Encuesta: ¿Cómo se comunicaron las pymes con sus colaboradores en pandemia?

Parte de nuestra misión, facilitar las tareas de recursos humanos en las pymes, es estar en constante contacto con ellas y saber qué pasa en las compañías que no cuentan con un software especializado. Por eso, a fines de 2020, realizamos una encuesta para saber cómo habían gestionado su comunicación interna durante este año y en este artículo te contamos los resultados. 

El aislamiento presentó nuevos desafíos a todas las áreas de las compañías. El distanciamiento social, elevó la necesidad de una transformación digital de los procesos para poder seguir operando. Desde el sector de ventas, con el e-commerce, a la comunicación interna, se adoptaron nuevas tecnologías y softwares que permiten gestionar a la distancia, sin tener que estar en un lugar o dispositivo específico. Según la reciente encuesta de la Fundación Observatorio Pyme, el 75% de las empresas argentinas ha adoptado la modalidad del home office (un 92% si tomamos solo el sector de servicios) e, incluso, el 70% piensa seguir con ellas en el 2021.

75% de las empresas argentinas ha adoptado la modalidad del home office y el 70% piensa seguir con ellas en el 2021.

En esta nueva configuración del trabajo, la comunicación con los propios colaboradores tiene un valor superlativo por sobre el resto. La velocidad al comunicarse para adaptarse a los cambios y transmitir protocolos, nuevas reglas y procesos es vital para mantener el equipo en funcionamiento. Es por esto, que en esta encuesta nos enfocamos en preguntar en cómo se estaban conectando los equipos.

Hola WhatsApp, chau teléfono

Al consultar a las pequeñas y medianas empresas por el medio principal que habían utilizado para comunicarse, el 73% eligió WhatsApp, mientras que el 27% restante optó por el correo electrónico. Esto demuestra una gran inclinación hacia lo digital, sobre todo si tomamos en cuenta que el teléfono no fue elegido por ninguno de los encuestados. Vale recordar que ninguna de las compañías contaba con un software de Recursos Humanos para comunicarse.

El 73% eligió WhatsApp, mientras que el 27% restante optó por el correo electrónico, demostrando una gran inclinación hacia lo digital

Si analizamos las respuestas, podemos ver que WhatsApp brinda dos beneficios esenciales frente al correo electrónico: es instantáneo y de fácil acceso, es decir que se pueden recibir los mensajes en el momento y en cualquier dispositivo. Esto permite reaccionar con más velocidad a los imprevistos, a la vez, que todo el personal cuenta con la app. Pero también tiene sus contras. Al no ser una plataforma pensada para una comunicación laboral, los mensajes solo se ordenan por fecha y hora, por lo que es usual que, si se posee un solo grupo de chat, se mezclen comunicaciones y se pierda mucho tiempo rastreando elementos o incluso se puedan omitir mensajes. Por esto, WhatsApp suele necesitar un segundo medio de apoyo como el e-mail para organizar el contenido. Por otro lado, WhatsApp no permite separar lo particular de la oficina, ya que todo convive dentro de la misma app haciendo que el mundo laboral y personal se mezclen. 

Por otro lado, podemos decir a favor del correo electrónico que permite organizar por temas la información, los archivos y las personas que se involucran. A la vez que es un medio que pertenece estrictamente al ámbito laboral. Entre sus contras, podemos destacar que habitualmente los servicios de e-mail de la propia empresa no cuentan con apps propias o no pueden configurarse fácilmente en otras aplicaciones de correo electrónico. Generando que solo se pueda acceder desde navegadores o softwares para PC. Esto hace que sea un medio frío, que no permite resolver problemas en el momento. Al igual que el WhatsApp, el correo suele necesitar otro canal de apoyo, en este caso uno más inmediato.

Cada uno de estos medios tienen utilidades específicas y pueden complementarse, pero hay un tercer inconveniente. Al utilizar varios softwares (como WhatsApp más el correo) que no están integrados entre sí, se genera una pérdida de información en el pasaje de uno al otro. Un ejemplo de esto es cuando se envía un e-mail a un grupo de personas y además se trata el tema en el chat de WhatsApp, donde hay involucradas otras personas. Tendremos como resultado que solo algunas pocas personas poseen la información completa de ambos medios. Otro inconveniente, aún mayor, es la duplicación de tareas. Esto se da cuando, por ejemplo, al enviar un e-mail se debe avisar por WhatsApp. Todo esto afecta la calidad y la cantidad de comunicación que se tiene internamente y lo veremos en el siguiente punto.

¿Mucha comunicación es buena comunicación?

La siguiente pregunta que les realizamos fue cuánta comunicación hubo entre los colaboradores y la empresa. Solo el 36% consideró que la comunicación fue la adecuada. Un 36% considera que hubo un exceso de mensajes, mientras que un 28% cree que tuvo poca comunicación con sus colaboradores durante la pandemia.

Tanto por exceso como por falta, se obtiene una pobre comunicación interna que afecta a la productividad y los resultados. 

Esto se explica fácilmente. Al no contar con medios especializados, es normal que haya problemas tanto de exceso como de falta de comunicación. El exceso de comunicación puede generar que los mensajes se pierdan, que se involucren a colaboradores en charlas sobre tareas en las que no participan o que haya que duplicar mensajes en cada uno de los medios implicados. Por otro lado, la falta de comunicación lleva al equipo al otro extremo, carencia de información y contexto para realizar las tareas, desconocimiento de quiénes participan y colaboradores que no reciben las tareas que deben realizar. 

Otro factor que afecta a la calidad de la comunicación es la ausencia de reglas claras. Cuando no hay pautas explícitas para el trabajo a distancia, se aplican las reglas del medio que se utiliza. Por ejemplo, si utilizaste WhatsApp en tu organización, es posible que algún empleado haya tratado diversos temas que hayan desviado la charla o enviado un meme al grupo del trabajo. 

De cualquier forma, tanto por exceso o por falta, se obtiene una pobre comunicación interna que afecta a la productividad y los resultados. Una mala comunicación genera un desgaste en la plantilla, que sumado a todos los daños colaterales del COVID-19, comienza a afectar la moral del equipo, generar estrés y perjudicar su dinámica.

Nivel de eficiencia

La última pregunta fue en relación a cuán eficiente consideraron que había sido la comunicación durante este año. Apenas el 18% estuvo muy satisfecho con los resultados, considerando extremadamente eficiente o muy eficiente el medio implementado. Otro 18% dijo que su resultado fue moderadamente eficiente. Mientras que un 37% cree que sus resultados fueron poco eficientes y un 27% nada eficientes.

No extraña que un 64% no esté contento con su desempeño, ya que tuvieron que implementar un sistema de comunicación en tiempo récord, sin utilizar herramientas especializadas, sin capacitación y sin un plan. 

El 2021 es una oportunidad para capitalizar todo lo aprendido durante este 2020 y mejorar los procesos de cada área

Al momento de analizar los resultados de la propia empresa, es importante tener en cuenta que este era un nuevo escenario en el cual nadie estaba 100% preparado para enfrentarlo y, por esto mismo, hay que celebrar la capacidad de adaptarse del equipo. En un año tan difícil, reconocer los logros, es tan importante como definir las oportunidades de mejoras. El 2021 es una oportunidad para capitalizar todo lo aprendido durante este 2020 y mejorar los procesos de cada área. Para lograrlo, es vital implementar un sistema claro que permita conectar con los colaboradores y facilitarles su conexión con la empresa, para que trabajo e ideas fluyan de forma natural sin obstáculos. Herramientas como Naaloo pueden ayudarte en esta optimización ¿Cómo? Te lo contamos a continuación.

 ¿Cómo un software de RRHH puede facilitar esta tarea?

Uno de los cambios más estresantes para el área de Recursos Humanos y administración fue trasladar todas las tareas que se realizaban en papel o planillas de Excel, a una modalidad digital y compartida. Tareas simples como la comunicación interna, solicitud de licencias, firma de recibos de haberes o pautado de capacitaciones, se volvieron casi impracticables. Esta transformación puede ser mucho más simple si se emplea un software especializado y cloud, como te lo explicamos a continuación.

Naaloo es una plataforma que simplifica las tareas de Recursos Humanos y administrativas, pensada especialmente para pymes. Es cloud, esto quiere decir que se ejecuta directamente desde internet, permitiendo acceder a todos los usuarios al sistema desde cualquier computadora o celular y de forma segura. Además, es un Software as a Service (SaaS) por el cual se paga un pequeño monto por mes y se reciben actualizaciones y mejoras constantes, en lugar de tener que pagar un gran monto por un software que hay que instalar en todas las computadoras y queda obsoleto en un año. 

Entre su suite de herramientas, se destaca el Portal del Colaborador, que dispone de un canal de comunicación directa entre la empresa y cada uno de los empleados, facilitando el intercambio de mensajes. Además, cuenta con funciones que liberan el canal de mensajes a través de automatizaciones. 

Algunas de las tareas que podrás realizar son:

• Enviar mensajes personales, por área, por cargo o por grupos personalizados.

• Enviar comunicados a toda la nómina.

• Recibir y aprobar solicitudes de ausencias y vacaciones.

• Gestionar la documentación y permitir que el colaborador autogestione su documentación.

• Pautar reuniones y capacitaciones.

• Compartir el organigrama de la empresa, para que cada empleado sepa qué lugar ocupa en la estructura y conozca a sus compañeros.

• Gestionar las entregas de equipos, uniformes y más.

• Realizar cuestionarios y evaluaciones.

Te invitamos a conocer los resultados de una empresa que aplicó Naaloo para mejorar su comunicación durante la pandemia con éxito. Mira el caso de BHI Consultora, un estudio contable que siguió incorporando personal y creciendo durante el 2020.