4 Niveles de digitalización de recursos humanos ¿En cuál te encuentras?

La gestión de personas es una de las áreas que más se ha complejizado desde la pandemia, con cientos de nuevas tareas. Es por esto que para mantener una gestión exitosa es necesario contar con una estrategia y un plan. 

Desde la falta de recursos hasta la dificultad de competir con empresas más grandes en términos de beneficios y oportunidades, el área de recursos humanos se ve a menudo atrapada en tareas operativas y burocráticas. Aplicar un enfoque estratégico en la gestión de personas puede ser la clave para transformar tu empresa, incrementar la productividad y mejorar el ambiente laboral, incluso con limitaciones de presupuesto y tiempo.

En esta nota, exploraremos 4 niveles fundamentales que recorrerás al digitalizar tu gestión de recursos humanos. Estos ejes progresivos trazan un plan que te ayudará a mejorar la gestión de tu equipo, alinear las iniciativas con los objetivos del negocio y preparar a tu empresa para el futuro. Estos puntos no solo resuelven problemas inmediatos, sino que también preparan el área de recursos humanos para un crecimiento sostenible.

Primer nivel: Gestión de Datos para decisiones informadas

¿Sabías que la digitalización y centralización de los datos puede eliminar una gran cantidad de tareas operativas? En la actualidad, los datos son más que números: son la base de decisiones informadas, el pilar que sostiene una estrategia sólida. 

Muchas pymes siguen gestionando la información de sus colaboradores de manera manual, con hojas de Excel o sistemas no interconectados. Esto no solo consume un tiempo valioso, sino que también imposibilita el análisis de datos en tiempo real y aumenta el riesgo de cometer errores.

La digitalización de la información es el primer paso. Contar con una base de datos y en la nube es el primer beneficio que brinda la digitalización de recursos humanos. Esto tal vez ya lo tengas mediante un Drive o algún disco virtual, pero lograr que toda la información esté unificada y conectada es lo más importante. Si a esto se le suma que sea interactiva para los colaboradores, esta base de datos se actualiza automáticamente con cada interacción de los colaboradores en la plataforma, por lo que no requiere una actualización manual.

Tener toda la información centralizada facilita la creación de datos e información que potencia la toma de decisiones en base a datos. Esto no solo ahorra tiempo, sino que permite identificar patrones y oportunidades de mejora que, de otro modo, podrían pasarse por alto. Tener información disponible posibilita, metas tan importantes como alinear todas las acciones y objetivos de la organización.

Beneficios de la gestión de datos digitalizados:

• Los administradores pueden acceder a información unificada con trazabilidad de todas las acciones, desde cualquier lugar.
• Los colaboradores pueden acceder a sus datos y documentos de forma simple y pueden editar y gestionar algunos de ellos, elevando su satisfacción.
• La centralización elimina los errores manuales y la duplicación de datos. Además, facilita la identificación de oportunidades para mejorar procesos y desempeño.
• La disponibilidad de datos actualizados permite tomar decisiones estratégicas más precisas.

Este nivel en estadísticas:

• El 52% de las empresas que utilizan un software de recursos humanos reportan un aumento en la productividad (Gartner Software Market Insights).

Segundo nivel: Optimización de Procesos, menos tareas repetitivas, más valor

Uno de los mayores dolores de cabeza para la gestión de personas es la falta de tiempo. Gran parte de estas horas se pierden en tareas repetitivas y manuales. Esto puede incluir desde la gestión de vacaciones, la aprobación de ausencias, distribución de recibos, verificación de recepción de mensajes, etc. Tareas que no suman valor y que tienen una respuesta clara.

La automatización es la solución. Si la digitalización de la información nos permitía detectar puntos de mejora, la automatización nos dará el tiempo para llevar a cabo estas mejoras. Se calcula que la automatización de tareas en recursos humanos puede liberar de un 40 a un 70% del tiempo administrativo. Además, permite unificar circuitos mediante sistemas que ya cuentan con procesos probados de diversas tareas. 

Por ejemplo, Naaloo automatiza la solicitud de vacaciones. De esta forma, todos los colaboradores reciben la notificación para presentar sus vacaciones, lo hacen por un mismo medio, al supervisor le llegan de la misma forma y con un calendario comparativo para que pueda verificar que no se superponen y cálculo automático de días disponibles, las aprueba y esto se notifica al colaborador y a toda la empresa. Se evita que se soliciten vacaciones de palabra, por Whatsapp o mail. De esta forma se evitan posibles conflictos por quién pidió los días antes o tener que buscar por horas un mensaje que no sabemos por dónde recibimos. 

Además de las vacaciones, Naaloo automatiza +20 procesos diarios, por lo que permitirá ahorrar tiempo y mejorar resultados, todo en uno. Ahora que tenemos la información organizada y contamos con tiempo es hora de ver el corazón de la gestión de talento: las personas y los equipos. 

Beneficios de la automatización:

• Al automatizar tareas, las pymes que utilizan Naaloo reportan una mejora del 60% en la eficiencia operativa.
• La automatización reduce el riesgo de cometer errores humanos y duplicación de datos en la carga de información.
• Gracias a la automatización, cada tarea se realiza siguiendo los mismos procedimientos, lo que genera más consistencia en los resultados.

Este nivel en estadísticas:

• El 69% de las tareas de gestión en RRHH pueden ser automatizadas, lo que permite a las empresas invertir el tiempo ganado en iniciativas más estratégicas (Gartner).

Tercer nivel: Conexión con el Equipo

La conexión y el compromiso del equipo son cruciales para cualquier empresa, pero especialmente para las pymes, donde los recursos son limitados y la comunicación debe ser fluida y eficaz. 

Sin embargo, los datos muestran que solo el 23% de los empleados en todo el mundo se sienten realmente comprometidos con su trabajo. Esto implica que el 77% de los empleados no está comprometido con la misión de la empresa (Gallup), lo que afecta directamente la productividad y la rotación de personal.  Esto es un problema que debe abordarse, y lo que es aún más importante, que se puede cambiar.

Seguramente conozcas la frase “el medio es el mensaje”. ¿Qué sucede entonces si no hay medio o este es confuso? 

La digitalización de las comunicaciones internas creará canales claros para que la comunicación comience a fluir. De esta forma las cosas importantes que hay para decir comenzarán a circular bidireccionalmente. 

Los colaboradores podrán conocer las novedades en tiempo real, expresar sus inquietudes y recibir retroalimentación constante de sus superiores. Además, podrán felicitar a sus colegas, conocer las novedades de otros equipos y sentirse realmente parte de un equipo. Esta comunicación abierta y fluida es esencial para mantener el compromiso y la motivación.

Es por esto que en Naaloo contamos, no solo con un módulo de comunicaciones, sino que también hemos sumado Feedback, Feed Social, Chat, Forms y recordatorios automáticos de cumpleaños y aniversarios. Todo esto apunta a reforzar la conexión interna entre los colaboradores y todos con la cultura de la empresa, para que puedas contar con un equipo fuerte y conectado con tu cultura.

Beneficios de la conexión con el equipo:

• Facilita canales claros para mensajes con validación de lectura, e incluso firma electrónica y para recibir inquietudes de los colaboradores. 
• Espacio para compartir logros como grupo e individuales y recibir reconocimiento del equipo.
• Integra comunicaciones con la cultura y mantiene el enfoque en el equipo.
• El muro social permite que personas de todas las áreas y sucursales interactúen diariamente a pesar de no compartir un espacio común.
• Los onboarding de nuevos colaboradores, aniversarios en la empresa y los cumpleaños automáticos generan “excusas perfectas” para conectar al equipo.
• La conexión interna aumenta la productividad y el rendimiento del equipo.

Este nivel en estadísticas:

• El 92% de los empleados altamente comprometidos son los que se sienten escuchados en el trabajo, en comparación con el 30% de quienes no están comprometidos. 
• Sin embargo, el 86% de los empleados cree que su organización no escucha a todos de manera justa o equitativa.

Cuarto nivel: Desarrollo y Performance, hacia el crecimiento profesional

El desarrollo constante de los colaboradores es una prioridad estratégica en cualquier empresa, especialmente en las pymes, donde cada persona tiene un impacto directo en el negocio. Sin embargo, el 59% de los empleados que sienten que su desarrollo profesional no es una prioridad para la empresa tienen más probabilidades de buscar trabajo en otro lado (Gallup).

El desarrollo de equipos y la formación de los colaboradores son cruciales no solo para retener talento, sino también para mejorar la productividad de la empresa. La implementación de evaluaciones de desempeño regulares, llevará a detectar los puntos fuertes y las oportunidades de mejora dentro del equipo.

Una vez que se posee un diagnóstico mediante la evaluación, se podrá capacitar a quienes necesiten mejorar sus habilidades o quienes estén para tomar posiciones de liderazgo. En aquellos puestos que no se cuente con un perfil que se pueda llevar un reskilling o un upskilling, se deberá reclutar una nueva persona. 

Una vez finalizado estos procesos debemos dar tareas claras y volver a medir el desempeño. Las métricas e informes de la digitalización en recursos humanos serán aliados claves que servirán como brújula para ver el impacto real de nuestras decisiones. 

En cada uno de estos pasos, un software puede aplicar procesos probados, automatizar tareas y centralizar la información para brindar métricas a cada paso. Cerrando el ciclo y recomenzándolo, para contar con un plan de mejora continua, donde el equipo vaya adaptándose a los nuevos desafíos que se presentan. 

De esta forma, se pasa de tener una gestión basada en el presente con tareas administrativas y urgencias, a una enfocada en el futuro orientada a mejorar la motivación y productividad de los equipos.

Cómo Naaloo apoya el desarrollo de tu equipo:

• Realiza seguimientos constantes del rendimiento con informes personalizados.
• Crea programas de formación alineados con las necesidades de cada colaborador.
• Establece metas y tareas que alinean talento con los objetivos organizacionales.
• Invertir en desarrollo reduce la rotación y aumenta la satisfacción laboral.
• El desarrollo constante de habilidades mejora el rendimiento individual y colectivo.

Este nivel en estadísticas:

• Según el Reporte “El Futuro del Trabajo” del Foro Económico Mundial, los empleadores creen que el 44% de las habilidades de los trabajadores se verán alteradas para 2030. 
• 6 de cada 10 colaboradores requerirán capacitación adicional antes de 2027.
• El upskilling (mejorar las capacidades) y el reskilling (reciclaje profesional) se intensificarán en el 2025 (Forbes).

Un plan para el éxito de la Gestión Estratégica de Personas

La gestión de personas en las pequeñas y medianas empresas no tiene por qué ser una tarea titánica. La digitalización y automatización de procesos permiten optimizar el tiempo y los recursos, mientras que un plan estratégico en las áreas de gestión de datos, optimización de procesos, conexión con el equipo y desarrollo de desempeño puede ser la clave para mejorar la productividad, motivar a los colaboradores y aumentar la competitividad en un mercado cada vez más exigente.

Según Gartner quienes buscan digitalizar su gestión de personas, se enfrentan tres desafíos: La compatibilidad con los sistemas existentes (47%), la aceptación o formación del personal (46%) y la justificación de la inversión en software (41%) son otros desafíos importantes. Naaloo cuenta con una adopción de casi el 100% y un nivel de alta satisfacción del 87% de sus usuarios, porque ofrecemos un proceso probado para su implementación.

No subestimes el poder de una estrategia bien estructurada y las herramientas adecuadas. Con Naaloo, no solo ahorrarás tiempo, sino que potenciarás la eficiencia de tu equipo y mejorarás la experiencia de tus colaboradores, creando un entorno de trabajo más productivo, conectado y sostenible.

El futuro de las pymes es digital, y con las herramientas correctas, el éxito está al alcance de tu mano. No esperes más, realiza hoy mismo una demostración gratuita con nuestras especialistas y despeja todas tus dudas sobre los software de gestión de recursos humanos. ¡Agenda una demo gratuita ahora mismo!