Uno de los impactos positivos que tuvo esta pandemia es la despapelización o digitalización de todas las organizaciones, sobre todo de las pequeñas y medianas empresas. La gestión de Recursos Humanos fue una de las áreas más afectadas, ya que en gran parte se efectuaban sus tareas diarias de manera presencial, y una de las que mayor obligatoriedad poseían era el reparto y firma de los recibos de haberes.
Fue así que se inició un proceso de digitalización sin tanta previsión que llevó desde soluciones básicas como un scanner a plataformas específicamente diseñadas con ese fin. Si bien en los primeros casos fue un dolor de cabeza, para los segundos fue una gran sorpresa y lo sabemos por la experiencia de nuestros clientes. Muchos buscaban una forma de enviar los recibos o de contar con firmas electrónicas y se llevaron la sorpresa de una suite de herramientas que le solucionaban muchos otros inconvenientes que tenían en ese momento como la gestión de ausencias, comunicaciones y mucho más. Pero volvamos al problema inicial: cómo generar, repartir, firmar y ver los recibos de sueldo a la distancia.
¿Qué es un recibo de sueldo digital?
El recibo de sueldo digital es una versión electrónica del comprobante en papel que habitualmente manejan las empresas, con la misma validez legal. Esto último es importante resaltar que tanto su envío como su firma, realizadas en las condiciones adecuadas, tienen la misma validez que el recibo firmado en papel.
Su aprobación data desde mucho antes de la pandemia. En el año 2011, el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social dispuso que las plataformas digitales eran capaces de emitir documentos laborales, entre los que se encuentra la liquidación de haberes. Para comenzar a utilizar la firma digital o electrónica no es necesario realizar ningún trámite. Solo se deben cumplir algunos requisitos como que el colaborador pueda acceder sin costo alguno, descargar el archivo o firmar en disconformidad, entre otros.
Vale aclarar que Naaloo cumple todos los requisitos legales y facilita este proceso a sus usuarios, permitiéndoles contar con recibos y firmas electrónicas desde el inicio de uso de la plataforma y simplificando todos los procesos que conlleva. Un ejemplo de esto, es la herramienta de envío masivo que permite subir un documento con todos los recibos, dividirlo en documentos individuales y enviarlos automáticamente a cada colaborador en un solo clic. Mira en detalle este proceso en el siguiente video.
Firma Electrónica en Naaloo, por Carlos
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¿Qué beneficios brinda los recibos de sueldos digitales?
Ya que nombramos la funcionalidad de envío masivo, hablemos en profundidad de los beneficios de realizar una transformación digital de esta tarea. Antes que nada, queremos mencionar una ventaja que para nosotros es muy importante y es la eliminación del uso de papel, que ayuda a reducir la huella de carbono y ser más amigables con el medio ambiente. Debajo, te dejamos algunas experiencias de nuestros clientes y te contamos sus principales ventajas.
Productividad y reducción de costos
Sin duda, la primera ventaja frente a su versión física es la automatización de tareas, que conlleva hasta un 70% de ahorro en tiempos y recursos.
Tareas que se automatizan y eliminan:
- La división de los recibos de sueldo en archivos individuales.
- La impresión de los documentos (eliminando gastos como impresoras, papel, tinta y carpetas).
- La entrega o envío a todos los colaboradores del recibo de sueldo (eliminando logística y distribución).
- La firma por parte de la empresa.
- La solicitud de firma a cada colaborador.
- La recolección de los comprobantes ya firmados.
- El seguimiento del estado del total de la documentación.
- El archivado en carpetas y depósitos de los recibos.
No solo ahorra tiempo del personal de administración y recursos, también permite implementar buenas prácticas, optimizando y homogeneizando procesos y disminuyendo errores humanos.
Seguridad
Esto se puede ver en varios aspectos. Uno de ellos es a nivel de software, ya que Naaloo utiliza los máximos estándares en seguridad, criptografía asimétrica y se encuentra en los servidores de Amazon, uno de los más seguros del mundo. Sumado a esto, la necesidad de logueo por cada colaborador para ver sus documentos y datos, permite asegurar la confidencialidad y una mayor seguridad de la información.
Además, la digitalización de la firma le da un respaldo legal, al documento y la rúbrica, superior a su versión en papel. Nuestra firma electrónica es 100% vinculante y con plena validez jurídica, cumpliendo con la Ley de Firma Digital 25.506 y las leyes de firma electrónica de Argentina, Unión Europea, Estados Unidos y las leyes más avanzadas a nivel mundial.
Inmediatez
Anteriormente hablamos del ahorro de tiempo del equipo administrativo, pero este no es el único impacto positivo en los tiempos de la organización. Como se puede ver en el caso de Codimat, el proceso de firmado en físico suele extenderse por varias semanas, incluso con extravío de documentación. Al implementar Naaloo se eliminan los tiempos muertos del proceso, haciendo que en el momento en que se envía el documento, ya el colaborador cuente con él y cuando lo firma, ya la empresa lo tiene firmado y archivado en el acto. Como nos decía, Martín Holgado de Codimat: “El tiempo que me ahorro en entregar cada uno de los recibos de sueldo, no puedo dimensionarlo”.
Trazabilidad
Estamos en la era de la trazabilidad para optimizar procesos y lograr mejores resultados. Realizar un seguimiento y control de la documentación ya sea en papel o en Excel es realmente un trabajo que se lleva toda la admiración de nuestro equipo, por la cantidad de energía que requiere. Cada vez que vemos un cliente sorprendido por el tablero de métricas y estados de documentación, nos ponemos tan felices como él o ella. A través de Naaloo puede ver quién recibió, vio o firmó el recibo de sueldos, si lo realizó en conformidad y, en caso de que esté pendiente, mandarle un recordatorio.
Accesibilidad
Los colaboradores también ganan con este sistema, ya que cuentan con los recibos de sueldo siempre en su bolsillo. En cualquier momento en que lo requieran, como dicen nuestros clientes: “por la obra social o préstamo”, pueden abrir la app de Naaloo y mostrarlo al instante. Así se elimina el pedido habitual del recibo de sueldo o una copia, si lo extraviaron.
Experiencias Naaloo – Firma Electrónica
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¿Cómo digitalizar los recibos de sueldo?
Empezar con Naaloo es muy simple, ya que, además de ser una plataforma 100% pensada para simplificar las tareas de las pymes, contarás con el apoyo de todo nuestro equipo. Una vez que empecemos a trabajar juntos, haremos una simple configuración de la firma de los colaboradores y la empresa y en días podrás enviar tu primer recibo de sueldo digital. ¡Y eso solo es una décima parte de los beneficios!
Una vez que cuentes con Naaloo vas a contar con un gran abanico de funcionalidades como: Gestión de vacaciones y ausencias, Gestión de Entregas (EPP), Gestión Documental, Organigrama automático, Firma Electrónica, Comunicaciones, Feedback, Portal del Colaborador, Gestión del Freelancer, Métricas e informes, Capacitación y Control Horario.
No podemos describirte cada una de estas herramientas en este artículo porque se haría infinito, por eso queremos invitarte a realizar una demo gratuita, donde nos cuentes tus desafíos y ofrecerte las herramientas que permiten superarlos.
Estamos seguros de que podemos aliviar el peso de tus tareas diarias, por eso queremos ofrecerte una prueba sin cargo, para que puedas experimentar los beneficios antes de realizar el primer desembolso. Contacta ya a nuestros profesionales y solicita una cita con el fin de descubrir todo lo que puede hacer Naaloo por tu compañía…
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