3 criterios claves para elegir un Software de Recursos Humanos

Las formulas mágicas no existen pero …

El desorden administrativo o la falta de automatización se traducen sin duda en pérdida de tiempo y en mayores costos. Quizá no nos demos cuenta en el día a día, pero si nos detenemos a analizar todo el tiempo que se pierde en hacer en forma manual tareas repetitivas, veremos que nos consumen muchas horas a la semana sin aportar valor para la empresa, horas que se podrían dedicar a lo que importa de verdad. 

Seguramente ya lo hayas pensado y, si tienes a cargo las tareas de Recursos Humanos, te gustaría encontrar una fórmula mágica para olvidarte de los Excels, emails, legajos en papel y miles de carpetas de archivos en tu ordenador con información de tus trabajadores. Incluso, por ahí, buscaste distintos softwares y soluciones que te ayuden a buscar tus objetivos y estás evaluando cuál es el mejor. En este artículo queremos ayudarte con eso. 

A continuación, vamos a describir los 3 principales aspectos que toman los directores de Recursos Humanos a la hora de elegir una nueva plataforma para implementar procesos más efectivos en sus áreas.

Criterios para elegir un Software de Recursos Humanos

Soluciones Reales 

En las páginas y demostraciones que ofrecen los software, muestran sus mejores herramientas y seguramente muchos parecen deslumbrantes, pero ¿Soluciona tus problemas? ¿Está pensado para tu mercado? 

Es importante no poner el carro delante de los bueyes. Antes de empezar tu búsqueda, debes tener en claro cuáles son tus requerimientos, qué tareas necesitas que el software solucione. No dudes consultar a tu equipo para obtener distintos enfoques. Anota los requerimientos en una lista y déjala a la vista todo el proceso.

Seguramente, en el camino descubras soluciones que no habías pensado. Aquí te dejamos las funcionalidades que posee Naaloo, para que verifiques si hay procesos que puedes mejorar y no sabías que se podía hacer con una plataforma. En nuestra experiencia, las herramientas que más solicitan las pymes son la automatización de la gestión documental, gestión de vacaciones y el centro de mensajes. Porque son las más utilizadas diariamente. Además, los indicadores (KPIs) que reúnen y organizan todos los datos recolectados, para tomar mejores decisiones. 

Otro punto importante a la hora de hablar de soluciones es la flexibilidad del sistema. Algunos softwares se acercarán mucho a lo que buscas y otros tendrán estructuras que difieren de tus requisitos. Cuando tengas una selección de candidatos, contáctalos y preguntes qué tan flexible es el software, cómo puede adaptarse a tus requisitos y si pueden realizar nuevos desarrollos que cumplan con tus necesidades. Es importante que el software pueda acompañarte en el desarrollo futuro de tu pyme y con herramientas personalizadas. 

Todo esto suena a mucho trabajo, ¿no? Por eso el próximo paso es la experiencia, es clave elegir una empresa que además de brindarte un buen software te aliviane el proceso de implementación y te acompañe en todo momento.

Buena experiencia Usuario

Es importante que el software sea fácil de manejar e intuitivo para todos tus colaboradores. Contratas la plataforma para que te ahorre tiempo y es importante que su manejo sea simple para que luego de una capacitacion rápida, todos los colaboradores puedan utilizarlo sin consultar un manual de usuario para cada herramienta. Además de la automatización de procesos, una experiencia fluida para los usuarios es fundamental para alivianar el peso de las tareas. A continuación vamos a repasar los puntos más importantes para una buena experiencia.

Primeros pasos. Vas a implementar un software para que te de soluciones y no más problemas ¿Verdad? Por eso es importante que desde el momento que lo eliges, incluso desde el momento en que consultas, sientas que la empresa te acompaña. Por ejemplo, Naaloo, posee un servicio de implementación y configuración que llamamos Full Responsive, porque se adapta 100% a las necesidades y capacidades de cada cliente, haciéndolo un proceso fácil y fluido. 

Distintos perfiles de usuarios. Una pantalla diseñada exclusivamente para cada tipo de usuario con lo que va a utilizar a mano y sin las funciones que no utiliza, ayuda a despejar la visión y facilitar su navegación. Naaloo posee el portal administrador, el portal colaborador y el portal freelancer, cada uno con herramientas y permisos según sus funciones. 

Capacitaciones y mesa de ayuda. Pregunta cuántas capacitaciones te brindarán y para cuántos tipos de usuarios. Es vital tener un arranque seguro y, sobre todo, que puedas consultar tus dudas posteriormente. 

Piensa en cualquier nueva plataforma que hayas empezado a utilizar (una red social, un e-mail o cualquier gestor). En el momento de las capacitaciones no surgen la mayoría de las dudas, sino al momento de empezar a realizar las tareas. Por eso te recomendamos consultar por la asistencia del día a día: la disponibilidad de un Helpdesk, la posibilidad de iniciar reclamos y de asistencia permanente.  Es fundamental acompañar al talento humano con una comunicación directa donde puedan consultar e iniciar tickets de reclamos, para ofrecerles una solución que les permita realizar sus tareas de la mejor manera.

Software Cloud 

Luego de la pandemia, cualquier software que no sea accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento, es descartado en la primera ronda como opción. 

Esto quiere decir que el software debe estar alojado en internet, también llamado en la nube o tecnología Cloud, posibilitando su acceso desde cualquier dispositivo con internet. Es imprescindible que puedas acceder a tu gestor de recursos humanos desde donde estés, esto quiere decir que además de ser cloud, debe ser responsive tanto para computadora, como contar con una app para smartphones y tablets. Tus colaboradores deben poder estar conectados y resolver cualquier situación desde tu celular. Como por ejemplo, gestionar sus vacaciones, realizar informes o completar distintas tareas a distancia y con la mayor comodidad.

También debes corroborar los certificados de seguridad que te proveen los softwares. Hace tiempo que los servidores remotos son mucho más seguros que tener todo en una computadora de escritorio o en un disco duro externo. Ya que tu información está siempre disponible, o corre riesgo ante un daño en el dispositivo o robo y además poseen softwares mucho más complejos de seguridad que cualquier oficina. 

Por último, verifica que el software te provea actualizaciones periódicas y sin costo. Por lo menos, para Naaloo esto es una prioridad, ya que asegura ofrecer un mejor software de gestión para pymes con cada actualización y es nuestro propósito que todas las compañías puedan contar con eso.

Tiempo para tareas más desafiantes

Todas estas funciones no solo simplificarán el día a día y volverán más productiva a la empresa, sino que mantendrán más motivados a tus colaboradores. Esto se da porque al reducir las tareas rutinarias y permitirles administrar sus funciones, tienen tiempo para las tareas para las cuales se prepararon. Sobre todo en las nuevas generaciones hiperconectadas, los millennials y centennials, que esperan un mayor grado de digitalización y flexibilidad en sus trabajos. 

La digitalización en la gestión de personas es un un factor crítico a la hora de mantenerse y crecer en un entorno tan cambiante. El sector de Recursos Humanos es un excelente área para empezar una transformación digital, que adelante a la empresa por sobre su competencia. 

Esperamos que este artículo te haya servido para tener un panorama más claro. Si te quedó alguna duda, te dejamos el contacto de nuestros especialistas para consultarles o pedir una demostración gratuita. Día a día trabajamos para hacer de Naaloo, el software más completo y fácil de usar.