Muchas pymes todavía gestionan los horarios de forma manual o con sistemas poco eficientes, lo que genera problemas que afectan la productividad. El registro impreciso de horas puede llevar a pagos erróneos, sobrecostos en horas extra no justificadas y dificultades para planificar turnos. Además, el desconocimiento en tiempo real de quién está trabajando y quién no puede derivar en conflictos y una mala organización interna.
La solución a veces puede parecer un poco antipática, pero las pymes que ya han implementado una solución digital de control horario lograron eliminar estos problemas y optimizar su operación diaria. En esta nota, exploramos cómo un software de control horario puede hacer la diferencia en la gestión de recursos humanos y cuáles son sus principales beneficios.
Los problemas de un control horario manual en pymes
Muchas empresas aún llevan el registro de horas en planillas de Excel, con tarjetas de papel, reloj digitales o incluso con mensajes de WhatsApp. Estos métodos no solo consumen mucho tiempo administrativo, sino que también presentan errores y dificultades, como:
- Errores en la carga de datos: Si se ingresan manualmente, siempre hay margen de error.
- Dificultades en la liquidación de sueldos: La falta de un registro confiable de horas normales, extras y licencias complica el cálculo de haberes.
- Falta de visibilidad en tiempo real: No hay forma de saber quién está trabajando en cada momento ni desde dónde.
- Dificultad para planificar turnos: Sin información clara, los equipos de trabajo pueden quedar desorganizados y sin cubrir ciertos horarios.
- Demoras en el fichaje: En empresas con horarios fijos, la falta de un sistema ágil genera largas colas en la entrada y salida.
- Ausencia de trazabilidad: Si un colaborador reporta que trabajó más horas de las registradas, es difícil comprobarlo sin un sistema confiable.
En BlueDraft, por ejemplo, se encontraron con el desafío de rastrear desde dónde fichaban sus colaboradores, ya que su ART requería esta información. Gracias a Naaloo y su funcionalidad de registro de horas, lograron obtener datos precisos de cada registro sin margen de error.
Automatizar el control horario: el cambio que necesitan las pymes
La solución a estos problemas es automatizar el control horario con un software diseñado para gestionar el tiempo de trabajo de forma eficiente y precisa.
Las pymes que han dado este paso han logrado:
Eliminación de errores en la liquidación de sueldos
Los errores en la liquidación de sueldos pueden generar importantes inconvenientes tanto para la empresa como para los colaboradores. Cálculos incorrectos de horas extra, descuentos mal aplicados o registros incompletos pueden derivar en conflictos internos y reclamos innecesarios.
Con un sistema digital, la información de cada jornada laboral se registra de forma precisa y automática. Esto permite que al momento de liquidar los sueldos, la empresa tenga un detalle exacto de las horas trabajadas, evitando discrepancias y optimizando el proceso de pago.
Optimización en la planificación de turnos
Una mala distribución de turnos puede generar desorden y afectar la productividad. No saber con certeza quién trabaja cada día, tener superposición de horarios o no contar con la cantidad de personal suficiente en determinados turnos puede derivar en sobrecarga de trabajo y desorganización.
Naaloo permite planificar turnos de forma eficiente, asignando horarios de manera equitativa y asegurando que cada equipo tenga la cantidad de personal necesaria en cada jornada. Además, facilita la redistribución en caso de ausencias o cambios de último momento.
Acceso a información en tiempo real
La falta de información inmediata sobre el estado de asistencia de los colaboradores es una complicación para la gestión diaria de cualquier empresa. Sin datos actualizados, es difícil tomar decisiones rápidas ante imprevistos, como ausencias o cambios en la jornada.
Desde una sola pantalla, líderes y supervisores pueden visualizar en tiempo real quiénes están trabajando y desde dónde, y si se encuentran dentro de su jornada o no. Esto permite mejorar la operatividad, reaccionar con rapidez ante cualquier inconveniente y tener un mayor control sobre la jornada laboral de cada colaborador.
Reducción de tiempos de fichaje
En empresas con horarios fijos, el ingreso y egreso del personal puede generar demoras innecesarias. El uso de planillas manuales o relojes dactilares genera largas colas en los accesos, afectando la puntualidad y el flujo de trabajo.
Con Naaloo, los colaboradores pueden registrar su entrada y salida en segundos, desde su celular, computadora o un punto de control con código QR. Esto elimina tiempos muertos, mejora la experiencia del equipo y facilita la gestión del tiempo en cada jornada.
Evitar fraudes o confusiones en el registro de horas
El fichaje manual o basado en sistemas poco seguros puede dar lugar a registros falsos o inexactos. La falta de trazabilidad en los horarios de entrada y salida permite que algunos colaboradores registren horas que en realidad no trabajaron, lo que representa un sobrecosto para la empresa.
Con un software que incorpora geolocalización y reconocimiento facial, la empresa puede asegurarse de que cada fichaje sea legítimo. Esto garantiza un control horario transparente y evita fraudes o malentendidos en la carga de horas trabajadas.
En el caso de Jardín Zen, un restaurante con turnos rotativos, los gerentes a veces no estaban presentes hasta el cierre del turno noche, por lo que no podían verificar los horarios reales de ingreso y egreso. Con Naaloo, ahora pueden ver en un clic los horarios trabajados de cada colaborador, mejorando la organización de los equipos.
Los beneficios de contar con un sistema digital de control horario
Automatizar el control horario no solo simplifica la gestión del tiempo, sino que también tiene beneficios a largo plazo que impactan en toda la empresa:
📌 Reducción de costos: No requiere de equipos como identificadores de huella y permite el trabajo remoto.
📌 Liquidaciones más rápidas: Los detalles de horas permiten al equipo contable liquidar los sueldos en minutos.
📌 Mayor transparencia: Los colaboradores pueden acceder a sus horarios y verificar sus registros en cualquier momento.
📌 Monitoreo en tiempo real: Supervisores y gerentes pueden saber quién está trabajando y desde dónde en cualquier momento.
En Grupo GRP, las largas colas en el ingreso y egreso eran un problema recurrente. Con un sistema digital, lograron hacer el fichaje mucho más ágil y fluido, sin demoras ni congestión en los horarios pico.
Cómo Naaloo simplifica el control horario en tu pyme
Registrar las horas de tu equipo puede ser un gran desafío, pero la digitalización permite automatizar y optimizar este proceso. Naaloo ofrece un sistema integral que ayuda a gestionar la jornada laboral de forma más eficiente, reduciendo errores y facilitando la administración del equipo.
🔹 Fichaje presencial y remoto: Los colaboradores pueden marcar su ingreso y egreso desde su celular, computadora o mediante un código QR en la oficina. Esto elimina las filas y el tiempo perdido en los accesos.
🔹 Reportes detallados: Accede a informes completos sobre las horas trabajadas, diferenciando las horas normales, extras, licencias y vacaciones y más.
🔹 Geolocalización y reconocimiento facial: Asegura que cada fichaje sea válido y evita fraudes o errores en la carga de horas. Los supervisores pueden ver desde dónde fichó cada colaborador, algo esencial para empresas con equipos remotos o en diferentes ubicaciones.
🔹 Gestión de turnos y ausencias: Planifica de manera eficiente los horarios de cada colaborador, evitando superposiciones y garantizando que siempre haya personal disponible en cada turno.
🔹 Liquidación de sueldos en minutos: Con los datos automatizados y desagregados por tipo de hora, el proceso de pago es mucho más rápido y preciso, evitando errores en la remuneración de los colaboradores.
Empresas como Ayres de Café destacan que, gracias a Naaloo, los supervisores pueden verificar desde su celular quién debe asistir cada día, quién está de licencia y quién ha solicitado horas por trámites, optimizando la organización del equipo sin necesidad de revisar múltiples planillas.
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