¿Cómo optimizar la gestión de vacaciones?

En un año muy fuera de lo común, se acerca la época fuerte de vacaciones y la empresa debe organizar y coordinar las licencias de toda su nómina de trabajadores. Este es un momento delicado, donde los empleados solicitan las semanas deseadas y el área administrativa tiene la difícil e importantísima tarea de equilibrar las ausencias, para que no afecten al funcionamiento de la empresa, con la satisfacción de los colaboradores. Bien, hay dos formas de hacer esto.

Modo manual: emails, listas y planillas.

En la actualidad, las administraciones de las pymes envían un pedido a los colaboradores para que pasen sus vacaciones o hacen circular una lista en papel para que las anoten. Esto retorna en forma caótica, con varios emails o listas, sumado a las fechas que se superponen y colaboradores que retrasan su elección hasta último momento. Con lo que, para organizar esto, el segundo paso es chequear quién las envió. Luego, en cada caso hay que verificar si pide las semanas que le corresponde según el convenio, restarle las que ya se tomó y sumarle las que tenía pendientes. Si sobreviven a esto, el siguiente paso es volcar la información en una planilla de Excel que, si bien son útiles y automatizan algunos cálculos, quedan siempre expuestas a errores humanos al momento de pasar la información. Por último, comunicar los periodos de vacaciones a todos los equipos y coordinar las ausencias.

Esta es una forma de hacerlo y, hasta hace unos años, era la mejor. Pero hay una nueva manera de realizar este proceso en menos tiempo, con menos esfuerzo y con mejores resultados. Pasemos a ver cómo es a través de una plataforma. 

Modo digital: automatización y optimización de procesos.

Veamos la otra alternativa, automatizar este proceso a través de un software de Recursos Humanos diseñado para esto. Básicamente, lo que hace el software es sistematizar las mejores prácticas y automatizar las tareas que no necesitan tomar una decisión, para que las personas solo se ocupen de gestionar. 

• La solicitud de los empleados: Los empleados podrán solicitar las semanas que les corresponden a través del portal del empleado, el cual les informará los días que tiene pendientes y los días en los que se los puede tomar, para que puedan planificar su descanso tranquilos y con toda la información necesaria. En base a esa información, el colaborador selecciona las semanas que desea tomarse y envía la petición.

• Aprobación: Una vez que es enviada, el encargado de otorgar las vacaciones recibirá una alerta en su portal. Junto a la solicitud, el sistema le informará los días que le corresponde a cada empleado por convenio, cuántos ya utilizó y cuántos tiene pendientes, para que pueda tomar mejores decisiones. Además, en la misma pantalla podrá ver las licencias ya otorgadas para ver si se superponen con otras de empleados del mismo puesto y tener una visión global al momento de aceptar o denegar el nuevo pedido. 

• Comunicación: Una vez aprobado o no el pedido, el sistema se lo comunica automáticamente al empleado a través de un canal de comunicación exclusivo para hacer los arreglos correspondientes o para coordinar otra fecha. Generando un proceso claro y trazable, que evitará discusiones entre los colaboradores por la falta de presentación de las fechas o por quién las solicitó antes.

9 Beneficios a la hora de gestionar las vacaciones con Naaloo.

En resumidas cuentas, estas son las mejoras que Naaloo te ofrece:

• Automatización de días pendientes: De acuerdo con la antigüedad de cada trabajador, Naaloo automáticamente determina la cantidad de días de vacaciones que legalmente le corresponde a cada colaborador. De esta manera, conocerás en todo momento cuántos días le fueron asignados a cada trabajador. También podrás añadir o restar días en forma independiente 

• Actualización Automática: Olvídate del solapamiento de vacaciones, Naaloo te ayudará a coordinar tu nómina y mantener tu empresa funcionando. El calendario de vacaciones se actualiza en el mismo momento en que se aprueba una nueva solicitud. Así, se evita que el personal de una misma área se ausente al mismo tiempo. Además, desaparecen los errores humanos por omisión o error en el registro en Excel.
• Ahorro de Tiempo: Todo lo dicho anteriormente se traduce en un ahorro de tiempo de hasta 70% en el proceso de gestionar vacaciones, con menos esfuerzo y con mejores resultados. 
• Política Inteligente de Vacaciones: Administra las vacaciones según las políticas de tu empresa. Naaloo te brinda la posibilidad de crear ausencias personalizadas y asignarles condiciones para su procedencia, pudiendo gestionar diferentes políticas según las necesidades de la empresa.
• KPIs para una mejora continua: Analizar y mejorar la evolución en la gestión de las vacaciones de la organización con la ayuda de los índices claves. Podrás extraer estos informes para comparar los resultados y realizar los cambios necesarios.
• Ahorro papel: Al digitalizar 100% los procesos, se reduce la utilización de papel al no tener que imprimir planillas para ver y compartir la información.
• Estructura flexible: Podrás definir quiénes serán los responsables o supervisores de aprobar y rechazar las solicitudes, obteniendo un circuito simple y claro.
• Alertas: Cada vez que un colaborador efectúe una solicitud, Naaloo se ocupará de avisar al responsable asignado para que pueda verla a la vez que ve el resto de las vacaciones ya aprobadas, evitando superposición de licencias.

• Canal de Solicitudes y Aprobación unificado: Desde su perfil, cada colaborador puede solicitar sus vacaciones de forma simple, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Igual de simple es para el encargado de aprobar los pedidos, recibiendo todo en un mismo panel y actualizado en tiempo real, lo que nos lleva al siguiente punto.

¿Cómo sabe Naaloo cuántos días le corresponde a cada trabajador? 

Naaloo brinda la posibilidad de mapear y sincronizar la política laboral de la empresa y/o las disposiciones del Convenio Colectivo de Trabajo (CCT). Esto permite asignar automáticamente a cada colaborador la cantidad de días de vacaciones que le corresponde según la política o legislación de aplicación. De esta manera, vas a contar con la cantidad de días que le fueron asignados a cada colaborador en tiempo real y, a su vez, podrás añadir o restar días de licencia en forma individual, si así lo decidieras.

Más seguro y accesible

Supongamos que un colaborador no recuerda en qué fecha debe volver o, al revés, el equipo quiere saber si un compañero estará para una presentación, situaciones como estas se resuelven en segundos. En Naaloo la información se encuentra disponible en todo momento desde cualquier dispositivo con internet para todo el personal implicado. Esto permite a los empleados despejar dudas en segundos sin molestar a la administración. Además, el área de recursos humanos cuenta con indicadores para tomar mejores decisiones, a través de los informes y reportes que genera el sistema. 

Todo esto, con la garantía de contar con potentes sistemas de seguridad

para que la información esté siempre totalmente resguardada y más segura que en una computadora de la oficina. 

¿Pudiste imaginarte cómo es gestionar vacaciones con Naaloo?

Es casi tan relajante como ir a la playa. Bueno, quizás no tanto, pero el período de vacaciones ya no generará estrés en el área administrativa y será mucho más simple para todos tus colaboradores. Y esto es solo una pequeña parte de lo que tenemos para ofrecerte.

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