Grupo GRP: Múltiples sucursales, un solo equipo

Les damos la bienvenida a un recorrido por la gestión de personas en el ámbito de las concesionarias de automóviles, de la mano de Grupo GRP, líder en el sector que posee reconocidas marcas como Chevrolet, Fiat, Peugeot, Jeep y Citroën. 

En esta ocasión, dialogamos con Carolina Rezzonico, referente de Capital Humano, y Antonella Ruiz, analista del área, quienes llevaron adelante la transformación digital de la gestión de personas. En esta conversación vamos a conocer sus desafíos diarios, procesos y soluciones en la gestión de equipos dispersos geográficamente en una compañía en expansión, con excelentes resultados.

Como siempre le dejamos un resumen en video

Hola Carolina, para comenzar, coméntanos cómo definirían su rol dentro de la compañía.

En el área nos dedicamos a todo lo referido a los procesos relacionados con personas, desde la selección y reclutamiento hasta la promoción o la salida de cualquier colaborador, con todo lo que eso implica.

¿Cómo está conformado el grupo?

Grupo GRP nace a partir de una necesidad de conglomerar la comercialización de las cinco marcas que tenemos actualmente en el grupo, además de otras unidades de negocio como la comercialización de planes de ahorro a nivel nacional a través de un call center, una unidad de correduría de seguros y un taller integral de chapa y pintura que atiende las cinco marcas y cualquier otra marca de automóviles.

El grupo nace en 2021 para cubrir esta necesidad, porque las empresas que conforman el grupo tienen más de 30 años en el rubro automotor. Estamos presentes en Bahía Blanca, como en Tandil, Olavarría, Necochea, Tres Arroyos y, recientemente, en Viedma.

¿Con cuántos colaboradores cuentan y cómo es su trabajo diario?

 Hoy el grupo lo conformamos 370 personas. Las empresas se dividen en dos ejes principales que son la venta y la posventa, pero dentro de la venta hay distintos canales de comercialización, como es el plan de ahorro, convencional y usados. Eso define los distintos roles que contamos. Tenemos desde administrativos, recepcionistas, personas de marketing, de calidad, de capital humano y muchos en la posventa, tanto mecánicos como gerentes.

“Nuestro lema en el área es:
Siempre se puede mejorar”

¿Cuáles son los principales desafíos que se les presentan a nivel de gestión de personas?

 Uno de los principales desafíos es la comunicación interna corporativa, aunque lo hemos mejorado mucho, creo que todavía nos queda un pasito más. Nuestro lema en el área es “Siempre se puede mejorar”, somos muy autoexigentes las dos. Ahora estamos utilizando mucho las integraciones de Inteligencia Artificial, que fue una de las últimas actualizaciones de Naaloo. 

“Estamos utilizando mucho las integraciones
de Inteligencia Artificial de Naaloo”

¿Qué situaciones los llevaron a buscar un software de recursos humanos?

 Lo que nos llevó a buscar un software de recursos humanos fue el resultado de nuestra encuesta de clima de febrero de 2022. Uno de los ejes que se preguntaba era la comunicación interna de la empresa y realmente nos dio muy bajo. Si bien ya sabíamos que era algo a mejorar, un área a desarrollar y una oportunidad de mejora, dijimos: “Este es el año”. 

“Buscamos un software por
los bajos resultados de nuestra encuesta de clima”

Si bien en aquel entonces no éramos los 370 empleados de hoy, era un grupo grande y sentimos la necesidad de encontrar una herramienta que nos permitiera centralizar y homogeneizar nuestra comunicación. Esto incluía la digitalización de procesos, movimientos de personal, o lo que sea. 

Queríamos que todo lo que tenía que saber el 100% de la nómina se comunique por ahí. Ya que, antes, utilizábamos múltiples canales como grupos de WhatsApp, lo que resultaba en que algunos se enteraran tarde o no se enteraran. Con el nuevo sistema, lo que logramos fue homogeneizar todo el proceso de comunicación para que se enteren todos al mismo tiempo.

¿Cómo fue la implementación? 

 Nos sorprendió lo rápida que fue. Creo que en cuestión de 48-72 horas ya estaban subidas y pudimos comenzar a trabajar. Para mí fue sorprendente porque por lo general he estado en la implementación de otros sistemas específicos para concesionarias y se extienden por semanas, con un ida y vuelta muy largo y muy extenso hasta que llegas al producto final. En este caso fue rapidísimo.

“En 48-72 horas ya pudimos comenzar a trabajar”

¿Cuáles fueron los primeros beneficios que notaron?

 Inmediatamente, el tema de los recibos de sueldo fue increíble. Antes de Naaloo, lo realizábamos a través de un bolsín. Imaginen eso con la cantidad de sucursales que tenemos. Entregábamos los recibos en esta oficina y tenían que venir los colaboradores, en un horario específico por área a firmarlos. Era un proceso muy largo y engorroso para todos, tanto para la empresa como para el colaborador. Mientras que a las otras sucursales enviábamos por bolsín los recibos, volvían los recibos por el mismo medio, y para cuando llegaban ya estabas en la otra liquidación y alguno se perdía en el medio. Creo que la digitalización del envío y firma de recibos de sueldo fue el  beneficio que tanto administradores como colaboradores valoramos inmediatamente. 

“La digitalización del envío y firma de recibos de sueldo
fue el beneficio que tanto administradores como colaboradores
valoramos inmediatamente”. 

Por otro lado, la comunicación interna tuvo una mejora muy veloz, porque empezamos a centralizar todo por Naaloo. Esto hizo que los grupos de WhatsApp dejaran de tener sentido.

Vamos a hacer un ping pong con algunas tareas para saber cómo cambiaron con Naaloo. Empecemos por fichaje

Antes utilizábamos un sistema que no recuerdo el nombre, pero incluía un dispositivo para el registro con la huella digital. Esto generaba largas colas en el inicio de los turnos porque la mayoría ingresa a la misma hora. Además, solía fallar y tenía que bajar alguien a arreglarlo. Era un proceso muy engorroso. Ahora, con Naloo, contamos con varias tablets que permiten una fluidez total, tanto en el ingreso como el egreso y un registro muy completo.

Vacaciones y ausencias

Como la mayoría de las empresas que van a ver esto, cada sector tenía un Excel, después todo eso se juntaba en un Excel general que era un choclo. Nunca se sabía cuál era la última versión, la actualización era un proceso muy engorroso tanto para el que lo hacía, como para el que lo completaba. Si había un cambio tenías que ir al Excel madre a cambiarlo… era muy dificultoso. Ahora con la autogestión que el colaborador hace un clic, el supervisor lo aprueba y ya está. Simple y super rápido, todo el equipo puede ver las ausencias y vacaciones programadas en el calendario, lo que mejora mucho la organización.

“Con la autogestión del colaborador, hace un clic,
el supervisor lo aprueba y ya está”

Cumpleaños y aniversarios

Hoy todos los del equipo tenemos la posibilidad de ver absolutamente todos los cumpleaños de la nómina. Es muy bueno porque antes por ahí una persona saludaba y otra se enteraba recién ahí que alguien cumplía años o no se enteraba. Hoy vemos saludos todo el tiempo. Lo que potenció el acercamiento entre sucursales, que siempre fue una debilidad. De esta forma fortalecemos el vínculo a pesar de la distancia.

Gestión de formación

Ahora estamos subiendo las capacitaciones que realizamos, sobre todo de la ART (Aseguradora de Riesgos del Trabajo). Esto nos permite mantener a todos informados sobre el trayecto formativo de cada persona.

¿Naaloo mejoró la conexión con otras sucursales?

 Sin dudas. Uno de nuestros mayores desafíos era  la llegada a las sucursales al tener tantas y distribuidas a lo largo de la provincia y en Viedma. Se hacía muy difícil que gerentes y directivos estuvieran viajando constantemente. 

“Ahora, todos los empleados, sin importar su ubicación,
reciben la información al mismo tiempo”

Ahora, todos los empleados, sin importar su ubicación, reciben la información al mismo tiempo, lo que ha hecho que los procesos sean más transparentes y que todos se sientan más integrados en la dinámica diaria de la empresa. Incluso a través de los cumpleaños, como mencionaba, o el newsletter que enviamos a través de Naaloo, estamos más conectados. Esto es especialmente valioso en una organización tan extendida geográficamente como la nuestra.

¿Se redujo la cantidad de tareas administrativas?

 Uno de los aspectos que más impactó en lo que es el área de capital humano y las  administrativas es la reducción de tiempos, gracias a la digitalización de muchos de los documentos. 

Por la complejidad de las empresas y la cantidad de colaboradores, las altas también se enviaban manualmente. Hoy el 95% de toda la documentación del colaborador la firmamos a través de Naaloo. Eso hace que sea muchísimo más rápido y que no gastemos tanto papel. Lo que es un doble beneficio, porque estamos tratando de ser más sustentables, como creo que todas las empresas, en este momento. 

¿A qué dedican ese tiempo ahora?

Lo ocupamos en mejorar los procesos existentes. Continuamente buscamos innovar y optimizar a través de la tecnología. Con cinco marcas y cuatro empresas bajo nuestra gestión, aún estamos en proceso de estandarizar todos nuestros procedimientos. Naaloo ha sido fundamental en este esfuerzo, permitiéndonos emitir circulares y estandarizar procesos que antes eran imposibles de unificar debido a que cada empresa operaba con su propio estilo de administración. Ahora, gracias a esta plataforma de recursos humanos, podemos sincronizar y homogeneizar todo eficazmente, lo cual ha sido de gran ayuda.

¿Qué le dirían a otras compañías que están dudando sobre implementar un software de recursos humanos?

A todas las empresas que están dudando, les diría que están perdiendo tiempo valioso. Mi consejo es que no lo duden, que lo hagan. Yo investigué mucho y la verdad que fue la mejor opción. Estoy muy orgullosa de haber elegido esta plataforma, no solo por sus funcionalidades, sino también por la receptividad hacia nuestras sugerencias y mejoras. Las implementaron y las desarrollaron, y eso, para mí, distingue a Naaloo de otros softwares de recursos humanos.

Antonella, ¿Vos hace cuánto estás en el grupo?

Soy parte del equipo de capital humano de Grupo GRP, hace ya dos años. En Naaloo, tengo tanto el rol de administradora como el de colaboradora, y utilizo ambos.

¿Cómo ves la experiencia con Naaloo para los colaboradores?

Mi experiencia con Naaloo comenzó hace dos años cuando ingresé a la empresa y me encargaron implementar la plataforma, siempre fue muy buena desde los dos roles. Desde el rol de colaboradora, gestiono diariamente mi asistencia y mensualmente mis recibos de sueldo y licencias. Desde el rol administrativo, Naaloo me ha ayudado a automatizar procesos que antes eran más lentos y complicados.

¿Qué cambios notaste desde que utilizan Naaloo?

Fue un impacto muy positivo, especialmente en la gestión de las ausencias y las licencias. Antes, los colaboradores solían sacar fotos a los certificados o tenían que mandarlos a través de un familiar y presentarlos días después. Ahora, simplemente toman una foto, la suben, solicitan los días y listo. Esto ha sido un cambio muy positivo.

¿Qué es lo que más te gusta de Naaloo?

Que nunca me hace quedar mal nunca (risas). Aproximadamente a las 7:10, tenemos el recordatorio de los cumpleaños, los aniversarios o algún evento. Lo que realmente valoro es la disponibilidad de esa y toda la información en la plataforma.

¿Qué beneficios notaste como colaboradora?

Lo que más simplificó mi día a día es la firma electrónica. Por ejemplo, que te permite tener todos los recibos disponibles en el celular para cualquier trámite que lo necesites. Es algo muy conveniente.

¿Qué les dirías a otros colaboradores que todavía no han usado el software de recursos humanos?

Les diría que no tengan miedo de usarlo. La interfaz es muy intuitiva y muy amigable para todas las edades, así que mi recomendación es definitivamente positiva.

¿Por qué consideras que Naaloo suma valor?

 Naaloo es extremadamente práctico porque agiliza procesos que solían llevarnos mucho tiempo. Esto me permite concentrarme más en mi trabajo y desarrollarme profesionalmente, dedicando tiempo a tareas que realmente disfruto.

“Agiliza procesos que
solían llevarnos mucho tiempo”

Nos llena de satisfacción ver el impacto positivo que Naaloo ha tenido, no solo en el equipo administrativo de Grupo GRP, sino en cada persona que forma parte de la organización. Le agradecemos a Carolina y Antonella por compartir su experiencia. Si ves que estás enfrentando desafíos similares y quieres ver qué soluciones puede ofrecerte Naaloo, agenda ya mismo una demo gratuita. Nuestras asesoras expertas te ayudarán a realizar un diagnóstico y encontrar posibles soluciones mediante la digitalización de procesos. Tu equipo también puede lograr mejores resultados, liberando cientos de horas. ¡Te esperamos!