Guía: ¿Cómo optimizar la gestión de Recursos Humanos en Estaciones de Servicio?

La gestión de Recursos Humanos en las Estaciones de Servicio suele contar con una dinámica que la diferencia del resto de los rubros. Situaciones como los turnos rotativos, la alta dispersión geográfica, la rotación de personal o la variabilidad del trabajo a lo largo del año; hacen que no sea fácil llevar a cabo los planes de la compañía. Al no contar con una comunicación centralizada, usualmente se transmiten los mensajes informalmente cuando se cruzan en las instalaciones, con lo que no queda registro y tampoco les llega a todos los colaboradores en tiempo y forma.

Para ayudar a mejorar la gestión de todas las estaciones de servicio, hemos contactado a los equipos de RRHH del rubro que ya utilizan Naaloo para acompañarte en el camino hacia la digitalización del área. 

La digitalización de sus procesos permite automatizar las tareas repetitivas, organizar mejor a toda la plantilla y dedicarle más tiempo al desarrollo y planificación a futuro. En la experiencia de nuestros clientes del rubro, Naaloo puede liberar hasta el 60% del tiempo ocupado por tareas administrativas. 

En esta nota veremos los principales desafíos en el sector y cómo resolverlos de forma rápida y práctica mediante las funcionalidades específicas del software de Recursos Humanos. Así que podrás buscar en los títulos tus principales urgencias y ver cómo resolverlas para siempre.

Comunicación con los colaboradores

El contacto con toda la organización es una de las principales dificultades para quienes gestionan estaciones de servicio ya que a los turnos rotativos que no coinciden con los horarios del equipo administrativo, hay que sumarle la distancia con muchos de ellos, ya que habitualmente una misma firma opera más de una sucursal.

Para disminuir estas distancias Naaloo permite comunicarse con cada colaborador en tiempo real y con múltiples funcionalidades para facilitar la tarea del gestor como: 

• Envíos masivos a toda la organización, por área o por colaborador individual. 
• Trazabilidad de todos los mensajes.
• Estadísticas y métricas de apertura, lectura y comprensión por mensaje y colaborador.
• Potente editor que permite imágenes, videos, links, adjuntos y más.
• Botón de solicitud de ayuda para los colaboradores que necesitan más información.
• Notificaciones y alertas para todos los participantes.
• Posibilidad de activar comentarios públicos y privados.
• Accesible desde la app de celular o computadora, en cualquier momento y lugar. 

Como nos dice Natalia Pozzo Ardizzi, Gerente General de Pozzo Ardizzi, en referencia a esto: “Tengo una estructura de personal de 153 empleados y a través de Naaloo cuento con un contacto más personalizado”. 

Por su parte, Pilar Serenelli, Responsable de Recursos Humanos de Grupo Barbero, comenta que recomienda Naaloo, ya que permite “digitalizar información, poder generar comunicaciones a todos los empleados y llevar así una gestión más eficiente de los recursos”.

Gestión de recibos de sueldo y documentos

Otro inconveniente de no coincidir con los colaboradores en tiempo o espacio es que la gestión se vuelve caótica por llevarse a cabo con intermediarios. En Innovía nos comentaban que en algunos casos del turno noche los recibos de sueldo eran entregados por compañeros lo que llevaba el riesgo de ser extraviado o que otro colaborador pudiera ver información sensible. 

Mediante las funcionalidades de Gestión Documental y Firma Electrónica de Naaloo es posible subir el archivo PDF con todos los recibos de sueldo y en pocos segundos hacer que le llegue a cada colaborador, que lo firme desde su celular y ¡listo!

• Automatización de la división de sábana de recibos en PDF en recibos individuales, detección mediante IA del colaborador al que pertenecen y envío.
• Posibilidad de firmar desde el celular o computadora, en cualquier momento.
• Archivo automático de recibos de sueldo, accesible tanto para administradores como para colaboradores.
• Panel con reportes y estadísticas de cada documento enviado a firmar.
• Reducción en la utilización del papel.

Además, el Gestor de Documentos permite crear carpetas públicas o privadas de documentación para compartir con el equipo cualquier tipo de documento, desde normativas de comportamiento a archivos privados, todo fácilmente configurable.

• Asignación individual o masiva de documentos a los colaboradores.
• Gestión de permisos para ver, editar o compartir documentación.
• Categorías para clasificar y organizar los archivos.
• Solicitud de Firma electrónica aplicable a cualquier documento.

Organización y gestión centralizada

De los puntos anteriores se desprende la cantidad de tareas que se realizan diariamente en la gestión de personal de una estación de servicio, a lo que hay que añadir el seguimiento de cada una de ellas, lo que es una carga laboral invisibilizada. Muchas veces esto puede llevar a realizar las tareas no cómo se desea, sino como es posible. 

Pilar Serenelli, de Grupo Barbero, nos comenta que buscaron un software como Naaloo porque “al tener muchas estaciones de servicio veíamos la necesidad de unificar registros y contar con una forma rápida y eficiente de acceder a la información de todos los empleados”. La automatización de las tareas repetitivas ahorra hasta un 60% de la carga administrativa y además implementa procesos probados, mejorando los resultados. 

Naaloo permite dos elementos vitales para una buena gestión: la organización y la centralización. Por un lado, brinda canales claros y exclusivos para diversas tareas como entrega de uniforme, envío de mensajes, solicitud de vacaciones, etc. Por otro, centraliza toda la información en un solo lugar y de forma organizada para que quien administra y los colaboradores sepan tanto dónde encontrar cualquier documento o información que necesiten, como por dónde tramitar. Todo esto con registro, historial, métricas e informes, para implementar un plan de mejora continua.

Si bien todas las herramientas están pensadas para optimizar la gestión, podemos mencionar como ejemplo la funcionalidad de organigrama automático, que permite a cada colaborador saber qué lugar ocupa en la estructura, a quién reporta y conocer los líderes de cada área, y los Eventos, con los que es posible crear cualquier tipo de acontecimiento, como reuniones para transmitir directivas claras al equipo.

Casa Alarcia: Las herramientas que más utilizamos son la gestión de tiempo, entregas, ausencias y capacitación. Ya que nos permiten tener una comunicación más asertiva, más formal y así evitamos el llamado “radio pasillo”. Ahora la comunicación se volvió mucho más privada entre ambas partes.

Gestión de uniformes y elementos de protección personal 

La entrega y recambio de uniformes y elementos de seguridad requiere una atención casi constante con un registro que suele ser dificultoso de llevar porque, como dice Romina Campos, de Casa Alarcia, se termina dando en los pasillos. 

La facilidad de acceso de Naaloo permite que, incluso cuando en pleno turno a un colaborador se le rompe un guante y agarre otro, lo pueda registrar desde su celular, quedando en el registro y permitiendo llevar una estadística de elementos disponibles y su gasto mensual. Esto se ve perfectamente en lo que nos cuenta Betina Cuchereno de Innovía.

La funcionalidad de Gestión de Entregas te permite:

• Canal virtual de solicitud y aprobación de entregas y reposiciones.
• Registro de todas las entregas de uniformes y elementos por colaborador.
• Configuración de entregas según área, sector, cargo, convenio o categoría.
• Configurar entregas automáticas para colaboradores ingresantes.
• Asignaciones masivas o individuales automáticas.
• Vencimientos programables con alertas configurables por fecha y con notificaciones anticipadas.
• Solicitud de firma electrónica contra entrega.

Información e historial del colaborador

Cuando le consultamos a Pilar Serenelli, de Grupo Barbero por las herramientas que les sumaban más valor, nos cuenta que: “A nosotras nos es muy útil la visualización de colaboradores con su historial, registro de ausencias y sanciones. También desde RRHH utilizamos mucho los organigramas”. 

Como comentábamos en el punto anterior, contar con la información centralizada y organizada es posible tomar mejores acciones. Como decía Andrea Pozzo Ardizzi, “nos permite dar una respuesta acorde a las necesidades de cada colaborador”. 

Para esto se cuenta con herramientas como:

• Legajo personalizado con documentos asociados a cada colaborador.
• Historial de todas las funcionalidades como entregas, documentos, ausencias, vacaciones, registro de jornada, etc.
• Compliance para gestionar las llamadas de atención o sanciones.
• Portal del colaborador desde el cual el colaborador puede actualizar su información como talles, contactos, etc.

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Gestión de ausencias y vacaciones

Para optimizar el aviso de ausencias, el registro de los certificados, Naaloo brinda un canal único mediante el cual el colaborador puede realizar el aviso de su ausencia y que el administrador sea notificado en el momento para tomar acciones lo antes posible, mejorando la previsibilidad. 

Por otro lado, el canal también permite gestionar las vacaciones, su solicitud, cálculo por convenio y más. Una de las ventajas más destacadas de esta herramienta es que todas las ausencias se pueden visualizar en forma automática en un calendario, esto hace que pueda evitarse el solapamiento de ausencias en un mismo rol. Con Gestión de Ausencias y vacaciones vas a poder: 

• Canal exclusivo de solicitud y aprobación de ausencias y vacaciones.
• Calendario con todas las ausencias y vacaciones del equipo.
• Políticas de vacaciones configurables y asignables a colaboradores.
• Tipos de ausencias parametrizables según los parámetros de tu organización.
• Supervisores de ausencias designables como autoridad de aprobación.
• Alertas y notificaciones en tiempo real de toda la actividad.

En relación a esto, Soledad Ojeda, Responsable de RRHH en Allí Vamos, nos contaba por qué habían decidido comenzar con Naaloo: “Buscábamos optimizar los procesos del área, dejar de utilizar el Excel para los controles internos y evitar el uso de WhatsApp para dar avisos de ausencias y/o Certificados. Queríamos unificar y centralizar la información en un solo lugar y que al momento de buscar la info esté al alcance del equipo, fácil, rápida y validada”. 

Analítica e informes

Como ya vimos cada actividad que sucede dentro de la plataforma es registrada y medida, para poder saber qué ocurre en cada grupo de trabajo y cómo mejorar el desempeño. Además de esta trazabilidad de los procesos, existe el Panel de Analítica y diversos informes como el de “Novedades del Mes” donde puede verse mes a mes todo lo referido a cada colaborador como días trabajados, inasistencias, justificaciones y más. 

Desde el panel puede verse datos en tiempo real como:

• Distribución de la nómina por sexo.
• Cálculo de edad promedio de la plantilla.
• Antigüedad de permanencia promedio en la organización.
• Pasivo laboral.
• Licencias asignadas.
• Vacaciones asignadas y pendientes.
• Segmentación por tipo de convenios de los colaboradores dentro de la compañía.

Registro de jornadas 

En este punto y el siguiente, vamos a hablar de dos puntos fundamentales a la hora de saber con qué personal se cuenta en cada momento. Llevar el registro de horas trabajadas, turnos, etc. Uno de los desafíos diarios de la gestión en las estaciones de servicio. Para esto Naaloo cuenta la funcionalidad de Registro de Jornada que permite:

• Fichaje presencial mediante QR o desde cualquier dispositivo.
• Fichaje remoto desde smartphone con doble factor de seguridad: geolocalización y foto del colaborador.
• Monitoreo en tiempo real de las jornadas activas.
• Registro histórico de horas por colaborador.
• Posibilidad de añadir observaciones en cada registro.
• Informes y métricas exportables.
• Integración con sistemas de fichajes existentes.

“En nuestro caso, Naaloo agilizó el reporte de las ausencias y el fichaje es automático, nos enteramos de las novedades al momento. También destacamos la firma electrónica de recibos de sueldos que es es automática y eficaz”. 

Soledad Ojeda, Allí Vamos

Motivación y fortalecimiento del grupo: Cumpleaños y Aniversarios

Cuando le consultamos a Natalia Pozzo Ardizzi sobre cuáles eran las herramientas que más útiles le resultaban nos contestó que: “Las que más utilizamos son las de Comunicación, Entregas de Indumentaria, Recibos de Sueldo y Registro de Jornada. Nos resultan muy útiles para nuestros controles y el acceso a la información inmediata para todos los empleados y, fundamentalmente, brindar una respuesta acorde a las necesidades de cada colaborador”. Esto último, suele ser uno de los objetivos máximos de cualquier gestión. Lograr que cada miembro del equipo se sienta tenido en cuenta para que brinde lo máximo en el grupo. Para esto, Naaloo posee diversas herramientas para lograrlo con distintos procesos.

La primera es una funcionalidad que no requiere ninguna acción por la gerencia y que mejora instantáneamente cualquier grupo y son los Eventos Automáticos de Cumpleaños y Aniversarios. En base a los datos del legajo que se completan en el alta del colaborador, Naaloo les avisa a todos los integrantes del equipo cuando cumple años o cuando es un aniversario de su ingreso a la empresa. Estos festejos ayudan a intensificar los lazos y son una oportunidad de que el equipo se relacione desde otro lugar que en el trabajo diario.

“Las que más utilizamos son las de Comunicación, Entregas de Indumentaria, Recibos de Sueldo y Registro de Jornada. Nos resultan muy útiles para nuestros controles y el acceso a la información inmediata para todos los empleados y, fundamentalmente, brindar una respuesta acorde a las necesidades de cada colaborador”. Natalia Pozzo Ardizzi

Motivación y fortalecimiento del grupo: Formularios

Forms es una herramienta completa y flexible para la creación de formularios, encuestas y evaluaciones. Esta funcionalidad permite desde hacer una evaluación para conocer el estado de conocimiento sobre un tema a una encuesta para saber cómo se sienten los integrantes. Como nos decía Betina Cuchereno: “Lo que más me gusta de Naaloo es que podés consultar a los colaboradores y ellos se sienten libres de contestar. Esto aplica a todo, para una encuesta de clima laboral o el día del amigo, donde ellos pueden elegir su propio compañero amigo”. 

Forms permite: 

• Crear y editar formularios y evaluaciones de manera simple.
• Utilizar plantillas profesionales prearmadas y editarlas.
• Crear evaluaciones con puntuación y requisitos de aprobación.
• Descargar la encuesta para imprimir en caso de que alguien no pueda acceder al sistema.
• Obtener estadísticas y gráficos completos, configurables y exportables.

Motivación y fortalecimiento del grupo: Capacitación

Uno de los usos frecuentes de las encuestas de Forms es utilizarlas para conocer el desarrollo que le interesa tener a cada colaborador dentro de la compañía y brindarle capacitación acorde. 

Todo esto es posible mediante el módulo de Gestión de la Formación, que no solo permite que el colaborador solicite, sino también cuenta con:

• Canal de aprobación y asignación de capacitaciones.
• Configuración flexible según parámetros multicriterio (fecha, tipo, obligatoriedad, estado y más).
• Asignaciones automáticas según área, puesto o ingreso.
• Monitoreo de estado en tiempo real.
• Vencimiento y renovaciones automáticas según fechas.
• Alertas y notificaciones con recordatorios.

Además, la posibilidad de autogestionar su perfil desde la app, brinda al trabajador una mayor facilidad para organizarse y sentirse tenido en cuenta. Todas estas herramientas en su conjunto ayudan a fortalecer el equipo y darle visibilidad a todo lo que se hace desde la gerencia. Una vez más, como describe Betina su experiencia: “Nos permitió darle una identidad y una formalidad a las cosas que veníamos hablando en los pasillos o comentando de turno a turno. De esta forma, logramos formar un equipo y entender que todos tiramos para el mismo lado sin importar en qué sucursal estén”. 

Soporte

Por último, queremos destacar a nuestro equipo de atención al cliente, que está siempre disponible para ayudar a las compañías a mejorar su gestión a través de la plataforma. Como nos decía Soledad Ojeda de Vamos: “¡El equipo de Naaloo siempre está dispuesto a ayudarnos, atentos a nuestras necesidades, sugerencias y mejoras! Estamos muy conformes”.

Queremos terminar este recorrido por las estaciones de servicio con algunas últimas declaraciones de nuestros clientes del rubro cuando le consultamos si recomendaban a Naaloo:

• “Recomendación al 100%. Está muy alineado con los objetivos y conceptos que manejan las estaciones de servicio, teniendo en cuenta que es un trabajo 24/7, que contiene 3 turnos diferentes de horarios, muchas capacitaciones y gran cantidad de documentos para archivar”. Romina Campo, Gerente General de Casa Alarcia
•  “La recomendamos, es una herramienta de gran ayuda para nosotros”. Natalia Pozzo Ardizzi, Gerente General de Pozzo Ardizzi
• “Sí, lo recomendamos como herramienta para digitalizar información, poder generar comunicaciones a todos los empleados y llevar así una gestión más eficiente de los recursos”. Pilar Serenelli, Grupo Barbero

Si estás pensando en digitalizar la gestión en tu Estación de Servicio, queremos hacértelo lo más simple posible, por eso te invitamos a tener una charla con nuestros especialistas. Podrás ver el software de punta a punta, recibir asesoramiento según tus necesidades y despejar todas tus inquietudes.

Es hora de empezar la transformación digital de tu área de Recursos Humanos y ahorrar hasta el 60% del tiempo dedicado a tareas administrativas. ¡Reserva una cita ahora!