridas. Esto lo que nos da es un respiro. Somos pocos, como te comentaba, que hacemos bastantes cosas. Somos solamente 3 personas en el sector administrativo, parece que es mucho, pero es poco, porque hacemos un poco de todo. 

Nos dio tiempo para poder ocuparnos de otras gestiones, porque la gestión manual nos insumía bastante tiempo entre la firma de recibos, desplazarnos a hacer firmar recibos, el mail que hay que explicar ciertas situaciones acerca de las ausencias, etc. Ahora envío, mando el print de pantalla del permiso, mando el documento adjunto y no tengo más problemas con respecto a eso, de cara a los clientes. Es una formalidad que se agrega, que es mucho más sencilla a la hora de poner en conocimiento de la situación al cliente. Eso aportó mucho más profesionalismo a nuestro trabajo y por otra parte, como te decía, nos dio aire y tiempo para poder dedicarnos a otras gestiones de las tantas que tenemos que hacer los que trabajamos en una pyme. 

Por último, ¿Qué le dirías a una pyme que está dudando de empezar con Naaloo?

Les diría que no lo duden. La verdad que nosotros estuvimos en la búsqueda, sentíamos esa necesidad de encontrar una ayuda externa que nos brindara una solución sencilla y rápida, sobre todo, de implementar. Lo pudimos lograr y la verdad que lo recomiendo porque van a tener mucho tiempo para poder dedicarle a otras cuestiones que son igual de importantes. Con esta parte resuelta, es dejar en buenas manos esta gestión que es tan minuciosa y tan delicada. 

Si te gustó este caso, aquí debajo te van a aparecer otros casos de éxito de la plataforma. Y si estás pensando en comenzar con un Software de Recursos Humanos, no lo dudes más, como dijo Lelia y pedí ya una demostración sin cargo. En ella podrás recorrer la plataforma junto a nuestros especialistas, despejar todas tus dudas y obtener una prueba gratuita para experimentar en primera persona todo lo que Naaloo puede hacer por tu pyme. Si tienes cualquier otra duda, puedes escribirnos desde la sección de contacto y te responderemos a la brevedad. ¡Nos vemos!