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Hoy en día, todavía existe un número considerable de empresas en los que se utiliza una gran cantidad de papel para gestionar sus recursos, por ejemplo, en la entrega de los recibos de haberes a los colaboradores o en el archivado de la documentación. La falta de digitalización no solo hace que el almacenamiento de papel ocupe espacio físico, que termina siendo un costo, sino que también ocupa tiempo de los colaboradores al no permitir un sistema automatizado de gestión, archivado y búsquedas.
Por otra parte, hay muchas empresas que poseen cierta digitalización, utilizando programas no especializados, pero que sienten que esto es insuficiente. Por ejemplo, al trabajar con planillas de Excel o softwares instalables, donde vuelcan toda la información para la gestión de ausencias, vacaciones y más. Si bien es un paso más, las tablas tienen un límite y no permiten cruzar datos entre un archivo y otro, una función básica que no permite obtener indicadores claves para mejorar la gestión o lleva gran cantidad de tiempo hacerlo.
En este artículo vamos a repasar cuáles son las pérdidas ocultas de no poseer los procesos digitalizados y automatizados a través de softwares específicos. Además, veremos qué actividades puede realizar el área de Recursos Humanos en ese tiempo y cómo crear más valor para la empresa.
¿Cuál es el costo de realizar las tareas manualmente?
Para hacer una estimación del dinero que la empresa pierde por no estar digitalizada, lo primero que hay que calcular es el valor de la hora de trabajo de los empleados. Imaginemos que el salario mensual de un colaborador promedio es de $60.000 pesos. Si calculamos una jornada de 8 horas por 6 días a la semana, nos da un valor de hora de trabajo de $300 pesos, sin contar las contribuciones patronales. Con Naaloo el trabajo administrativo semanal se reduce de 16 a 10 horas en promedio ¡Un 60% menos!
Luego de cuantificar las experiencias de varios clientes, notamos que con Naaloo, el trabajo administrativo se hace en promedio en 10 horas semanales, mientras que, anteriormente, sin él se hacía en 16 horas ¡Un 60% menos! Es decir, cada semana se estaban consumiendo 6 horas extras en realizar tareas rutinarias que no suman valor para la empresa. Esto, en un mes, son aproximadamente 24 horas (tres jornadas laborales) que representan unos $7.200 pesos por colaborador dedicado a tareas que podrían ser automatizadas.
¿En qué se podría invertir ese tiempo?
No solo se ahorra dinero, ya que ese tiempo en que el área de administración no está realizando tareas rutinarias, se lo puede invertir a otras labores que sumen más valor para la compañía. Por ejemplo, a la gestión de la motivación de cada uno de los colaboradores. Una función que es responsabilidad del departamento de Recursos Humanos y que tareas burocráticas pueden estar impidiendo que se realice. El resultado de no efectuarla será un colaborador desmotivado que es un colaborador menos productivo. Si esta situación se mantiene en el tiempo, la desmotivación no solo se traducirá en la falta de productividad, sino también en una alta rotación de la nómina.
¿Cuál es el costo de la desmotivación dentro de la empresa?
Veamos solo el primer resultado de no dedicarle tiempo a la gestión de personal. Como ejemplo, tenemos un colaborador desmotivado que produce 6 unidades diarias, contra el mismo que trabajando a pleno rendimiento fabrica 10 unidades. Está claro que, en la primera situación, el trabajador le está costando a la empresa un cuarenta por ciento más que en la segunda. Si cobra $60.000 al mes, con un colaborador menos motivado la empresa pierde 24.000 pesos mensuales.
En ocasiones, la desmotivación de un colaborador puede afectar a la calidad del producto o servicio brindado y a la pérdida de clientes. También, llevará a la empresa a tener que contratar a otros empleados para mantener los estándares de producción y asumir el costo que ello representa.
Hay otras razones que pueden provocar un equipo desmotivado. Por ejemplo, una mala comunicación con sus superiores. Esto también puede solucionarse proporcionando a toda la estructura de supervisión, las herramientas y formación adecuada. La sistematización de tareas de los mandos medios, hace que no se pasen por alto reclamos, pedidos y, a su vez, que todos estos procesos puedan ser trazables para que, en caso de un conflicto, se pueda ver cuáles fueron los hechos que causaron el inconveniente y qué hacer para que no se vuelva a repetir.
En definitiva, y volviendo al principio, para responder a la pregunta de si “¿Es caro Naaloo?”, te proponemos que realices el cálculo de estos costos dentro de tu empresa y compares el precio de su licencia con el dinero que te ahorrarías al solucionar todos los problemas que identifiques de los que hemos nombrado en este artículo. Hay que aclarar, que esta comparación solo contabiliza los valores monetarios, sin tener en cuenta todos los beneficios intangibles que aporta, que harán que esta diferencia sea aún mayor.
Si tienes alguna duda, te invitamos a que conozcas Naaloo en persona. No solo para que puedas focalizar tu gestión donde realmente puedes hacer la diferencia, sino para que puedas tomar mejores decisiones, con las que ayudarás a los colaboradores, especialmente a los menos motivados.
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