Las tareas asignadas a Recursos Humanos son tantas que muchos no saben lo que hacen, incluso, muchos piensan que no hacen nada. La verdad es que una buena gestión de personas puede elevar las ventas en un 370% según este estudio.
En este informe, vamos a resumirte las principales acciones que debes llevar a cabo para que tu gestión de personas logre una buena experiencia para los colaboradores que haga despegar la productividad en tu organización.
Solo te pido que tomes una hoja o abras un documento y anotes algunos números.
¿Cómo reducir de costos en Recursos Humanos?
¿Cuál es el costo de enviar una carta frente a comunicarse por WhatsApp? Esto es similar a comprar la firma de recibos de haberes a mano frente a los recibos digitales. Incluso peor, porque los recibos debes primero imprimirlo, luego hacerlos firmar por la empresa, por cada colaborador, volverlos a reunir y archivarlos. Digitalizar este proceso hace que puedas hacer esto en tres clics. Esto significa un gran ahorro de tiempo.
Hay muchas tareas administrativas que pueden ser automatizadas. Otro ejemplo es el cálculo y coordinación de vacaciones. Imagínate que una plataforma calcule los días que le corresponden a cada colaborador, reste los que se tomó y coloque en un calendario público los días que estará ausente. Todo esto automáticamente. Solo te queda aprobar o desaprobar los pedidos ¿Cuánto tiempo te lleva coordinar las vacaciones del equipo actualmente?
Esto se repite en cada tarea que realizan con tu equipo: entregar uniformes, coordinar turnos, enviar o recibir documentos, etc. Con la digitalización vas a poder contar con canales exclusivos para cada tarea, mediante los cuales los colaboradores pueden autogestionarse, mejorando su satisfacción y disminuyendo tareas y tiempos.
Por favor, anota cuánto tiempo te lleva: repartir los recibos de sueldo, coordinar las vacaciones, gestionar las ausencias de tu equipo,
repartir uniformes o elementos de trabajo, registrar horarios de ingreso y verificar si leyeron tus mensajes.
Y multiplícalos por el valor de esas horas.
Un claro ejemplo es Nuqlea, una startup que logró una mayor eficiencia al digitalizar la firma y envío de recibos de sueldo. Luciana, de su equipo de RRHH, menciona que antes gestionaban todo en papel y ahora, con solo unos clics, toda la documentación se distribuye a los colaboradores, lo que les da una “gran tranquilidad” y les permite enfocarse en tareas más estratégicas.
¿Cómo reducir costos en Recursos Humanos?
- Creación de procesos (con un software esto se implementa solo).
- Automatización de tareas.
- Canales claros y exclusivos para cada proceso.
- Información disponible para líderes y colaboradores.
- Autogestión.
¿Qué ganarás?
- Liberar el tiempo dedicado a tareas rutinarias.
- Mayor conocimiento del estado de cada proceso.
- Mayor nivel de cumplimiento de objetivos.
- Reducción de tiempos y costos.
Potencia la productividad a través de la Cultura Organizacional
Ahora que has liberado muchas horas, veamos cómo puedes invertirlas en incrementar el bienestar y productividad de tus equipos. Iremos desde las tareas más operativas hacia las más orientadas a la creación de un sentimiento de pertenencia, unión del equipo y motivación.
El impacto de la Comunicación Interna
El e-mail y el WhatsApp pueden ser cómodos, pero no son nada efectivos para una comunicación interna efectiva. Según McKinsey, las empresas que han adoptado herramientas digitales para la comunicación interna han experimentado un incremento del 20 al 25% en la productividad del equipo.
Es esencial comunicar de forma efectiva tanto los sucesos, como la versión que la compañía tiene de ellos. De esta forma, los colaboradores saben cómo interpretar los hechos y se evitan malentendidos, ruidos y rumores. Como nos explicaba uno de nuestros usuarios, ahora puedo combatir el radio-pasillo, esto es, que los mensajes se los vayan pasando unos a otros, deformándose en el medio.
Una buena comunicación va mucho más allá, permite a las empresas acercarse a los colaboradores de otras sucursales, como el caso de Grupo GRP; han podido comunicar de forma masiva a todos los colaboradores como BHI Plus o el caso de Baipro que te lo dejamos a continuación.
Mediante Naaloo no solo se simplifica el envío de mensajes, sino también que podrás saber quiénes lo recibieron, leyeron y comprendieron. Además, pueden responderte por la misma plataforma o dejar un comentario público, lo que genera engagement entre los colaboradores. Además, posee canales exclusivos para tratar temas como vacaciones, entregas de equipos y más, lo que liberará a tu canal de comunicaciones de estos temas.
¿Cómo mejorar la comunicación interna?
- Cuenta con canales oficiales y combate la comunicación informal.
- Brinda una versión de la empresa de todo lo que suceda.
- Asegúrate de comunicar a toda la organización.
- Mide el nivel de lectura de tus mensajes.
- Cuenta con canales claros y exclusivos de comunicación por tema.
¿Qué ganarás?
- Mayor impacto de tus mensajes.
- Verificación instantánea de niveles de comprensión.
- Control sobre la información de la empresa que poseen los colaboradores.
- Reducción del ruido en la comunicación.
- Mayor interacción entre tus colaboradores.
Vuelve a tomar la hoja en la que estabas anotando y escribe cuánto sería un incremento de tan solo el 5% (un cuarto de la estimación de McKinsey) en la productividad de tu organización.
¿Por qué mejorar la experiencia del empleado para maximizar ganancias?
Como dice la frase de Richard Branson, fundador de Virgin Group: “Cuida a tus colaboradores y ellos cuidarán a tus clientes”. La verdad es que el bienestar de los colaboradores es una inversión, como se ve en este estudio que determina que un colaborador contento es un 12% más productivo.
La experiencia del colaborador marca qué espera la compañía de su desempeño. Imagina estas dos situaciones en el primer día de un colaborador en tu compañía y piensa cómo impactará en lo que percibe de tu compañía.
Situación A: Llega y sin conocer mucho de tu empresa ni su equipo. Cuando lo recibe Recursos Humanos se pone a buscar un lugar, mientras le presenta a sus compañeros, le explica qué debe hacer y pide que le pongan una computadora y una silla en un escritorio.
Situación B: Previamente a llegar ya recibió la bienvenida en Naaloo, donde pudo ver el organigrama y la información básica de la compañía. Además tiene un camino de onboarding donde sabe qué pasos debe completar. Naaloo también ha advertido a sistemas que armen un puesto de trabajo, por lo que cuando llega ya posee su computadora y silla para comenzar a trabajar. Mira lo que opinan desde Nuqlea:
Hay una famosa frase de la escritor Maya Angelou sobre esto: “Las personas olvidarán lo que has dicho, lo que has hecho, pero nunca olvidarán cómo las hiciste sentir”. Este proceso comienza desde la primera vez que ingresa a tus oficinas y se enriquece cada día. Integrar a cada persona al equipo, no solo desde lo laboral, sino desde sus vínculos y dinámicas, es nuestra principal tarea.
Esto también puedes lograrlo sin un software. Como armar una agenda de los cumpleaños y aniversarios de toda la compañía y recordarle al equipo que saluden a la persona. Armar eventos recurrentes, motivarlos a que cuenten su día, etc. Solo que con un software es más simple y efectivo.
Al automatizar procesos y facilitar el acceso a la información, los colaboradores experimentan una mayor transparencia y autonomía en su trabajo, lo que se traduce en una mayor motivación y compromiso. Sobre todo en las generaciones más jóvenes.
Un estudio de PwC reveló que el 80% de los colaboradores expresan un mayor nivel de satisfacción en empresas que han digitalizado sus procesos, debido a la facilidad de uso y la eficiencia de las herramientas digitales.
Esto se da porque la digitalización permite, como ya dijimos, la autogestión, pero también porque los equipos de Capital Humano pueden consultar a los colaboradores a través de encuestas; los líderes pueden brindar feedback positivo a través del software; puede fortalecer el equipo mediante un feed social o un chat; los colaboradores se saludan para los cumpleaños, etc. Haciendo que cada colaborador se sienta valorado.
¿Cómo hacerlo?
- Realiza encuestas para conocer el clima en tu empresa.
- Valora las actitudes positivas de los colaboradores.
- Trabaja en el team-building.
- Crea eventos descontracturados fuera de la oficina.
- Brinda incentivos equitativos por los logros.
- Provee transparencia y autonomía en el trabajo.
¿Qué ganarás?
- Colaboradores más productivos y autónomos.
- Menor carga laboral en mandos medios y altos.
- Mayor colaboración y un óptimo clima laboral.
- Mejor employee branding e imagen de la empresa.
- Atraerás mejor talento a tu compañía.
- Procesos de onboarding más cortos.
- Menor rotación laboral.
Incrementa el sentimiento de pertenencia y motivación
Un estudio de Gallup encontró que las empresas con altos niveles de compromiso de los colaboradores experimentan un aumento del 21% en la rentabilidad, lo que demuestra que una cultura organizacional fuerte tiene un impacto directo en los resultados financieros de la empresa.
Lo primero es la comunicación, que los colaboradores sepan qué está sucediendo en la compañía los hace sentir tenidos en cuenta y partícipes de lo que pasa. Una nueva alianza, un cliente importante ganado, un cambio en la estrategia, puede ser un gran motivador.
En cambio, si se enteran, como vimos previamente, en los pasillos, esto causará incertidumbre y malestar. Si comunicas bien lo que pasa, sea bueno o malo, das la oportunidad de que consulten sus dudas oficialmente y se evitan los rumores y supuestos.
Integrar personas en un equipo, crear un grupo en busca de un objetivo es, tal vez, el principal objetivo de la gestión de personas. Hoy en día con la sobrecarga de tareas, distancias y virtualidad, tal vez esto sea más difícil. Para contrarrestar esto, funciones como una red social interna, ayudan a que no perdamos la dimensión humana de las personas con las que trabajamos virtualmente. Debemos generar espacios de encuentro por fuera de lo laboral para fortalecer al grupo.
Por otro lado, reconocer las buenas acciones es otra gran herramienta para incrementar el compromiso y motivación. Brindar Feedback positivo marca qué está esperando la compañía de cada colaborador, a la vez que lo motiva. Implementar esto como práctica recurrente, da un norte a cada persona, no con indicaciones directas, sino con un espíritu que puede aplicar a todas sus tareas.
Ofrecer formación a los colaboradores, no solo será un gran rédito para la compañía, sino que impactará en el esfuerzo diario que realiza la persona. Según Gartner se deben aprender 6,8% nuevas habilidades por año. No tener las skills necesarias para tu puesto de trabajo puede resultar muy frustrante y brindar capacitación para ello, creará un sentimiento de agradecimiento hacia la empresa.
Algo muy importante y que no suele suceder en las pymes es que las personas tengan una idea clara de su rol y responsabilidades dentro de la compañía. Como decía Lucía, de Baipro, digitalizar: “permite que la gente se sienta involucrada con los procesos y eso hoy es muy importante”. Algo tan simple como un organigrama o una lista de tareas, ayuda a la persona a hacer foco, saber cómo aportar valor y no no perder tiempo en tener que averiguar qué debe hacer. Retomaremos este punto en el siguiente ítem.
¿Cómo hacerlo?
- Comunicar de forma clara lo que sucede en la compañía.
- Conectar al equipo.
- Dar Feedback de las buenas acciones.
- Formar a los colaboradores.
- Brindar información clara de cada rol y responsabilidades.
- Cuenta con un organigrama actualizado.
- Transmitir objetivos.
¿Qué ganarás?
- Alto compromiso con la compañía.
- Fortalecimiento de la imagen de la compañía desde cada colaborador.
- Equipos unidos y más productivos.
- Fuerza laboral capacitada con las últimas tecnologías.
- Trabajadores enfocados en resultados.
Antes de seguir, volvamos a la hoja, nuevamente tomemos el cuarto de la estadística para ser precavidos y suma otro 5% al aumento de la productividad de tu compañía, además de los costos que te ahorrarás en capacitar nuevas personas que ingresen por la reducción de la rotación. Bien, sigamos.
Cumple los objetivos mejorando el Desempeño del Equipo
Las evaluaciones de desempeño en pymes son sumamente claves, ya que permiten identificar áreas de mejora y fortalecer las habilidades de los colaboradores a través de planes de desarrollo personalizados.
Estas evaluaciones también refuerzan la alineación de los colaboradores con los objetivos organizacionales y mejora la comunicación interna. Además, ayudan a detectar talentos internos y optimizar su uso, lo que es fundamental para la competitividad en empresas con recursos limitados.De esta forma, aseguran que todos trabajen hacia objetivos comunes, lo que incrementa la eficiencia general.
Implementar estas herramientas, además de motivar a los colaboradores, facilita el crecimiento de la empresa mediante el aprovechamiento del talento existente, resultando en un equipo más comprometido y una mejora notable en los ingresos y la productividad.
Si bien el proceso puede resultar complejo para una empresa que no cuenta con una estructura que conozca la teoría, el módulo de Gestión del Desempeño de Naaloo, permite que cualquier empresa lleve a cabo esta metodología, sin requerir conocimientos, ni grandes esfuerzos. De esta forma, la pyme puede mejorar su equipo y orientarse a objetivos, al igual que lo hacen las grandes empresas.
¿Cómo hacerlo?
- Define objetivos claros: generales, por área y por persona.
- Establece métricas SMART.
- Brinda feedback continuo sobre los avances.
- Automatiza todo lo que te sea posible los procesos.
¿Qué ganarás?
- Mayor productividad orientada a cumplir objetivos.
- Alineación de los objetivos de la empresa.
- Colaboradores con metas claras y más comprometidos.
- Crecimiento de la empresa y de cada colaborador.
Mejora tu forma de medir resultados de Recursos Humanos
De acuerdo con una encuesta de PwC, el 92% de los líderes de RRHH considera que el uso de sistemas digitales mejora la precisión de los datos y la calidad de la información disponible para la toma de decisiones. Esto es crucial para una gestión data-driven, donde los procesos y decisiones se basan en información objetiva y en tiempo real, lo que permite a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios.
Un ejemplo claro de este enfoque es el caso de éxito de BlueDraft, donde la analítica fue clave para gestionar un proyecto en constante evolución. Como menciona el equipo de BlueDraft: “Al ser un proyecto nuevo, estamos en un proceso de una gran cantidad de cambios. Cambian las personas, los perfiles, las mismas personas cambian de rol. Entonces, la información de analítica me es muy valiosa para ver y analizar la evolución de todo el equipo”.
Esta capacidad para monitorear y ajustar los roles y perfiles mediante el análisis de datos es fundamental para la gestión de talento y la mejora continua.
¿Cómo llevar una gestión data-driven en RRHH?
- Medir las tareas de recursos humanos.
- Analizar y optimizar resultados.
- Implementar planes de mejora continua.
- Tomar decisiones en base a datos.
- Compartir los datos con los colaboradores.
¿Qué Ganarás?
- Optimización de procesos.
- Métricas para medir el avance de los proyectos.
- Detección de fortalezas y debilidades.
- Datos para apoyar los cambios buscados.
- Claridad a la hora de hacer devoluciones a los colaboradores.
¿Cuántas veces debes tomar una decisión y te encantaría tener datos para poder asegurarte de elegir la opción correcta y mostrar a los demás esta información? Piensa el tiempo y energía que ahorrarías.
Esto no lo sumaremos a nuestra cuenta. Pero fíjate cuánto has sumado hasta aquí de tiempos y costos ahorrados.
¡Te garantizo que con una quinta parte de eso podrás contar con Naaloo e incrementar los ingresos de la compañía con lo restante!
¡Comienza el cambio hoy mismo!
Si estás buscando transformar tu departamento de Recursos Humanos y llevarlo al siguiente nivel, te invitamos a explorar cómo las soluciones de Naaloo pueden ayudarte a digitalizar la gestión de RRHH en tu empresa. Desde la automatización de tareas hasta la implementación de IA para mejorar la comunicación interna, Naaloo ofrece una suite de 20 funcionalidades diseñadas para optimizar cada aspecto de la gestión de personas.
Te ofrecemos una consulta gratuita con nuestros expertos para que nos cuentes en detalle tus desafíos actuales y podamos ver qué soluciones puede brindarte la digitalización. ¡Agenda una reunión ahora mismo y comienza a liberar tu talento!
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