La distribución de responsabilidades en un equipo es un trabajo que trae sus desafíos. Muchas veces hay varias personas dedicadas al mismo tema, otras veces como “todos nos ocupamos” finalmente nadie lo hace. A veces, no hay claridad sobre quién debe hacerlo o, peor, puede suceder que no hayamos identificado la necesidad de llevar adelante una tarea.
Veamos cómo las descripciones de puestos, pueden ser una herramienta para gestionar las tareas dentro de una pyme.
No hay una única forma de distribuir responsabilidades. Cada organización debería tener su propio proceso de análisis de puestos, para agrupar de la mejor manera las responsabilidades necesarias para lograr los objetivos. El resultado de este proceso de análisis es un documento que se llama descripción y perfil del puesto.
En este punto, es importante destacar que hay que pensar más en la función a desempeñar que en la persona que está desempeñando esa función.
La descripción del puesto nos dice objetivamente qué es lo que se espera de quien que se siente en la silla. No describe a la persona ni su desempeño -es decir, cómo se está sentando en la silla.
Qué debe incluir una descripción del puesto
El documento concentra todas las informaciones vinculadas al puesto:
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su objetivo,
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responsabilidades,
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las relaciones con otros puestos,
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los conocimientos y requisitos que debe desempeñar quien lo ocupe (por ejemplo, contar con cierto nivel de estudios o tener carnet para manejar autoelevadores).
También incluye las condiciones laborales que encuadran la posición y las competencias y niveles que se requieren para desempeñar el puesto con eficiencia. ¿Se necesita más de orientación a resultados o de trabajo en equipo?
Un documento que debe ser actualizado
La Descripción del Puesto es una herramienta de trabajo y no es estática. Tiene movimiento cuando se modifica un proceso o cambia el volumen de tareas, por ejemplo.
Muchas veces la necesidad de incorporar personal o la evaluación de desempeño representan buenos momentos para revisar si este documento necesita una actualización.
Procesos y beneficios de las descripciones de puestos
Le sacamos provecho a las Descripciones de puestos porque
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Tener acceso a este documento le da claridad al alcance del puesto y ayuda a acordar sobre el contrato psicológico con quien ocupa la posición.
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Permite identificar necesidades de capacitación y diseñar planes de desarrollo.
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sirve al momento de seleccionar o evaluar una persona porque brinda parámetros de comparación objetivos.
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Favorece la sincronización con el resto de los puestos.
La organización eficiente de las tareas promueve alcanzar los objetivos de la organización. Si necesitás ayuda, no dudes en ponerte en contacto para optimizar y digitalizar tu área de recursos humanos. Además, no te olvides de seguirnos en las redes (LinkedIn, Facebook, Instagram y Twitter), para poder recibir las nuevas cápsulas, tips, webinars y más. ¡Nos vemos!
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