Desde el comienzo de la pandemia, el uso de la firma electrónica está evolucionando rápidamente, ya que permite firmar desde cualquier dispositivo, sin importar dónde se encuentre la persona. Para implementarla es necesario contar con una plataforma que tenga integrada esta tecnología y sea escalable. Un software con capacidad de adaptarse de manera ágil a los cambios que la transformación digital está imponiendo, para no quedar desactualizados con el ritmo de crecimiento tecnológico que se está vivenciando en la mayoría de las organizaciones frente a un mercado cada vez más cambiante y en crecimiento.

Si las empresas implementan adecuadamente la firma electrónica, podrán obtener rápidamente múltiples beneficios en cada una de sus gestiones y procesos logrando una mayor agilidad y practicidad en sus tareas cotidianas. En una de las áreas que mayor impacto positivo está causando es en la de Recursos Humanos. Ya que resuelve múltiples trabajos y procesos que hoy en día con la firma manual tomarían mucho tiempo en finalizarse y un mayor desgaste. Esta nueva tecnología permite facilitar tareas, como la firma desde cualquier dispositivo de constancias de entregas, recibos de haberes, declaración de domicilios, entre otros documentos de gestión diaria dentro de cada empresa.

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¿Cómo funciona?

La firma electrónica permite establecer la identidad de la persona que firma e identificar cualquier cambio posterior sobre los documentos que fueron firmados. Dicha firma está vinculada directamente con el firmante de manera exclusiva y a los datos referidos, aportando una capa extra de privacidad y seguridad. Esto se da, porque la firma electrónica crea un historial de auditoría que incluye la verificación de quién envía el documento firmado y un sello con la fecha y hora.

Su funcionamiento es a través de la criptografía asimétrica, ya que el objetivo principal es el secreto y seguridad de la información porque busca proteger de forma privada, información sensible de terceros no deseados. Los sistemas criptográficos pueden dividirse en simétricos y asimétricos. Los simétricos son lo que utilizan la misma clave para encriptar y desencriptar la información y los asimétricos utilizan dos claves distintas en lugar de una, siendo mucho más eficaces a la hora de proteger la información. Son dos claves numéricas y reciben el nombre de clave privada y clave pública.

La firma electrónica de Naaloo nace gracias a la asociación con Blosign, plataforma digital que facilita la firma de una multiplicidad de documentos utilizando la solución de firma electrónica que puede ser gestionable con cualquier dispositivo móvil.

                                                                 

¿Qué puedo hacer con la firma digital?

Esta modalidad de firma en Naaloo permite que el consentimiento sea manifestado independientemente de los lugares físicos en que se encuentren los firmantes y con absoluto respaldo legal. El proceso es sumamente simple y te da la posibilidad de: 

  • Firmar documentos o enviarlos para su firma. Desde cualquier dispositivo y en el lugar en que te encuentres podrás firmar y enviar documentos a una o varias personas para su firma.

 

  • Ver el Progreso de firma de tus documentos. Podrás visualizar el progreso de firma de cada uno de los documentos enviados y conocer rápidamente quién lo ha firmado y qué firmas están pendientes. Asimismo, puedes configurar y recibir notificaciones de alertas de estado para mantenerte informado siempre.


  • Controlar el flujo de firma. Tendrás la opción de firmar documentos o solicitar firmas a diferentes personas en cualquier orden, o todas a la vez. Cuando el documento esté totalmente ejecutado, todos recibirán una copia en su bandeja de entrada. 


  • Enviar recordatorios. Podrás configurar diferentes tipos de notificaciones para enviarles recordatorios a tus destinatarios para agilizar los procesos de firmas. A su vez, puedes parametrizar notificaciones automáticas para recordar a las personas que el documento está pendiente de firma. 

 

  • Notificaciones automáticas. Podrás habilitar la opción de recibir correos electrónicos y notificaciones automáticas cuando las personas del flujo de firma completen la totalidad de firmas en el documento. 

Ventajas de la firma electrónica para tu organización

A continuación, te contamos algunos de los beneficios que aportará contar con la posibilidad de que tus colaboradores puedan firmar documentos desde donde se encuentren, especialmente útil para quienes hacen home office o para freelancers.

  • Ahorro de tiempo: Acelera la gestión documental y todos los procesos dentro de la organización.

  • Mayor seguridad: A diferencia del papel, los documentos con firma electrónica no pueden ser alterados ni manipulados. Los sistemas de protección digitales son muy eficaces y fiables. La confidencialidad es uno de los principales valores de esta nueva modalidad de firma.

  • Ahorro de costos: Una de las principales ventajas de implementar una solución de firma electrónica en una organización es el gran ahorro de costos. Al reducir el uso de papel y almacenamiento, los costos bajan considerablemente y en la mayoría de los casos se eliminan.

  • Aumento de agilidad y practicidad: Las organizaciones que han implementado la firma electrónica han ganado mucho en agilidad y practicidad. Los procesos y flujos de trabajos que implican firma y gestión de documentos se automatizan, eliminando tareas en cada uno de sus procesos.

  • Optimiza la relación con tus colaboradores y clientes: La firma electrónica también genera una mejora sustancial en la relación con cada uno de los colaboradores y clientes por la gran comodidad, rapidez y seguridad de todos los procesos administrativos y comerciales.

  • Mejora el medio ambiente: La firma electrónica es amigable con el medio ambiente porque minimiza radicalmente el uso de papel que en su gran mayoría se utiliza en cantidades innecesarias. 


¿Cómo hacer para implementar la firma electrónica en mi organización?

Si esta nota ha despertado tu interés de implementar la firma electrónica para que cada uno de tus colaboradores cuente con su propia firma y de esta manera poder suscribir contratos laborales, recibo de haberes, solicitudes, constancias de entrega de ropa de trabajo o elementos de protección y seguridad personal o bien, notificaciones generales de la empresa, hay una forma fácil de hacerlo. Naaloo RH, es una plataforma de gestión de Recursos Humanos que, entre muchas funcionalidades, brinda un servicio de firma legal 100% vinculante y con plena validez jurídica, que cumplen con Ley de Firma Digital 25.506 y las leyes de firma electrónica de Argentina, la Unión Europea, Estados Unidos, y las leyes más avanzadas a nivel mundial. 

Si quieres incorporar la firma electrónica en tu empresa, te invitamos a conocer esta y todas las funcionalidades de Naaloo RRHH a través de un tour guiado con uno de nuestros especialistas y totalmente gratis. Reserva una cita, para descubrir todo el potencial de nuestra plataforma y lo que podremos hacer por tu organización.