Caso de Éxito BlueDraft: colaboradores remotos, gestión centralizada

En esta oportunidad hablamos con Juan Pablo Baldoni, CEO de BlueDraft y Plika, dos compañías del área tech que están teniendo un gran crecimiento desde su creación. A lo largo de esta conversación conoceremos sus desafíos en la gestión del personal y su experiencia de digitalización. Como siempre te dejamos las opciones en video y podcast para que lo vivas de la manera que prefieras.

Hola Juan Pablo, ¿qué servicios brinda BlueDraft?

BlueDraft es una agencia de data analytics que a su vez tiene una aceleradora dentro de la propia sociedad. Entonces, si bien prestamos servicios de data analytics con distintas tecnologías también construimos productos que nacen como un estudio o un laboratorio y luego pueden convertirse en empresas. Siempre vinculado con analíticas en general. 

Y en cuanto al software de finanzas ¿Cómo nació la idea de Plika?

Éramos muy conocidos en la parte de análisis financiero en las organizaciones. Por más que nos contrataba el área de sistemas, marketing u otras áreas; siempre terminábamos llevándonos muy bien con los equipos de finanzas. En gran parte, porque los fundadores de BlueDraft venimos de la Universidad de Ciencias Económicas y, indefectiblemente, terminábamos en ese ramo. 

Por esto, en el 2020 nace Plika, en gran parte por la pandemia, ya que se descentralizaron los equipos de finanzas, había muchas dificultades para la colaboración, para comunicar y sacar los datos financieros que son muy sensibles fuera de una oficina, que era lo tradicional. Ahí vimos la oportunidad de realizar Plika. A la vez, tenemos aceleradoras de empresas digitales, por lo que seguimos de cerca al mundo de los venture capital en Estados Unidos y vimos que se estaba invirtiendo fuertemente en los softwares de financial analysis. Así que aprovechamos esa oleada y nos subimos.

¿Para qué tipos de empresas está enfocado el software?

Por el tipo de segmento que nosotros atendemos, empezamos a brindar servicio a clientes medianos/grandes. Sin embargo, la búsqueda del segmento que estamos tratando desarrollar es lo que denominamos Grow Company que son empresas que nacen con el enfoque de startup y crecen muy rápidamente. Así también, empresas que están tratando darle una vuelta de tuerca a su organización profesional, tanto en procesos como en la digitalización de los mismos. Por último, para venture capital, el hecho de poder acceder a la información financiera de las compañías invertidas es una problemática que suelen tener. 

Hoy en día ¿con cuántos colaboradores cuentan en la organización? 

Unas 30 personas entre relación de dependencia y también tercerizadas.

¿Están todos en una misma sucursal?

No, hay gente en distintas ciudades de Argentina, Ecuador, Colombia, y más. La realidad es que eso también ha cambiado sustancialmente. Por ejemplo, en este momento estoy en una oficina enorme en el norte de la ciudad de La Plata, y debemos ser tres personas en 1000 metros cuadrados. La oficina de Buenos Aires debe tener unos 500 metros cuadrados y hace dos años no hay nadie. 

¿Cómo es la estructura actual de la compañía?

Es una típica organización SaaS (software as a service) que tiene lo que nosotros llamamos Smarketing, que une sales & marketing conectados; luego viene el área de Onboarding y Servicio al Cliente; el área de People & Delivery, que están todo el tiempo intentando conectar a las partes, ahí está Marcela que tomó el proyecto de Naaloo y, por último, el equipo de Producto y Tecnología, que por la curva que tiene Plika, es donde hay más cantidad de colaboradores. 

Buscamos que trabajen integradamente entre las partes: Smarketing define la visión de producto, el mercado donde apuntamos, servicio la atiende y Producto tiene que ir generando las novedades en desarrollo. 

¿Cómo sentís que evolucionó la gestión de Recursos humanos en la compañía?

En el proyecto Plika hay muchos perfiles de desarrolladores de TI. En nuestra experiencia, es un perfil que suele ser más esquivo al proceso de trabajo en equipo. Nos costaba la comunicación, el hecho de saber en qué horario trabajaba la gente, el compromiso con los horarios o las agendas y en lo referente a los formalismos como políticas y demás. 

Probamos con lanzar una intranet, con sites, usamos Notion, intentamos con Airtable y no lográbamos formalizar los procesos de recursos humanos y ahí es donde empezamos a tomar la decisión de digitalizarlo. 

¿Implementación de Naaloo, cómo fue comenzar?

La realizó una persona de Plika con mucha experiencia, que se llama Marcela y, con la ayuda del equipo de atención al cliente, fue extremadamente ágil. Lo sentí muy fluido y con poco ruido interno. 

Una de las funcionalidades que más queríamos de Naaloo tenía que ver con la gestión documental. Además del fichaje, que nos solicitaba nuestra ART como un requisito de poder trackear dónde estaban fichando las personas y el domicilio donde trabajaban. Creíamos que eso podía generar ruido, pero sin embargo los colaboradores se adaptaron muy rápido y entendieron por qué se hacía. Así que la implementación fue muy rápida y natural.

¿Cómo fue el ida y vuelta con el equipo de Naaloo?

La verdad que genial, hemos necesitado muy poco soporte, pero en cada uno de los casos fue muy rápido y ágil. En última instancia hemos solicitado un soporte para comenzar a utilizar la funcionalidad de Feedback que nosotros usábamos una herramienta de Globant de similares características o con objetivos equivalentes y la verdad que queríamos utilizar la de Naaloo. Ahí necesitamos ayuda y nos la dieron muy rápidamente.

Te voy a nombrar algunos procesos y quiero que me cuentes cómo lo hacían antes y cómo es ahora con Naaloo

• Ausencias y vacaciones

Antes lo gestionábamos por medio de Google Workspace, donde habíamos creado un site lo realizábamos a través de una planilla. Lo que sucedía con ese proceso es que lo que liquidaba el estudio contable era diferente a lo que teníamos registrado en esa planilla y distinto a lo que la persona tenía como expectativa. Hoy eso lo hemos solucionado, sinceramente. La comunicación entre el Manager y el empleado se formalizó y mejoró mucho.

• Gestión Documental

Para los documentos también usábamos Google Drive y hubo una mejora notable. No solamente tenemos en Naaloo los recibos o los días de exámenes o las cuestiones médicas, también están los MDA, los documentos de confidencialidad firmados, gestionamos documentos de entrega de equipamiento, de renovaciones de equipamientos, etc. y ahí también quedan firmados y registrados. Hemos sumado también a Monotributistas y Autónomos a la plataforma (a través del Portal del Freelancer), esto nos permite que los contratos de locación de servicios también estén ahí. Por lo cual, es mucho más prolijo y ordenado. 

• Registro de Jornada  

No hay obligaciones de ir a la oficina por lo cual alguno viene y otro no, depende mucho más de la persona que de las políticas. Por lo cual, la decisión fue que todos realicen el fichaje en remoto. 

Este registro lo cruzamos con las herramientas propias de gestión de equipos que utilizamos día a día para cargar las tareas, las historias de trabajo y demás. Este cruce de datos nos dio un primer insight, en relación a que las horas de fichaje no se condicen con las horas de trabajo. Notamos que había horas improductivas, lo que permitió a los manager detectarlo y ayudar al colaborador a mejorarlo. Es decir, en Naaloo por ahí fichan 9 horas, pero en las historias del usuario de trabajo hay 6 horas trabajadas. Eso es lo que Naaloo nos dio visibilidad y estamos en un proceso de mejora.

• Analítica y métricas

Lo utilizamos mucho. Al ser un proyecto nuevo estamos en un proceso de una gran cantidad de cambios. Cambian las personas, los perfiles, las mismas personas cambian de rol. Entonces, la información de analítica me es muy valiosa para ver y analizar la evolución de todo el equipo.

¿Qué cambios notaron en tiempos y resultados después de implementar Naaloo?

Hay mucho ahorro de tiempo administrativo. A la vez hay mucho menos ruido en algunos aspectos formales como, por ejemplo, en la firma de los recibos, o en estos documentos de confidencialidad, de mantenerlos actualizados. Se han reducido los inconvenientes y molestias tanto para los colaboradores, como para el área administrativa. Ha mejorado mucho.

¿Qué respuesta obtuvieron de los colaboradores?

Lo percibieron para bien, notaron que había mucho caos en la gestión de documentos y firma y esto lo organizó. Son chicos jóvenes la mayoría que en algunos casos sus primeros trabajos nacieron en la pandemia, por lo que no conocen algunos formalismos de las empresas, así que lo consideran algo natural.

¿Qué le dirías a la empresa que está dudando en comenzar con Naaloo?

Estos cambios que llegaron con la pandemia, vinieron para quedarse y nos tenemos que adaptar, como dicen los expertos de Recursos Humanos. Quedarnos con los circuitos antiguos no nos va a dar buenos resultados, por lo cual hay que renovar los circuitos y aggiornarse a las nuevas modalidades. Ante eso, la aparición de Naaloo, nos permite ir por ese camino. No nos podemos quedar en el pasado y seguir gerenciando en el pasado. Naaloo nos ayuda a ir hacia otro futuro mejor.

Le agradecemos a Juan Pablo por su testimonio. Gestionar una startup no es nada simple y este caso nos permitió explorar los desafíos diarios por los que transitan. Así como Plika, contamos con varios clientes que nos aportan ideas a diario para mejorar nuestras funcionalidades y aportarles más valor. Si tienes una compañía en formación o una en pleno crecimiento podemos garantizarte que con Naaloo podrás mejorar tu gestión en base a nuestros clientes actuales. No dudes en contactar a nuestras expertas y agendar una demo gratuita con nuestros especialistas. En ella podrán hacer un tour a través de las herramientas que nombramos en este caso y realizar todas las consultas que tengas ¡Están esperando tu mensaje!

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