3 modelos para una gestión del cambio exitosa

En la nota anterior ya hicimos un starter pack de Gestión del Cambio, así que si estás empezando con este tema te recomendamos primero leer este artículo. Hoy nos dedicaremos, en pocas líneas, a repasar tres modelos famosos que se pueden aplicar como marco teórico en momentos de transición. 

Estos modelos fueron desarrollados mediante la experiencia, análisis e investigación a lo largo de muchos años. Están pensados para planificar, organizar y medir cómo evoluciona la empresa en la reconversión y proporcionar herramientas para sortear las dificultades que suelen haber en estos procesos, como ya vimos anteriormente, la resistencia al cambio, la incertidumbre y el ruido en la comunicación. Empecemos ya mismo con el modelo Kotter, el ADKAR y el Ciclo Deming. De los tres podrás obtener enseñanzas y seleccionar el que mejor se aplique a tu caso.

Modelo de Kotter

John P. Kotter, es profesor emérito de la Harvard Business School y consultor, con una extensa bibliografía dedicada al cambio y gestión empresarial desde 1995. El Modelo Kotter, posee 8 pasos y los veremos a continuación.

1. Crear sentido de Urgencia

El cambio necesita acción y compromiso para ser exitoso. Si el grupo cree que la transición es necesaria, pero se puede realizar dentro de un año, seguramente termine fracasando. Además de aportar datos, explicar la situación y por qué es tan importante comenzarlo ya mismo, es vital abrir el tema a diálogo. El debate de distintas ideas hará que más personas se sumen, para llegar por lo menos al 75% de quienes toman las decisiones convencidos (cifra determinada por Kotter para el éxito). El cambio es una visión a largo plazo por sobre el corto plazo, toda la organización debe entender que es una carrera de fondo.

2. Formar una coalición imbatible

El siguiente paso es convencer a toda la estructura de la necesidad de cambiar. Para esto hay que conformar un grupo de líderes del cambio y personas influyentes en la organización. Estos colaboradores no solo serán seleccionados por puesto, sino por experiencia, status, influencia y compromiso emocional. 

3. Desarrollar una Visión clara para el cambio

Ya hablamos de la resistencia al cambio. Por eso, es importante poder crear una imagen mental de los beneficios que poseerá la empresa y colaboradores luego de que este suceda, de forma clara y en pocos minutos. Además de crear una estrategia, hay que poseer un relato sobre los pasos que se llevarán a cabo. Esta visión debe ser compartida y transmitida por toda la coalición sin grietas, para disipar la incertidumbre, pero esto lo veremos en el siguiente paso.

4. Comunicar la visión

Nuestra visión debe enfrentarse a la desconfianza hacia las transformaciones, como también a los rumores. Por esto, es muy importante brindar una idea simple, clara y positiva de todo el proceso, en cada paso, para eliminar los vacíos de información y los chismes. Además de decir, hay que hacer. Es importante que los actos de los líderes reflejen la visión y viseversa, si algo no está saliendo según lo planeado, hay que responder abierta y honestamente a las preocupaciones para no perder tripulantes.

5. Eliminar los obstáculos

Establecer refuerzos positivos para los que impulsan la transformación efectivamente, es tan imprescindible, como identificar a quienes aún se resisten y dedicarles más tiempo, o tomar nuevos líderes en cada etapa que ayuden a sus compañeros a afrontar la transición. 

6. Asegurar triunfos a corto plazo

Muestra los logros paso a paso, festeja con toda la organización las pequeñas victorias y haga una lista de progresos. Esto mantendrá alejados los posibles bajones anímicos y los daños que la crítica negativa pueda ocasionar. Dijimos que un cambio es un plan a largo plazo, pero no hay que descuidar el espíritu del equipo en el día a día.

7. Construir sobre el cambio

El proceso nunca termina. Un error es creer que se completó el proceso y todo puede volver a la normalidad. Hay que ajustar a todos los equipos para que continúen trabajando en el cambio diariamente, analizando cada tarea para ver qué se puede mejorar. 

8. Anclar el cambio en la cultura de la empresa

Si ya se ha completado el paso 7, estamos cerca de que la nueva realidad esté instalada en el núcleo de la organización. Los valores de la visión del cambio deben ser los valores de la compañía y su cultura, para seguir trabajando continuamente para que los líderes no abandonen la mentalidad transformadora.

Modelo ADKAR

Este modelo propone una medición individual del proceso de transformación, ya que no todos las personas avanzan a la misma velocidad. Fue creado por el CEO de Prosci, Jeff Hiatt, para detectar dónde fallaban los procesos transformadores. ADKAR es una sigla en inglés de las 5 características que los colaboradores deben cumplir para lograr un cambio duradero: Awareness, Desire, Knowledge, Ability y Reinforcement, a continuación las explicaremos en español y ejemplificaremos.

La herramienta básica del Modelo ADKAR es la encuesta, un sondeo que nos permitirá saber el nivel de conciencia y preparación de cada colaborador para enfrentar el cambio. Veamos un ejemplo.

ADKAR aplicado a teletrabajo

Supongamos que estamos aplicando el teletrabajo por primera vez en la compañía. Le haremos un breve cuestionario a los colaboradores para ver qué tan preparados están para el cambio. 

• Awareness/Conciencia: ¿Qué tanto entiendes de por qué estamos realizando este cambio? (del 1 al 5)
• Deseo: ¿Cuán motivado estás para realizar teletrabajo? (del 1 al 5)
• Knowledge/Conocimiento: ¿Qué capacitación crees que necesitas para trabajar a distancia? (haz una lista), ¿Has recibido esta formación? (Sí / No)
• Aptitud: De acuerdo a la lista anterior ¿Cuál crees que será tu nivel de desempeño bajo esta nueva modalidad? (del 1 al 5)
• Refuerzo: ¿Cómo podríamos ayudarte durante el trabajo a distancia? (Haz una lista y puntúa del 1 al 5 la importancia de cada ítem)

Ciclo de Deming

El ciclo de Deming, denominado así por el apellido de su autor, es también llamado PDCA (Plan, Do, Check, Act), en castellano PHVA, o como ciclo de mejora continua. William Deming,apodado el padre de la calidad, fue un estadista y consultor dedicado a la mejora continua.

El Ciclo de Deming es el más antiguo de estos métodos y puede ser un poco lento y metódico para los tiempos actuales. Tampoco es el más eficiente para procesos influidos por entornos muy inestables o imprevistos. A pesar de todo esto puede ser muy efectivo para compañías que necesitan avanzar sobre seguro, su circuito permite implementar una mejora continua y encontrar inconvenientes en casi cualquier proceso.

Los 4 pasos del ciclo de Demin

1. Planificar

En esta etapa se identifica la situación de la empresa, sus necesidades y problemas a resolver. Luego, se determina qué áreas son susceptibles de mejoras y, en base a eso, se pautan objetivos para el cambio conjuntamente a las tareas que llevarán a la empresa a cumplirlos.

2. Hacer

Es el momento de implementar lo planificado. En este punto se debe poner especial énfasis en el liderazgo, organización y asignación de recursos, para el acompañamiento a los equipos. Lo más recomendable es comenzar por una porción pequeña para realizar una prueba piloto antes de llevar la mejora a toda la compañía.

3. Verificar

Durante la transición se recomienda chequear, hoy en día es recolectar datos, para comprobar mediante KPI el avance de los objetivos planteados. De esta manera se mide la eficiencia de los procesos iniciados y que nadie se desvíe del rumbo.

4. Actuar

En la etapa final, que reinicia el ciclo, se evalúan los resultados, se determinan qué se debe mejorar, qué continúa y qué no se repite. En esta etapa se analizan los datos obtenidos en el paso anterior y se elaboran informes corporativos para compartir con el resto de los colaboradores y evaluar si la nueva modalidad es positiva, de ser así, se establecerá de forma definitiva y si no se harán los ajustes pertinentes.

Como su nombre lo indica es un ciclo, por lo tanto una vez terminado el último paso debe volverse al primero para evaluar la situación, encontrar nuevas necesidades y emprender mejoras. 

Conclusión

Este fue un breve repaso de tres modelos para facilitar la elección según la situación y estructura de cada compañía. Todos nos recuerdan los momentos claves del cambio y de cualquier proceso. Kotter nos recuerda la importancia de la comunicación y el espíritu del equipo. ADKAR nos advierte de que cada individuo lleva un proceso único y es importante que esté informado y convencido del mismo. Por último, el ciclo Deming hace hincapié en implementar una mejora continua. 

Más allá del modelo elegido, una cosa es segura, la tecnología será la mayor aliada en cualquier mejora que quieras llevar adelante. Naaloo está pensada para mejorar la comunicación interna de la compañía, empoderar a los empleados para que puedan aportar valor al rumbo de la empresa y eliminar tareas rutinarias que quitan tiempo a las que de verdad importan.

Si quieres empezar a liderar un cambio en tu empresa, queremos brindarte una demostración gratuita de Naaloo y un período de prueba para que veas cómo nuestra plataforma será un aliado potenciador de los beneficios de las mejoras que quieres llevar adelante. Contáctate con nuestros especialistas y realiza una demo hoy mismo.

¡Te esperamos!