Guía de Teletrabajo para Pymes: ¿Cómo evitar morir en el intento?

El inicio de la pandemia del Covid-19 colocó a las empresas en la necesidad de reaccionar rápido e implementar el teletrabajo sin mucho tiempo para pensar ni organizarse. El trabajo a distancia fue la única forma de poder garantizar la continuidad de las operaciones, convirtiéndose en el gran protagonista indiscutido del 2020. No siempre fue así, muchas empresas tenían dudas sobre la eficiencia de esta modalidad y hoy muchos de estos miedos, subsisten como mitos. Por eso, armamos esta guía súper completa sobre qué es, ventajas, estadísticas, leyes y más, para que las pymes le puedan sacar todo el jugo al teletrabajo.  Hasta no hace mucho, el home office o teletrabajo era una modalidad de trabajo temida por las empresas principalmente para aquellas con culturas tradicionales y conservadoras.  

Los temores más frecuentes son:

• Que el teletrabajador no logre la misma eficiencia que trabajar en una oficina.

• Que no sea posible mantener una comunicación y contacto con el colaborador como ocurre de manera presencial.

• La autogestión de los colaboradores, ya que, no todos tienen la capacidad de gestionar y priorizar de manera efectiva su tiempo.

Claro que estos temores no son del todo descabellados, pero el mundo y la tecnología han evolucionado para que el trabajo a distancia sea cada vez más simple. Gracias a esta nueva normalidad, muchas de las organizaciones tomaron noción del atraso tecnológico que poseían y de la necesidad de llevar a cabo un proceso de transformación digital de sus procesos y, principalmente, en la gestión del capital humano. 

Hoy existen herramientas en el mercado que te brindan una solución integral para la gestión de recursos humanos y con enfoques específicos para cada tipo de organización. Por ejemplo, Naaloo es una plataforma diseñada exclusivamente para resolver las problemáticas de las pequeñas y medianas empresas. Hasta aquí explicamos el estado de situación, ahora vamos a ponernos un poco técnicos y especificar de qué hablamos cuando hablamos de teletrabajo.

¿Qué es el teletrabajo?

El teletrabajo es una forma flexible de organización del trabajo que consiste en el desempeño de la actividad profesional sin que el trabajador esté presente físicamente en la empresa durante una parte importante o el total de su horario laboral.

¿Qué es lo que debes saber antes de implementarlo?

 Al momento de empezar a trabajar a distancia hay algunas consideraciones que hay que tener en cuenta, ya que al ser una modalidad distinta, ni mejor ni peor, cambia la dinámica de trabajo. Para repasar estos puntos, vamos a ver las múltiples ventajas para la empresa y los trabajadores y, también, las desventajas que existen y cómo minimizarlas. Para ello, nos vamos a basar en estudios, que luego los desarrollaremos en profundidad.

Ventajas del teletrabajo para las empresas 

• Aumento de la creatividad y productividad. Como habíamos visto, la caída de la productividad era uno de los principales miedos a la hora de implementar el teletrabajo, pero las estadísticas demostraron que no es así, e incluso que hubo un aumento del mismo. 

•  Mayor motivaciones de los trabajadores. Según las encuestas, el 60% de los trabajadores se sienten más relajados con la flexibilidad laboral que permite y mejor predispuestos, lo que nos lleva al siguiente punto.

• Aumento en los índices de retención del talento. El teletrabajo, al ahorrar los tiempos de desplazamiento, permite equilibrar mejor la vida dentro y fuera del trabajo.

• Ahorro para los colaboradores. Al desaparecer los gastos de traslados y al disminuir los relacionados con la vestimenta, los trabajadores disminuyen sus gastos fijos. 

• Posibilidad de poder trabajar con profesionales que no se encuentran en la misma localidad o país. El proceso de encontrar un profesional que sea especialista en tu mercado y trabajar con él es mucho más simple.

• Reducción de costos para la empresa. El menor consumo de electricidad, agua, gas y mobiliario, puede llevar a ahorrar a la empresa varias cifras anuales. 

• Menor ausentismo por enfermedad. Esta es una lección aprendida de la pandemia. Al evitar los contactos, disminuyen los contagios que podrían generarse en el caso que un colaborador vaya a trabajar enfermo a la oficina.

• Menor contaminación ambiental. La empresa puede ser más amigable con el medio ambiente al disminuir los desplazamientos en vehículos, el uso del papel y elementos descartables.

Desventajas del teletrabajo para la empresa:

• Dificultad para medir la productividad. Al no poder ver a la persona físicamente en la oficina, se dificulta controlar su productividad y horarios.

• Dificultad en la gestión de documentos. Si la empresa cuenta con parte de la documentación en papel, el acceso a ella se hace imposible fuera de la oficina. 

• Riesgos de sufrir ataques informáticos. Al enviar documentación por sistemas de e-mail propios, la documentación sensible de la empresa puede quedar expuesta a ataques maliciosos.

• Incremento de las inversiones en hardware. El equipamiento de los colaboradores en sus hogares con la tecnología necesaria para teletrabajar es un costo fijo a tener en cuenta, como su mantenimiento.

• Dificultades en la comunicación. La adaptación a nuevas herramientas de comunicación y la utilización de varios canales en simultáneo, junto a reglas poco claras por parte de los responsables de la organización, puede llevar a ruidos y desencuentros.

• Riesgos de distanciamiento. Las empresas funcionan tan bien como cada uno de sus equipos. La falta de comunicación y empatía entre los compañeros de trabajo, puede caer notablemente si no mantienen un vínculo. 

Vale aclarar, que todas las desventajas están planteadas utilizando las herramientas con las que trabajaba la empresa de modo presencial. Dicho de otro modo, estos problemas fueron vistos por distintas plataformas como Naaloo, las cuales crearon soluciones con herramientas desarrolladas específicamente para la gestión digital de las tareas de Recursos Humanos en las Pymes, lo cual veremos a continuación. 

¿Cómo puede ayudarte una plataforma?

Naaloo es una plataforma para la gestión integral de los Recursos Humanos de las Pymes que permite automatizar y digitalizar las tareas manuales y repetitivas que habitualmente son las que mayor tiempo les consumen a las áreas administrativas de la empresa. Pero ¿y esto en qué te sirve para implementar teletrabajo? Veamos las desventajas y su solución, punto por punto.

• Dificultad para medir la productividad. Naaloo reduce los tiempos de las tareas administrativas y permite ver la trazabilidad de todo lo que se realiza dentro de la plataforma, obteniendo una visión clara de lo realizado.

• Dificultad en la gestión de documentos. Naaloo te permite gestionar toda la documentación de tus colaboradores online, digitalizando todos los archivos y almacenándolos de forma organizada, para que puedan acceder desde donde se encuentren. De hecho, con Naaloo los trabajadores pueden autogestionar su documentación, haciéndolo todo más simple. 

Incluso, Naaloo cuenta con firma electrónica, lo  que permite que cada uno de los colaboradores, desde donde estén, puedan firmar documentos como sus documentos de alta o los recibo de haberes con validez legal.

• Riesgos de sufrir ataques informáticos. Nuestra plataforma utiliza los servidores de Amazon y posee las mejores encriptaciones del mercado para que tu información esté 100% segura de ciberataques y mucho más segura que en tu propia computadora, ya que está a salvo de cualquier accidente físico como un incendio.

• Incremento de las inversiones en hardware. Naaloo es una plataforma cloud, esto quiere decir que se ejecuta desde un servidor remoto, sin requerir grandes requisitos de los dispositivos desde los cuales se accede, estando disponible en cualquier computadora o smartphone. Además, con la gestión de entregas podrás gestionar y controlar todos los equipos que posean tus colaboradores en sus hogares.

• Dificultades en la comunicación. Con el portal del Colaborador de Naaloo, la empresa dispone de un canal de comunicación directa con cada uno de los colaboradores, pudiendo mantenerlos informados, enviarles alertas y recibir solicitudes de cada uno de ellos.

Además de todo esto, la plataforma dispone de múltiples funcionalidades como la gestión de licencias y vacaciones, sanciones, eventos, organigrama, mapeo de convenios colectivos de trabajo y ley de contrato de trabajo, incluso, puede integrarse con diferentes softwares. Centralizando todo en un solo lugar para poder gestionar múltiples tareas en tiempo real desde cualquier dispositivo (iOS y Android), estés donde estés. 

Ya te comentamos parte de las estadísticas al hablar de las ventajas, vamos a ver estos estudios y sus números. 

El teletrabajo en números

Algunos de los datos que te dimos surgen de una encuesta realizada por Adecco Argentina durante la pandemia, para conocer cómo impactó el trabajo a distancia en la productividad de los trabajadores y cómo es para ellos trabajar desde casa. A continuación, te contamos algunas de las conclusiones y resultados: 

“El trabajo remoto ha llegado para quedarse. Sin duda, trabajar desde casa hace que nos replanteemos cómo mantener el trabajo en equipo, la colaboración, la comunicación y la productividad. En este sentido, podremos darnos cuenta de si estábamos o no sacando el máximo provecho a la tecnología con la que ya contábamos. Esta crisis sirve para convencer de las ventajas del home office a aquellas empresas reticentes a fomentar este tipo de trabajo”, afirma Alexandra Manera, directora de Recursos Humanos del Grupo Adecco Argentina & Uruguay.

          Resultados:

• Para el 58% de los argentinos el home office durante la pandemia del COVID19 fue algo totalmente nuevo. Hoy un 50% quiere seguir trabajando desde su casa cuando todo termine. Además, para casi el 80% de los encuestados, habrá un antes y un después en cuanto al cómo hacer teletrabajo.

• El 42% le dedica más horas al trabajo desde su casa que en la oficina. Sin embargo, 6 de cada 10 afirman que trabajan más relajados desde su casa que en la oficina.

• El 18% admite que se queda en pijama o ropa de dormir todo el día y, sorpresivamente, el 14% se viste como si fuera a trabajar a la oficina.

• 6 de cada 10 encuestados considera que realizar home office es difícil de igual manera para padres y madres.

• Según los trabajadores argentinos, éstas son las cosas que debería proveer el empleador para poder hacer home office correctamente: computadora (70%), internet (56%), silla ergonométrica (33%), el pago de la factura de luz (19%) y sólo el 4% de los que hacen teletrabajo reconocieron que la empresa decidió hacerse cargo de algunos de sus gastos.

• Por otro lado, sólo el 12% cree que la empresa donde trabaja está implementando alguna medida para el regreso.

¿Cuáles son los principales puntos de la nueva Ley de Teletrabajo en la Argentina?.  

La explosión de esta modalidad llevó a crear nuevas regulaciones con la ley 27555, que fue aprobada a mediados de agosto del 2020 y establece tres meses para su aplicación. A continuación, repasamos los conceptos más importantes de la nueva Ley de Teletrabajo, que establece en forma clara y precisa cuales son las pautas que las empresas deben considerar al momento de diseñar o implementar esta modalidad de trabajo en su organización. 

Los puntos claves de la norma:

• Quienes trabajen bajo la modalidad de teletrabajo tendrán los mismos derechos y obligaciones que aquellos que trabajen de forma presencial.

• La jornada laboral tiene que ser pactada previamente por escrito en el contrato de trabajo, en conformidad con los límites legales vigentes.

• La remuneración de los teletrabajadores no podrá ser inferior a la que se percibe bajo modalidad presencial.

• Los convenios colectivos de trabajo deberán tener una combinación entre trabajo presencial y teletrabajo.

• Derecho a la desconexión digital. Quien realice el teletrabajo tendrá derecho a no estar conectado a los dispositivos digitales fuera de su jornada laboral y durante sus licencias.

• El empleador debe proporcionar el equipamiento, las herramientas de trabajo y el soporte necesario para el desempeño de las tareas de las y los teletrabajadores. Además, el empleador debe asumir los costos de instalación, mantenimiento y reparación de las mismas, o la compensación por la utilización de herramientas propias de la persona que trabaja.

• El trabajador será responsable por el correcto uso y mantenimiento de los elementos y herramientas de trabajo provistas por su empleador.

• Las personas que trabajen desde sus casas y acrediten tener a su cargo, de manera única o compartida, el cuidado de personas menores de 13 años, personas con discapacidad o personas adultas mayores que requieran asiste

• ncia específica tendrán derecho a horarios compatibles con estas tareas o a interrumpir la jornada laboral.

• Las plataformas y/o sistemas utilizados por el empleador a los fines del teletrabajo deberán desarrollarse de modo acorde a la jornada laboral, impidiendo su conexión fuera de la misma.

• El trabajador o la trabajadora tendrá derecho a la compensación por mayores gastos en conectividad y/o consumo de servicios que deba afrontar.

• El empleador deberá garantizar la capacitación en nuevas tecnologías, la cual se podrá realizar en forma conjunta con la entidad sindical representativa y el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social de la Nación.

• La representación sindical será ejercida por la asociación sindical de la actividad en la que los trabajadores presten los servicios.

• La decisión de realizar el trabajo en domicilio, salvo casos de fuerza mayor debidamente acreditada, deberá ser voluntaria y con consentimiento prestado por escrito. Además, esa decisión será reversible en cualquier momento de la relación laboral.

• Los teletrabajadores gozarán de todos los derechos colectivos y serán considerados, a los fines de la representación sindical, como parte del conjunto de quienes trabajen en forma presencial.

• La contratación de personal extranjero no residente en el país en esta modalidad requerirá la autorización previa de la autoridad de aplicación. Los convenios colectivos deberán establecer un tope máximo para estas contrataciones.

Para ver la ley completa te recomendamos entrar a ¿Qué dice la Ley de Teletrabajo argentina?

Si tu empresa ha implementado el teletrabajo o piensa hacerlo, te proponemos hacer un tour virtual por Naaloo. Experimenta en primera persona cómo es gestionar tu nómina de colaboradores en forma eficiente y brindándoles una potente herramienta que va a mejorar los índices de motivación, gestión y productividad. Reserva una cita con uno de nuestros especialistas, para descubrir todo el potencial de nuestra plataforma.