Fórmula Bradford: El impacto del ausentismo en las organizaciones.

En la nota anterior hablamos de cómo optimizar los procesos de la gestión de vacaciones, pero hay un tema fundamental que va más allá de la organización y planificación, y es vital para el funcionamiento de la empresa: ¿Conviene que los empleados fraccionen sus días de vacaciones o que se tomen todos los días de una vez? Esta pregunta también aplica al resto del año, en su variante: ¿Cuánto afecta las licencias sin aviso a tu organización? Aunque no lo creas hay una fórmula que te ayuda a calcular esto y a adaptarte mejor a las ausencias ¡Vamos a verla!

El Bradford Factor, o Fórmula Bradford, es el resultado de una investigación realizada en la Universidad de Bradford en West Yorkshire, Inglaterra, en la década de 1980. Ahí, se descubrió que las ausencias frecuentes de corto plazo son más perjudiciales que las de largo plazo. En base a esto, se sistematizó y desarrolló una escala para que las empresas pudieran calcularlo.

En cualquier empresa, es frecuente que los empleados deban solicitar días de ausencias y, generalmente, el impacto del ausentismo es analizado en función de una única variable: la cantidad de días de caídos. 

Según el Factor Bradford, no todas las ausencias de los empleados tienen el mismo impacto en la organización. Supongamos que cuatro trabajadores se tomaron la misma cantidad de días libres (diez días) por enfermedad durante un año, pero con diferentes patrones de ausencia (frecuencia). En estos casos, el impacto en la organización será diferente. 

El factor Bradford es una fórmula que te permite profundizar el impacto que el ausentismo está teniendo en tu organización ¿Cómo lo hace? agrega peso a las ausencias repetitivas y a corto plazo, considerando que ellas son las que mayor impacto tienen en la productividad de la organización.

¿Cómo se calcula una puntuación de factor de Bradford individual?

La fórmula oficial se escribe de la siguiente manera: S x S x D = B

S: Es el número total de ausencias de un empleado durante un período determinado.

D: Representa el número total de días de ausencia de esa persona durante el mismo período establecido. 

B: Es el resultado en puntos del factor de Bradford.

¡Parece una ecuación muy compleja, pero en realidad es simple! Lo que hacemos es tomar el total de períodos de ausencias, multiplicarlo por sí mismo y luego multiplicarlo por el día total de días de absentismo; este cálculo nos dará un puntaje que será el indicador Bradford.

Supongamos que un empleado se tomó dos licencias de cinco días. En ese caso sería: 2 (S = cantidad de ausencias) por 2 (S = cantidad de ausencias), por cinco (cantidad de días). Esto nos daría un puntaje de 20. 

Comparémoslo con otros ejemplos en base a 10 días de ausencia: 

• Una (1) de ausencia de diez días (1 × 1 × 10) = 10 puntos

• Tres (3) ausencias; una de una, una de tres y una de seis días (3 × 3 × 10) = 90 puntos

• Cinco (5) ausencias; cada uno de dos días (5 × 5 × 10) = 250 puntos

• Diez (10) ausencias; cada uno de un día (10 × 10 × 10) = 1000 puntos

• Una (1) ausencia; con una duración de un año -240 días hábiles- (1 × 1 × 240) = 240 puntos

¡Cuanto más alto es el puntaje, más perjudicial se considera

que un empleado es para la empresa! 

Un puntaje de 250 / + se considera uno de los principales factores desencadenantes del factor Bradford para ausencias severas. Sin embargo, un empleado puede estar ausente por más días y tener un puntaje más bajo que otra persona, si la mayoría de esos días son consecutivos. Esto se debe a que las ausencias que se producen en grupos de días consecutivos se consideran menos perjudiciales para la productividad general de la empresa, que los días de ausencia individuales espaciados al azar. Esto es, porque las ausencias cortas y sin aviso rompen la planificación realizada previamente y distorsionan el funcionamiento diario de la empresa, al perder las funciones ejercidas por el puesto del empleado ausente. 

¿Cómo puede una pyme usar el factor de Bradford?

Como lo mencionamos, el factor Bradford es solo una escala para poder exhibir el impacto de la ausencia a corto plazo en una organización. Esto quiere decir que no hay una forma correcta o incorrecta de usarlo. Es solo una herramienta y cada organización debe adaptarla a sus necesidades y realidades.

Lo habitual es que cuando un colaborador alcanza una puntuación de factor de Bradford establecida, se desencadene una acción correctiva para evitar continuar afectando la productividad de la organización. 

Supongamos que una empresa aplica la escala Bradford para poder analizar el impacto de las ausencias injustificadas de su nómina de personal y definir las acciones para cada caso.

El ejemplo podría ser el siguiente: 

51 puntos = advertencia verbal

201 puntos = advertencia escrita

401 puntos = advertencia con suspensión

601 puntos = análisis de antecedentes y próxima acción

Como podemos ver, lo que se analiza en este caso no es solo la cantidad de días que falta un colaborador, sino el impacto que tuvo su ausencia en la organización y por ambas circunstancias es que se define la acción a tomar. 

En nuestra experiencia, mostrarle a un empleado su puntaje de factor Bradford continuo puede tener un gran efecto de motivación, porque se enorgullecen de ver su puntaje lo más bajo posible. Esto se aplica incluso cuando la organización no tiene ningún sistema disciplinario formal o desencadenantes basados ​​en el factor Bradford.

Software para la gestión de ausencias.

La fórmula Bradford es un excelente complemento para analizar el impacto del absentismo en tu organización, pero no es lo más importante. Para utilizar esta o cualquier otra fórmula, primero es fundamental contar con datos y que estos sean fiables, y que se encuentren actualizados. ¿Cómo gestionas actualmente las ausencias en tu organización? ¿Todavía usas Excel? Excel es un gran software, de eso no hay duda, como tampoco que no está diseñado para la gestión de Recursos Humanos y como el manejo de las licencias, ausencias y permisos puede ser engorroso, si aún no lo has sistematizado y automatizado te recomendamos que lo hagas, porque ello, no solo te va a permitir ahorrar tiempo y dinero, sino disponer de datos fiables y la capacidad de poder rastrearlos regularmente. 

        Te contamos otros beneficios que te aportará una plataforma como Naaloo, con gestión de ausencias:

• Permite visualizar en tiempo real las vacaciones y ausencias, actuales y próximas, de todos los colaboradores de la organización.

• Ayuda a organizar y planificar de manera más eficiente las tareas de cada uno de los empleados.

• Automatiza la asignación de días de vacaciones o licencias que le corresponden según la política configurada.

• Ahorra tiempos significativamente en los procesos de aprobación de las solicitudes de licencias recibidas.

• Permite a la nómina conocer las políticas que le fueron parametrizadas y los días asignados para cada ausencia habilitada.

• Brinda a los colaboradores la posibilidad de autogestionar sus solicitudes de ausencias y conocer su estado de aprobación.

  
  

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